Åpne systemer gjennomgang og vurdering

Open Systems og Traverse Financials-plattformen er kanskje ikke et "husholdningsnavn" blant små og mellomstore bedrifter (SMB) operatører, men det har faktisk eksistert veldig lenge. Open Systems ble grunnlagt i 1976, og tilbød opprinnelig et minicomputer-basert totalentreprise-regnskapssystem skrevet i Business Basic. Gjennom årene solgte selskapet sin maskinvaredivisjon og tilbød en oppdatert versjon av Open Systems Accounting Software (OSAS), som det fortsatt tilbyr for andre operativsystemer (OSer) enn Windows, inkludert Linux, Mac OS X og Unix.

Open Systems Traverse vi gjennomgår her (som begynner på $ 175 per bruker per måned) er et modulbasert, Windows-basert regnskap og enterprise resource planning (ERP), generell regnskap og lagerbehandlingssystem som er tilgjengelig på stedet eller som et programvare-som-en-tjeneste (SaaS) -pakke. I motsetning til mange andre små og mellomstore bedriftssystemer (SME), er Open Systems Traverse ikke bare tilgjengelig gjennom Open Systems 'forhandlernettverk, men også direkte fra leverandøren. Likevel, mens kjøps- og distribusjonsfleksibiliteten er eksepsjonell, holder Open Systems Travers kompleksitet på datamanipulasjonsnivå det litt bak redaktørenes Choice-vinnerinput i denne omgangen.

Flytter rundt

I stedet for et flytskjema eller prosessdiagram, for eksempel hva du kan bygge med Intacct eller Oracle NetSuite OneWorld, bruker Open Systems Traverse et grensesnitt av Windows File Explorer-type, med utvidbare funksjonelle kategorier vist i et panel som holder til venstre på skjermen. Et tilpassbart dashbordskjerm opptar det meste av den gjenværende eiendommen på skjermen. Det venstre, Explorer-lignende panelet er delt, med den nedre delen som viser filmappeikoner merket med applikasjonsmodulene som er tilgjengelige i det installerte systemet. Klikk på en av disse, og applikasjonen utvides til øverste halvdel av panelet, og viser funksjonene og rapportene som er tilgjengelige i den samme hovedboken. De samme delene av det generelle systemet kan nås gjennom nedtrekksmenyer på en båndstang som strekker seg horisontalt øverst på skjermen.

Hvis du vil ha mer detaljerte detaljer, klikker du på et datapunkt på en dashbordgrafikk (mens du holder musepekeren viser detaljene til det datapunktet). Ytterligere drill-downs er tilgjengelig, men bare gjennom de fleste rapporter.

Litt forvirrende

For å få full verdi ut av ethvert regnskap eller ERP-system, er opplæring et must. Selv om en forhandler kan installere og utføre den opprinnelige konfigurasjonen, er de fleste SME-regnskap eller ERP-systemer fortsatt komplekse nok til å kreve en trent intern supportperson (eller avdeling) for å hjelpe til med daglige oppgaver, som å konfigurere tilpasset dataregistrering og rapportskjermer. Dette gjelder spesielt med Open Systems Traverse. Ved innføring av data lagres transaksjoner i en passende transaksjons-tabell inntil partiet er lagt ut. Det er forskjellige transaksjonstabeller for forskjellige typer transaksjoner (A / R, A / P, G / L), og det er viktig å forstå forholdene mellom datalagringstabeller for riktig konfigurering av skjermbilder og rapporter. Det er fordi som standardinnstilling utfører Open Systems Traverse batch i stedet for sanntidsoppslag og behandling.

Heldigvis inkluderer Open Systems Traverse Design Studio, et visuelt administratorverktøy som brukes til å sette opp og tilpasse skjemaer og skjermer. Det er noe Traverse systemadministratoren din sannsynligvis bør bli dyktig med raskt. Ved hjelp av Design Studio kan en administrator opprette egendefinerte skjermer for å legge inn spesifikke forretningsprosessdata, og deretter opprette individualiserte rapporter.

For mye av det gode?

Som nevnt tidligere, er Open Systems Traverse et av få SME-regnskap og ERP-systemer du kan kjøpe direkte fra leverandøren. Men med mindre du har en veldig sterk IT-avdeling som kan samarbeide tett med regnskapspersonalet, vil du nesten helt sikkert ha det bedre med å samarbeide med en Open Systems-partner som kan hjelpe deg raskt og effektivt å skreddersy og installere systemet. Uten denne typen hjelp er den første distribusjonen, konfigurasjonen og tilpasningen, og til og med mange daglige operasjoner ikke bare utfordrende, men unødvendig tidkrevende og kostbar.

Der du kanskje også trenger noen råd, er å trekke sammen de riktige modulene for å omfatte systemet ditt. Tilgjengelige Open Systems Traverse-moduler inkluderer blant annet CRM, driftsmidler, lagerstyring og produksjonsbeholdning. Du trenger eksperthjelp med å kartlegge bedriftens forretningsprosesser og tilpasse dem til funksjonene som er tilgjengelige i alle disse modulene, ikke bare for å sikre at du får det du trenger, men også for å unngå overflødighet, overlapping og unødvendige utgifter.

Du vil også være oppmerksom på hva brukerne ser, spesielt ved å bruke den skybaserte versjonen jeg testet, fordi det er den versjonen som er lettest tilgjengelig av en rekke mobile enheter. Jeg testet mobiltilgang ved hjelp av Chrome-nettleseren (den samme nettleseren som jeg brukte på PCen for resten av testingen) ved hjelp av et Lenovo Android-nettbrett, et Apple iPad Air 2 og et Microsoft Surface 3-nettbrett som kjører Windows 10. Alle tre lot meg få tilgang til og bevege deg rundt i applikasjonen, men det var merkbart lettere på de to nettbrettene (iPad og Surface 3), som hadde valgfrie tastaturer sammen med pekeplater. Jeg vil absolutt anbefale at mobilbrukere har et valgfritt tastatur eller kanskje en Bluetooth-mus hvis de trenger tilgang til Open Systems Traverse-systemet mens du er på farten.

Noe smart rapportering

Et annet sted hvor Open Systems Traverse viser sin modenhet er rapportering; Open Systems lister opp mer enn 800 tilgjengelige rapporter. Heldigvis er det ikke alt for hovedboksbrukere, men for et fullt utdekket ERP-system. Fortsatt inkluderte hovedboksmodulen jeg gjennomgikk alle standardrapportene du kan ønske deg, med den eneste merkbare unnlatelsen som en egen erklæring om beholdt inntjening. Men med Open Systems Traverse rapportfilter og Design Studio er det en enkel jobb å bygge denne rapporten. få forhold krever faktisk en egen fjerde regnskap uansett.

En rapport jeg la merke til, er en Working Trial Balance (noen ganger kalt en justert prøvebalanse), noe som er ganske sjeldent i disse dager (men er inkludert i regnskapsførers utgave av QuickBooks Desktop Enterprise. Denne rapporten brukes under nedleggelser av periode eller år, og består av en liste over ujusterte kontosaldoer, avsluttende justeringer og justerte kontosaldoer. En Working Trial-saldo er veldig enkel å konstruere i Microsoft Excel, men det var hyggelig å se den inkludert i de tilgjengelige rapportene.

Bygger ut systemet

Hvis du bestemmer deg for å utvikle Open Systems Traverse fra mellomtone-regnskap til full ERP, vil du gjerne vite at det er en enkel prosess å fullføre. Men sørg for at ERP-funksjonen er i tråd med forretningsbehovene dine. Som med mange av ERP-systemene som er gjennomgått her, er Open Systems Traverse sterkere på noen områder enn i andre. Selv om tilleggsprogrammer kan tilby salgspriser (POS), detaljhandel og tjenester for forretningsplanlegging samt utsendelse og rutingfunksjonalitet, ligger Open Systems Traverse største styrker i distribusjon og produksjon.

Flere delsystemer er imidlertid anvendelige for et bredt spekter av forretningstyper, inkludert kundeforholdsstyring (CRM) og forvaltning av driftsmidler. CRM er en vanlig, nesten grunnfjell, ERP-funksjon, og Open Systems Traverse gjør det bra. Foruten standard kundekontaktinformasjon, som er utviklet i salgs- og kundemodulene, lar Open Systems Traverse CRM deg samhandle med Microsoft Outlook og Microsoft Office for å utvikle og spore salgskampanjer og kampanjemateriell og e-post.

De fleste av modulene i Open Systems Traverse lar deg definere dine egne felt, og CRM støtter også denne muligheten, slik at du kan legge til dine egne aktiviteter og annen informasjon du føler vil være nyttig hvis du er tilknyttet en kundeoppføring. Du kan også etablere forhold mellom kontakter i samme organisasjon, for eksempel å vise et ovenfra og ned org-diagram, for eksempel. Dette er nyttig når du arbeider med forskjellige mennesker i samme selskap for forskjellige produkter eller tjenester, eller for å notere riktig kontakt for spesifikke problemer eller aktiviteter.

Fortsetter med avskrivninger

Open Systems Traverse forvaltning av anleggsmidler er ikke nødvendig så universelt anvendelig som CRM, men det er nært. Ikke alle virksomheter trenger å spore anleggsmidler, men mange har eiendeler som skattemyndighetene krever, avskrives over flere år i stedet for bare å bli rapportert som utgifter når de kjøpes. Open Systems Travers modul "Fixed Asset" gjør dette enkelt fordi det automatisk beregner avskrivningene på en bestemt eiendel ved å bruke en hvilken som helst foreskrevet avskrivningsmetode. Den gir også opptil fire sett med bøker for situasjoner der rapportering må beregnes annerledes. For eksempel kan skattemyndighetene kreve en annen avskrivningsmetode enn måten du ønsker at eiendelen skal gjenspeiles i bøkene og regnskapet. I dette tilfellet kan du føre to eller muligens tre sett med avskrivningsregister.

Fixed Assets-modulen har flere andre nyttige funksjoner. Dens "Lease vs. Buy" -analyseevne er et praktisk eksempel, og det er "Trial Depreciation" -funksjoner som lar deg teste ut forskjellige scenarier før du foretar et anskaffelse. Også årsskattrapporten for årsskiftet speiler IRS-skjema 4562, noe som er praktisk. Og selv om mange faste anleggssystemer overser amortisering siden det egentlig ikke gjelder avskrivbare eiendeler, har Open Systems Traverse en kalkulator for låneavskrivninger, som er nyttig for å lage avskrivningsplaner for ting som lån og forskuddsbetalte utgifter.

Lagerstyring

Det er umulig å gjennomgå ERP uten å merke seg at finansiell regnskap er en stor del av paien. Når vi for eksempel snakker om distribusjonsfunksjoner, ser vi ikke bare på en enkelt app, men det er snarere et sammenhengende system med diskrete funksjoner. Distribusjon og produksjon binder begge seg tett sammen med varebeholdning, salgsordreinngang og innkjøp, for ikke å nevne viktig integrasjon med ikke-regnskapsmoduler som lagerstyring og produksjonsbehovsplanlegging (MRP).

Tett knyttet til det er helhetslager, der Open Systems gjør en solid jobb. Dette ble lett tydelig for meg da testsystemet jeg brukte for denne gjennomgangen ble konfigurert med det Open Systems kaller en distribusjonssuite. Det inkluderer Inventory, Bill of Materials (BoM) med kitting, Warehouse Management og Kravplanlegging i tillegg til salgs- og innkjøpsordre-apper. Alle disse er tett integrert, men er tilgjengelige som separate appmoduler eller i forskjellige kombinasjoner. Alle modulene støtter multikvalitetsdrift.

Traverse Inventory-modulen støtter flere lager, og elementer kan eksistere i flere lagre om nødvendig. Varer overføres også enkelt mellom lager for å møte plutselige etterspørselsforskyvninger. Lageroverføringer kan inkludere kostnadene for overføringen i beregningen av kostnadene for varen. Du kan også spore varebevegelser i et lager.

Traverse gir støtte for alle de vanlige kostnadsmetodene, og inkluderer bin- eller seriekalkulering samt spesifikk varekostnad. Når du bruker Inventory-modulen til å oppfylle en ordre, kan du spesifisere alternative elementer som skal sendes når lagernivåene er lave, forutsatt at varene er like. Open Systems støtter mobile enheter og strekkodeskanning, men de fleste funksjonene i dette området ligger i salgsordre-appen der elementer kan skannes eller legges inn i en salgsordre fra en enhet. Import for fysiske tellinger støttes også, så du kan utføre varetelling enten ved å bruke regnearkene som er generert av systemet, eller ved å importere dem fra et regneark hvis fysiske varetelling blir registrert ved hjelp av denne tilnærmingen. Beholdningsrapport-skjermbilder har utmerkede drill-down kapasiteter, og selv om det ikke er en overflod av lagerrapporter, er de som er gitt relevante og nyttige.

Materialregningen (BoM) er ganske standard, og inkluderer kitting for å gi en mer granulær tilnærming når BoM-enheten din har underenheter. Du kan bruke BoM til å lage ikke-serialiserte elementer som inneholder serialiserte underenheter og sett, og spore separat kostnadene for komponenter, men tildele totalprisen til settet. Du kan også opprette partier for lagerbehandling basert på ABC-klassifisering (der "A" -elementer gir de beste inntektene og "C" -elementene er minst lønnsomme). Gjennomgangsfortegnelse lar deg også spesifisere forskjellige varselfarger for lagernivåer, slik at lave eller lagre forhold er mer synlige.

Kravplanlegging gjøres i en enkelt modul i stedet for å kreve en integrert materialkravplanlegging (MRP) og distribusjonskravplanlegging (DRP) -operasjon, som det er mer vanlig. Prognoserapporter er fleksible, og du kan vise prognostiserte krav i bucketed eller bucketless formater og i en rekke skjermer, for eksempel grafer eller tabeller. Prognoser utføres ved å bruke historiske data, og synes ikke å være like sofistikerte som de mange metodene som er tilgjengelige i SAP Business One Professional. De bør imidlertid være nok for mange brukere.

På mange måter er Traverse Inventory en ganske generisk appmodul, selv i Distribution Suite-konfigurasjonen jeg testet. Den har de grunnleggende kravene og skal kunne håndtere den daglige driften for de fleste selskaper. Det er et designstudio som lar deg lage tilpassede rapporter, og beholdningen støtter brukerdefinerte felt for de som trenger litt tilpasning. Selv om det finnes mer omfattende og sofistikerte lagermoduler fra andre ERP-leverandører, for eksempel våre redaktørvalg Syspro og Acumatica, gjør Open Systems store utvalg av tilgjengelige appmoduler det til et godt valg for et selskap som ønsker å konstruere et system mer skreddersydd til dets behov.

Det handler om produkt

Mens noen av ERP-systemene jeg har gjennomgått, for eksempel Epicor ERP og NetSuite OneWorld, inkluderer prosjektstyringsfunksjoner (til og med Gantt-diagrammer og kritisk stiettbestemmelse) som en del av deres out-of-box ERP-evner, konsentrerer Open Systems Traverse seg om produksjonsstyring. Det høres likt ut, men i praksis er det faktisk mer i størrelsesorden MRP. Denne funksjonen knytter sammen salgsordresdata samt varelager og lønn for å la deg bestemme hva som må gjøres organisatorisk for å oppfylle salgsordrer. Produksjonsstyring antar at du faktisk produserer varene du selger (dvs. produksjon) i stedet for å kjøpe dem for distribusjon. Sluttproduktet er en produksjonsordre, som beskriver varer og materialer du trenger fra varelager for å bygge produktene som er angitt på salgsordren. Hvis det passer forretningsprosessen din, er det en modul som er godt egnet. Det er en godt egnet fordi den lar deg bore godt under enkle produksjonsbeholdninger når du skal detaljere hva som skal til for å fylle salgsordrer (inkludert analyse av nødvendige arbeidskraftskostnader, verktøy og mer).

Totalt sett liker jeg Open Systems Traverse fra et ERP-perspektiv. Med sin modulære orientering kan den raskt konfigureres slik at den passer godt for mange mindre virksomheter som trenger enterprise-klasse funksjonalitet. Den kan imøtekomme de selskapene med flere lokasjoner og datterselskaper, og den støtter til og med multikvalitetsbehov. Open Systems Traverse er rimelig og ikke vanskelig å bruke når du får tak i det. Imidlertid vil mange brukere fortsatt ønske å samarbeide med en konsulent eller en forhandler - i det minste gjennom den første installasjonen og konfigurasjonen - bare for å finjustere systemet. Programvaren oppnådde en utmerket vurdering i vår gjennomgang av funksjonene til General Ledger, og den har samme rangering fra et ERP-perspektiv.

Pris for å konkurrere

De fleste leverandører nektet å gi oss spesifikke priser, men Open Systems var veldig åpne om deres. Open Systems Traverse inkluderer en kontinuerlig lisens på stedet, priset basert på antall samtidige brukere og hvilke applikasjoner som er kjøpt. For eksempel vil et kjøp på seks brukere og fem applikasjoner være 11 000 dollar pluss vedlikehold, support, opplæring, implementering og lignende tilleggskostnader. Cloud-prising løper $ 175 per bruker per måned, som inkluderer Open Systems Traverse-abonnement og Microsoft Azure-virtuelle miljø som kjører systemets skyservere.

Traverse har alle klokkene og fløytene du kan ønske deg i et SMB-regnskapssystem, og kan utvikle seg til full ERP om nødvendig. I likhet med andre regnskaps- og ERP-systemer i dette markedssegmentet, gir ekstrem fleksibilitet også en viss kompleksitet, spesielt når det gjelder datamanipulering og tilpasning. Men med erfaring og designstudioet, kan Open Systems Traverse tilpasses dine driftsbehov, og når den er ferdig tilpasset, leverer den en kraftig løsning som holder sin egen med enhver konkurrent.