Officetime gjennomgang og vurdering

For noen år siden, da jeg kom over OfficeTime, imponerte denne tidssporingsappen for arbeidere som fakturerer per time meg med dens enkelhet, brukervennlighet og lave kostnader. OfficeTime er fremdeles et fantastisk alternativ for soloarbeidere som ønsker en pålitelig offline tracker som inkluderer enkle kostnadssporings- og faktureringsverktøy. Det er imidlertid ikke ideelt for samarbeid og integreres ikke med mange andre apper og tjenester. For teambruk og mer avanserte faktureringsalternativer er Harvest en bedre app og et redaktørvalg. Et annet alternativ for soloarbeidere på et budsjett er Toggls gratis versjon, som også er et redaktørvalg.

Pris og tilgjengelighet

OfficeTime er en nedlastbar app for Windows og Mac, med mobile apper for iOS og Apple Watch også. Desktop-appene koster $ 47 hver. De fleste andre tidssporingsapper selges som abonnement, men med OfficeTime betaler du bare en engangskjøpsavgift.

Tatt i betraktning at du ikke betaler en løpende pris for OfficeTime, er prisen lav. Andre tidssporingsapper koster vanligvis et sted i området 8 til 12 dollar per måned. Mange av disse appene støtter imidlertid samarbeid, noe som betyr at du kan spore og opprette fakturaer fra ikke bare tidsbruken din til prosjekter, men kollegaens tid også. OfficeTime er kun til solo bruk.

For eneeiere tilbyr OfficeTime stor verdi, men det er gratis versjoner av andre apper som tilbyr lignende verdi. Toggls gratis servicenivå, for eksempel, er tilstrekkelig for mange frilansere. Toggl inkluderer ikke fakturering, men du kan koble den til omtrent hvilken som helst annen fakturering og kostnadsføringstjeneste du måtte bruke.

Harvest, som ellers koster $ 12 per person per måned, tilbyr også en gratis versjon av appen, selv om den begrenser deg til å administrere bare ett prosjekt om gangen. En annen app som heter TopTracker er helt gratis, men den er lett på funksjoner.

Oppsett og komme i gang

For å få OfficeTime laster du ned Windows- eller Mac-appen, som kommer med en gratis prøveperiode på tre uker før du må oppgi kredittkortinformasjon. Når du setter opp kontoen, spør OfficeTime om du vil starte med noen dummy-data for å hjelpe deg med å bli orientert, eller om du vil hoppe i å sette opp ditt eget arbeid å spore.

For å bruke OfficeTime (og egentlig de fleste tidssporende apper for den saks skyld), må du bruke noen minutter på å sørge for at du har en klar forståelse av hvordan forretningsprosjektene dine er organisert. Mange fagfolk har denne stilltiende kunnskapen til fingerspissene, men noen ganger tar det litt prøving og feiling for å analysere arbeidet ditt på riktig måte. OfficeTime er kvikk nok til å la deg rette feilfeilene dine raskt mens du går.

OfficeTime lagrer alle kontodataene dine lokalt på datamaskinen din, eller hvilket lagringssted du angir under installasjonen. Hvis du velger å bruke både desktop-appen og iOS-appen, kan du synkronisere kontoen din mellom disse enhetene, men bare når de er koblet til det samme nettverket (f.eks. Samme Wi-Fi). Det er ikke noe alternativ å synkronisere mellom en Windows-desktop-app av OfficeTime og en Mac-versjon av appen. Synkroniseringskontrollene vises bare i iOS-appen, ikke på desktop-appene.

Egenskaper

I OfficeTime har du prosjekter, ordrelinjer og kategorier. Linjeartikler er mer eller mindre det samme som oppgaver, selv om det her også kan være utgifter. Hvert prosjekt inneholder ordrelinjer, og hver ordrelinje kan tilordnes en kategori, for eksempel markedsføring, design, forskning eller hva du lager. Du kan også tilordne prosjekter til kategorier.

Når du er klar til å begynne å jobbe, oppretter du en ordrelinje og trykker på en avspillingsknapp helt til venstre. Timeren vil begynne å spore tid etter minutt, som du kan se i sanntid hvis du lar vinduet stå i sikte. I Mac-versjonen setter den også en visning av den aktive timeren i statusmenyen, slik at du kan kaste blikket opp og se hvor lenge du har jobbet med en oppgave. Fra det samme statusmenyikonet, kan du også pause og gjenoppta tidsporing, raskt starte sporingstid på en ny oppgave, og lag en påminnelse.

Påminnelsesfunksjonen, som er unik for OfficeTime så vidt jeg vet, lar deg legge inn all fri form du ønsker. OfficeTime vil deretter minne deg på det via en popup-melding på det tidspunktet du angir.

Å se som OfficeTime er en desktop app, alt fungerer offline. Noen tidsporere online, for eksempel Toggl, har offlinefunksjoner, men ikke alle gjør det. Da jeg testet Toggl, kuttet jeg plutselig av internett for å se hva som ville skje med tidtakeren, og det tikket bort. Det var ikke tilfelle med Everhour, som umiddelbart stoppet tidtakeren i det øyeblikket datamaskinen min oppdaget at den ikke var frakoblet.

Hvis du begynner å spille inn en ny oppgave i OfficeTime når du allerede har en tidtaker i gang, pauser appen automatisk den aktive ordrelinjen, noe som gjør det umulig for deg å utilsiktet fakturere to klienter eller registrere tid for to oppgaver samtidig. Det er en måte å overstyre denne innstillingen hvis du trenger.

Linjeartikler kan også være utgifter, for eksempel arkivfotografering du har kjøpt for en kundes arbeid eller transport for å komme til et møte. Du registrerer utgifter som om de var noen annen ordrelinje, noe som betyr at du ser dem oppført rett ved siden av all din sporet tid for et gitt prosjekt.

Selv om OfficeTime inkluderer fakturerings- og kostnadsverktøy, dekker det ikke alle situasjoner og forhold som noen ganger oppstår for frilansere. For eksempel håndterer OfficeTimes fakturerings- og prosjektverktøy ikke faste prosjekter. La oss si at jeg belaster en fast sats på $ 200 for en konsultasjonsøkt ansikt til ansikt, eller $ 5000 for et nettsted bygging, uavhengig av hvor mye tid du bruker på prosjektet. Andre apper, som Harvest og Paydirt, gir måter å spore prosjektarbeid på riktig måte og fakturere for det, mens OfficeTime bare fungerer i fakturerbare timer. Årsaken til at du fremdeles vil ønske å spore tid på et prosjekt med en fast sats, er å sikre at du ikke bruker for mye tid på det og dermed gjør det mindre lønnsomt.

En annen manglende funksjon i OfficeTime som vises i flere online tidssporingsapper er muligheten til å estimere hvor mye tid en oppgave eller prosjekt vil ta. Den slags informasjon hjelper folk til å forbedre tidstyringsevnen, noe som kan føre til på riktig måte å påta seg eller avvise nytt arbeid.

Rapporter og fakturaer

Rapporterings- og faktureringsverktøyene i OfficeTime fungerer godt og er tydelige. Jeg er alltid fornøyd med rapporteringsverktøy, og krever ikke at jeg har en avansert grad i bedriftssjargong for å forstå hva de vil vise.

Som nevnt er OfficeTime ikke ideell for teambruk, selv om det er mulig å generere flermannsrapporter ved å laste opp en annen persons data til din OfficeTime-konto. Det er en unødvendig uheldig prosess som er utsatt for feil, spesielt sammenlignet med tjenester som bare støtter flere personer på en konto. Harvest, Toggl, Paydirt, Everhour, Hours , og andre apper tilbyr alle ekte teamtidssporingstjenester.

Uansett er rapporter enkle å generere, som er fakturaer . Fra menyen kan du velge en rapport, for eksempel forrige måned, og se et sammendrag av arbeidet og tiden som spores vises sammen med et kakediagram. Du kan justere hva som vises i rapporten, og når du er klar, trykke på en knapp nederst for å opprette en faktura eller eksportere dataene.

Når du genererer fakturaer, kan OfficeTime automatisk fylle ut detaljer som kontaktinformasjon for firmaet ditt og klienten, samt andre standarddetaljer. Det har ikke et avansert system for sporing av når betalinger mottas. Paydirt tilbyr imidlertid når du registrerer deg for å gjøre det mulig for kundene dine å betale via PayPal eller Stripe.

integrasjoner

OfficeTime støtter ikke mange integrasjoner med andre apper og tjenester. Du kan koble appen til iCal, men det handler om det. Andre tidssporingsapper, spesielt Toggl og Harvest, lar deg koble dem til andre ofte brukte forretningstjenester, for eksempel QuickBooks, Basecamp, Trello, SmartSheet og andre.

For sporing av fakturerbare timer offline

OfficeTime er fortsatt en sterk tidssporingsapp hvis det du trenger er et pålitelig verktøy som fungerer offline for å føre journal over fakturerbare timer og utgifter. Det er ikke ideelt hvis du jobber med et team, eller hvis du noen ganger belaster klienter en prosjektfrekvens i stedet for en time. Hvis OfficeTime ikke tilfredsstiller dine behov, kan du vurdere Harvest eller Toggl, redaktørens valg i denne kategorien.