Microsoft-prosjektgjennomgang og -vurdering

Å velge å bruke Microsoft Project som teamets dedikerte prosjektstyringsapp er fornuftig bare når et antall stjerner stemmer overens. Først må du virkelig ha en sertifisert prosjektleder ombord for å drive programvaren. Sekund, tid må være på din side, og din sertifiserte prosjektleder kan ikke forhastes med å lære å bruke verktøyet. For det tredje bør laget ditt allerede være et Microsoft-hus, eller det skal det å være villig til bli en . For det fjerde, antallet prosjekter teamet ditt administrerer og deres kompleksitet bør være ganske høyt. Hvis organisasjonen din oppfyller disse kriteriene, kan Microsoft Project vise seg å være et uvurderlig verktøy. Hvis ikke, er du bedre tjent med et annet alternativ, og det er mange.

Hvis du har lest så langt og innsett at Microsoft Project ikke passer for teamet ditt, anbefaler jeg tre andre alternativer. For små bedrifter er Zoho Projects og Teamwork Projects PCMag Editors 'Valg. Begge er rimelige og veldig enkle å lære å bruke, selv om du ikke er prosjektleder. Det andre verktøyet som tjener redaktørenes valg er LiquidPlanner, et avansert verktøy som er ideelt for større team som ikke bare administrerer prosjekter, men også mennesker og andre ressurser.

Noen få advarsler

Microsoft Project tar lang tid å lære å bruke og enda lenger å mestre. Jeg skriver denne anmeldelsen fra synspunktet til noen som ikke har mestret den (ikke engang i nærheten), men som har eksperimenterte med det i noen uker og stilte spørsmål fra Microsoft-representanter for å lære mer. Mitt synspunkt inkluderer sammenligningstesting med dusinvis av andre prosjektledelsesapper, fra lette applikasjoner designet for små bedrifter til alternativ i bedriftsklasse.

Fordi Microsoft Project er noe av en bjørn, vil jeg anbefale å komplettere artikkelen min med brukeranmeldelser av folk som har jobbet mye med verktøyet og kan gi ulik innsikt i hvordan den holder seg på lang sikt.

Priser og planer

Det er to måter å kjøpe Microsoft Project på. Du kan legge det til et Office 365-abonnement, eller du kan kjøpe en frittstående versjon for lokal distribusjon. Alternativene blir forvirrende, så la meg gå gjennom dem stykkevis.

Kontortillegg. Når du legger Microsoft Project til et Office-abonnement, får du den skybaserte versjonen av appen. Det er tre prisnivåer for denne typen kjøp: Project Online Professional, Premium og Essentials.

Project Online Professional koster $ 30 per person per måned. Med dette servicenivået får hver person bruke Microsoft Project desktop-appen på opptil fem datamaskiner bare for prosjektstyring, ikke porteføljestyring. Selv om det er en desktop-app, kjører den fortsatt i nettskyen ( dvs. at den krever en internettforbindelse for å bruke). Tilgang via nettlesere er også inkludert.

Project Online Premium koster $ 55 per person per måned. Den tilbyr alt i Professional-kontoen, pluss porteføljeadministrasjonsverktøy. Det kommer med avanserte analyser- og ressursstyringsfunksjoner som du ikke får i Professional-kontoen.

Det tredje nivået, Essentials, er ikke en rekke tjenester så mye som en rolletype du kan velge for teammedlemmer som har ganske begrenset ansvar i appen. Det koster $ 7 per person per måned. Du må først ha et profesjonelt eller premium medlemskap for å kunne bruke Essential-alternativet. Viktige brukere kan bare få tilgang til Microsoft Project via en nettleser eller mobil enhet. De kan bare oppdatere oppgavestatus, jobbe med timelister, dele dokumenter og kommunisere med kolleger. De får ikke desktop-apper eller annen funksjonalitet.

Frittstående lokal distribusjon. Hvis du ikke vil bruke den skybaserte versjonen av Microsoft Project, kan du være vert for den lokalt, og det er tre alternativer for hvordan du gjør det.

Den ene er Project Standard, som koster $ 589, 99 belastet som en engangsavgift. Med denne versjonen får du ett stykke programvare installert lokalt på en datamaskin, og bare en person kan bruke den. Det er programvare fra gamle skolen i den forstand at den ikke har noen samarbeidsfunksjoner. Du får verktøy for prosjektstyring, men ingenting for ressursstyring.

Det neste alternativet er Project Professional for $ 1.159.99. Hver lisens er bra for bare en datamaskin. Den har alt i Project Standard, pluss muligheten til å samarbeide via Skype for Business, ressursstyringsverktøy, timelister og muligheten til å synkronisere med Project Online og Project Server.

Project Server, det siste alternativet, er en versjon av Microsoft Project som bedrifter kan få med SharePoint 2016. Jeg kan gå nærmere inn på hvordan jeg får SharePoint 2016 og de tre lagene av enterprise-tjenester for Office involvert, men jeg vil anta at hvis dette alternativet er av interesse for deg, du har allerede en supportperson hos Microsoft du kan be om mer informasjon.

Sammenligningspriser

Hvis vi bruker $ 30 eller $ 55 per person per måned for Project Online Professional som vårt grunnlag for sammenligning, som er servicetrinnene jeg ser for meg at du er i ditt styrehus hvis du leser denne artikkelen, er Microsofts priser i høysetet for små til mellomstore bedrifter.

TeamGantt er et bra sted å starte for sammenligning. Det tilbyr tjenester som spenner fra en gratis konto til et avansert medlemskap som koster $ 14, 95 per person per måned. Det er et nettbasert verktøy som inkluderer samarbeid og er mye lettere å lære å bruke enn Project.

En sammenlignbar plan med Zoho Projects koster en fast pris på $ 50 per måned, uavhengig av hvor mange som bruker den. Teamwork Projects tilbyr en lignende flat månedlig pris ($ 69 per måned for så mange teammedlemmer du trenger), og det samme gjør Proofhub ($ 150 per måned).

Hvis vi henvender oss til mer avanserte verktøy, starter LiquidPlanner på 599, 40 dollar per år for en liten bedriftskonto på opptil fem personer. Den prisen er basert på en pris på $ 9, 99 per person per måned, men denne spesielle planen selges bare i en fem-seter pakke. LiquidPlanners mest populære plan, Professional, er bedre for mellomstore til store bedrifter. Det fungerer for å være $ 45 per person per måned, med et minimum av ti personer. I likhet med Microsoft Project, tar LiquidPlanner tid å mestre delvis fordi den tilbyr så mange verktøy for både prosjektledelse og ressursstyring.

Andre prosjektledelsesplattformer som er egnet for større organisasjoner inkluderer Clarizen (fra $ 45 per person per måned), Celoxis ($ 25 per person per måned; minimum fem personer) og Workfront (ca. $ 30, avhengig av oppsett).

Starter

Jeg kan ikke understreke nok det faktum at Microsoft Project er ment å brukes av erfarne, eller mer presist trente, prosjektledere. Den er ikke designet for å lære mens du er på farten. Det følger ikke med klare tutorials for å komme i gang. Den forutsetter fortrolighet med både store konsepter og fine detaljer rundt prosjektledelse. Hvis du tenker at du kanskje bruker denne programvaren, men du (eller den ledende personen som vil bruke appen) ikke vet hva en nedbrytningsrapport er, vil jeg seriøst anbefale deg å vurdere et annet verktøy.

Selve appen ligner mye på Excel. Det har det samme kjente fargebåndgrensesnittet med flater som du ser i andre Microsoft Office-apper. Regnearkdelen av appen inneholder alle data relatert til oppgaver eller ressurser. Til høyre for cellene er et Gantt-diagram som gjenspeiler tidsplanen når du bygger den.

Microsoft Project støtter alle de typiske tingene du ønsker å gjøre i en prosjektstyringsapp. For hver oppgave kan du legge inn mange detaljer, for eksempel en beskrivelse, notater, startdato, oppgavens varighet og så videre. Gjentagende hendelser støttes, som avhengigheter, tilpassede felt og grunnlinjer for å spore faktisk fremgang kontra planlagt fremdrift.

Søylene i Gantt-diagrammet er interaktive, så når du justerer dem, oppdateres informasjonen i cellene også. Når en oppgave pågår, kan du indikere prosentandelen av at den er gjort ved å skyve en mindre linje innenfor den tilhørende skiftenøkkel mot høyre.

I tillegg til å ha en Gantt-kartvisning, tilbyr Microsoft Project også kalender- og diagramvisninger. Kalendervisningen er selvforklarende, mens diagramvisningen ligner Gantt-visningen, bare den inneholder ytterligere detaljer om oppgaven. Hvis du følger en tidslinje bedre når det er en følelse av en fortelling bak, kan diagramvisningen være nyttig.

Som nevnt, det er ikke mye coaching for første gang du bruker appen. Noen apper gir interaktive opplæringsprogrammer på skjermen. Andre starter deg i et eksempelprosjekt. Fortsatt andre peker deg tidlig mot en kanal med hjelpevideoer for å komme i gang. Microsoft Project har ingenting av det. Faktisk kan det lille som Project gir bare øke din forvirring, for eksempel denne lille kløften med informasjon som jeg så på dag én:

"For å være tydelig, er Project Online IKKE en nettbasert versjon av Project Professional. Project Online er en helt egen tjeneste som tilbyr full portefølje og prosjektstyringsverktøy på nettet. Det inkluderer Project Web App, og kan, avhengig av abonnement, inkluderer også Project Online Desktop Client, som er en abonnementsversjon av Project Professional. "

Selv etter å ha gått gjennom alle pris- og planalternativene i detalj, får disse ordene fortsatt hodet til å snurre.

Funksjoner og detaljer

Microsoft Project er kraftig når det gjelder de mer detaljerte aspektene ved prosjektledelse, for eksempel ressursstyring, rapporter og timelister. Kraftig betyr ikke selvfølgelig enkelt eller enkelt.

I Microsoft Project, med tjenestegradene som inkluderer ressursstyring, kan du administrere arbeid (som inkluderer både generiske mennesker og spesifikke personer, så vel som andre "arbeidsrelaterte ressurser), materialer og kostnader. Du kan gjøre mye med disse elementene hvis du har tid og tilbøyelighet.

Du kan for eksempel legge til detaljer i materialressursene, for eksempel en måleenhet, og hvis du vil bli virkelig detaljert, kan du legge inn kostnader for materialer. Hva om kostnadene for et materiale Endringer over tid? I Microsoft Project lar et ekstra detaljpanel deg spore og redegjøre for endringer i kostnader over tid.

Med arbeidsressurser nevnte jeg at du kan spore spesifikke personer eller generalisert mennesker. Avhengig av arbeidet du sporer, kan det hende du må tilordne generelle menneskelige ressurser, for eksempel en "front-end programmerer" eller "QA tester, " i stedet for en spesifikk person. Det kommer an på hva du styrer og hvordan.

Rapporter kan tilpasses, selv om det, som resten av appen, tar tid å lære hvordan du bruker dem. Noen av de mer rudimentære funksjonene er imidlertid pene og overraskende enkle å bruke. Du kan generere en rapport ved å navigere til rapportseksjonen og velge hvilke data du vil vises i forskjellige moduler på siden. Ved hjelp av en feltvalgboks til høyre kan du gjøre det øverste elementet til prosjektet, og nedenfor den kan du legge til en tabell som viser hvor mye av hver fase av prosjektet som allerede er fullført, og så videre.

Alle elementene du legger til i rapporten er stiliserte, og de justeres ikke automatisk for å imøtekomme hverandre. Hvis for eksempel tekst fra ett element kjører lang, kan den krasje inn i et annet. Andre mindre visuelle elementer trenger ofte finessing også. Du kan ende opp med å kaste bort mye tid på å endre størrelse på bokser og pusse elementer til venstre og høyre for å få det til å se anstendig ut, noe som sannsynligvis ikke er det du får betalt for å gjøre. Det er en designerjobb, egentlig.

Når det er sagt, har styling av rapportene på denne måten et formål. Når du er ferdig med alle justeringene, ser sluttproduktet ut som klart til å eksportere til en presentasjon (i PowerPoint, uten tvil), slik at du kan gå fra å generere rapporter til å dele dem uten mange ytterligere trinn.

I timearkedelen kan du for de versjonene av appen som inneholder den, få teammedlemmer til å fylle ut ukentlige timelister uansett varighet du trenger, for eksempel ukentlig eller månedlig. Teammedlemmer kan rapportere ikke bare tidsbruk på oppgaver relatert til prosjekter, men de kan også indikere hvilken arbeidstid det var, for eksempel forskning og utvikling eller oppfyllelse. Et annet alternativ lar folk legge til tid i timelisten for oppgaver som ikke er spesielt relatert til et prosjekt. For eksempel, hvis Julia kjører for å møte en klient, vil teamet kanskje ønske å registrere den tiden og fakturere det, selv om reisen ikke fremstår som en oppgave i et prosjekt.

Rom for forbedring

Jeg har allerede antydet at Microsoft Project kan tilby mer hjelp til å hjelpe folk i gang med det og lære å bruke det.

I tillegg er Project svakt når det kommer til kommunikasjon i appen. Problemet er at Microsoft er et rike, og innenfor det riket den har allerede mange verktøy for å kommunisere. Du kan avbryte en e-post med Outlook, eller planlegge et møte i Kalender, eller dukke opp i Microsoft Teams for chatte , eller Yammer for samtaler, eller Skype for videosamtaler, og så videre. Men noen ganger, når du jobber med et prosjekt, vil du bare @ sende beskjed til noen eller pinge dem i en chat og stille et spørsmål uten å bryte konteksten til arbeidet ditt ved å navigere til en annen app. Ser du da disse verktøyene allerede eksisterer, hvorfor duplisere dem i Project? (Noen vil kanskje referere til Microsoft som å ha et "økosystem" i stedet for rike. Et økosystem kan ikke la være å være det det er, men et rike velger sine grenser.)

Reiser rundt i riket irriterte meg til ingen slutt mens jeg testet Microsoft Project. Et ønske om å dele informasjon kan føre til at appen visker meg bort til Outlook. Et behov for å oppdatere noe om et planlagt møte i Prosjektet mitt kunne la datamaskinen min laste inn en ny fane for Kalender uten mitt samtykke. Mange ganger ønsket jeg muligheten til å justere alle detaljene knyttet til prosjektet mitt fra prosjektledelsesappen, ikke et annet sted.

Selv om Microsoft har mange egne apper som fungerer med Project, er mange organisasjoner avhengige av verktøy som kommer fra et annet sted, og Salesforce er et godt eksempel. Prosjekt integreres ikke med mange andre verktøy. Det støttes heller ikke av Zapier, som er et online verktøy som noen ganger kan koble til apper og tjenester som ikke innbyrdes snakker med hverandre. Hvis du håper å sløyfe prosjektledelsesapplikasjonen din til andre online tjenester som teamet ditt allerede bruker, enten Slack eller Trello eller Salesforce, er Microsoft Project ikke et godt verktøy å velge.

Et kraftig verktøy innen dens rike

Selv om den er kraftig og grundig på mange måter, passer Microsoft Project bare veldig spesifikke selskaper. Mer og mer er dette tilfelle med mange Microsoft-apper. Teamet ditt må allerede investeres i Microsoft-produkter for at Project skal gi mening. Det fungerer også best for mellomstore til store organisasjoner, men ikke små. I tillegg trenger du en kvalifisert og erfaren prosjektleder på teamet for å være personen som kjører appen. Leserne våre har tydeligvis hatt en god opplevelse med programvaren, da de tildelte den en Business Choice-pris for prosjektledelse i 2019.

Hvis Microsoft Project ikke er en ideell kandidat for dine prosjektstyringsbehov, foreslår jeg at små antrekk ser på Zoho-prosjekter og teamwork-prosjekter, mens større organisasjoner som administrerer mange flere prosjekter og ressurser tar et dykk i LiquidPlanner. Alle tre tjente PCMag Editors 'Choice.