Les dette før du slipper e-post for slakk

E-post er lett å hate. Og å, hvordan vi elsker å hate det. Som en kobling til omverdenen er det flott. Som en måte å snakke med kolleger, ikke så mye. Det er ikke sanntid, folk misbruker det (hei, "Svar alle"), og viktige meldinger blir begravet i det daglige slammet av nyhetsbrev, annonser og e-postmeldinger til produkter og tjenester som du kan sverge på at du aldri abonnerte på.

Det var ikke alltid slik. Det tok mer enn to tiår etter at den amerikanske dataprogrammereren Ray Tomlinson implementerte det første e-postsystemet i 1971 for e-post å hente på. Men når det gjorde det, skapte det en revolusjon på måten folk kommuniserte, i og utenfor arbeidet. Tomlinson døde 6. mars i en alder av 74 år.

I dag gir selskaper e-post i hopetall for elektroniske samarbeidsverktøy som Atlassian HipChat, Google Hangouts og, spesielt, Slack. Aktiviteten forventes å presse det globale markedet for det analytikere kaller bedrifts sosiale nettverk til 3, 5 milliarder dollar innen 2019 - mer enn det dobbelte av hva det var i 2014, ifølge en IDC-rapport fra juli 2015.

Å bytte til Slack eller et lignende kommunikasjonsverktøy på kontoret er like enkelt som å åpne en gratis prøvekonto. Slakk kan være flott for rask utveksling mellom teammedlemmer, eller for å dele dokumenter og rapporter over hele selskapet. Men det er en læringskurve, det kan bli dyrt, og det kan utvikle seg til en like stor tid som suger som e-post, om ikke verre.

"Det krever kjøp av ansatte, " sa Danny Groner, Blogger Partnerships og Outreach Manager på aksjebildingsnettstedet Shutterstock, som bruker Slack for intern kommunikasjon. "Hvis folk kjøper det og er villige til å anerkjenne at det er verdi, vil du om tre til seks måneder være ute av den gamle veien."

Her er faktorer som kan hjelpe deg med å bestemme om bedriften din er klar til å kysse farvel på e-post. De er basert på innspill fra mer enn et halvt dusin små til mellomstore bedrifter (SMB) jeg intervjuet som flyttet kontormeldinger til Slack eller et lignende verktøy.

1. Finn ut hvorfor du bytter

Det er ikke nok å poste e-post fordi den er "dårlig." Konkrete mål kan hjelpe deg med å bestemme hvordan du konfigurerer og ruller ut en ny tjeneste. Greg Edwards, administrerende direktør i cybersecurity-firmaet WatchPoint Data, ønsket en raskere måte å få informasjon til og fra ansatte, men med muligheten til å legge ved filer, samarbeide og arkivere materiale. Han trengte rikere funksjonalitet enn direktemeldinger (IM) kunne tilby, så han testet Slack, og fant "det gjorde alt jeg var ute etter."

2. De store våpnene må føre striden

Ja, det blir en kamp. Selv om e-post er ødelagt, er det det folk flest er vant til. Bytte fungerer ikke med mindre toppledere er de største cheerleaders - og de første brukerne. Hos et mindre selskap kan det være eier eller administrerende direktør. I et større selskap kan det være avdelingsleder. Etter å ha meldt seg på Slack, måtte Edwards kontinuerlig minne sine åtte ansatte om det. "Jeg ville fortsatt ha folk til å sende meg e-post, og jeg ville svare og si 'Send dette til meg i Slack.'"

Andre selskaper tar en mer myk tilnærming. Den virtuelle telefonnummer-appprodusenten Burner brukte en annen chat-applikasjon da en av selskapets medarbeidere inviterte noen få venner til å prøve Slack. "Alle begynte å bruke Slack mer og mer, og vi drepte den andre, " sier Greg Cohn, administrerende direktør i Burner. Han anslår at e-postvolumet hans falt 30 til 50 prosent som et resultat - og ville ha redusert mer hvis jobben hans ikke innebar å sende e-post til personer utenfor selskapet.

3. Vurder alternativene dine

Slack er en stor spiller, men det finnes alternativer. Samerooms verktøy hjelper til med å dele meldinger mellom inkompatible kommunikasjonsplattformer, og selskapet bruker flere løsninger for meldinger mellom kontorer inkludert Atlassian HipChat, Intercom og Slack, selv om det først og fremst bruker Fleep. Fleep-brukere kan blant annet skrive meldinger inne i plattformen for levering til og fra e-post, en funksjon som ikke er tilgjengelig på gratisversjonen av Slack (ifølge Andrei Soroker, administrerende direktør i Sameroom).

4. Vurder kostnadene

Slack er gratis til du treffer 10.000 meldinger og fem støttede verktøy. Etter det koster det $ 8 per måned per bruker (eller $ 6, 67 når det betales årlig). Jeff Gladnick, grunnlegger og administrerende direktør for webutviklingsfirmaet Great Dental Websites (GDW), betaler 200 dollar i måneden for Slack for sine 30 ansatte. Han elsker tjenesten, men vil gjerne finne noe billigere. "Du slo veggen raskere enn du tror, " sa han, "og så klager de ansatte når de ikke finner ting og sier la oss gå tilbake til e-post. Så du kjøper. Det er som heroin, du blir sittende fast på det og kan ikke gå av."

5. Tilby trening

Vanskelig som det er å forestille seg, på en gang måtte folk lære å bruke e-post. Det er det samme for Slack. Forsikre deg om at ansatte kjenner til slakk grunnleggende funksjoner, for eksempel hvordan kanaler fungerer og hvordan du melder deg inn eller ut av dem. Hvis du integrerer Slack med eksisterende kontorproduktivitetsapper, må du forsikre deg om at de forstår hva de er og hvordan de kobler seg til. Få flere tips for hvordan du kan få tips om 7 viktige tips for slakkere brukere. Jo flere medarbeidere de har, desto mindre sannsynlig vil de være for å glemme den typen dårlige vaner som skapte morass-e-posten er i dag.

6. Bestem deg for hvor mye sosialt sosialt samvær kulturen din vil tillate

Ansatte ved GDW startet Slack-kanaler for folk som liker katter, ski og snowboard. "Mye av kulturen vår har kommet seg inn i Slack, " sa GDWs Gladnick.

Men for mye moro kan være en dårlig ting. I stedet for å gi folk en sjanse til å sprenge dampen mellom oppgavene, kan kløftekanaler bli enorme tidspylere.

Slack kunngjorde nylig sin egen interne stemmechat på samme linje som Skype.

Soroker sier at han en gang jobbet for et selskap som brukte Skype, og "det var folk som ville tilbringe hele arbeidsdagen sin bare med å spøke i disse (Skype) chatterommene, bytte kattebilder og animerte GIF-er, " sa han. "Hvis det blir virkeligheten, er det farlig." Hos Sameroom sa Soroker at det ikke er noen morsomme Slack-kanaler. "Vi sier ikke noe i det hele tatt med mindre det er arbeidsrelatert. Vi prøver å være kjedelige med vilje."

7. Ikke overse kommunikasjonsapper for å kontakte kunder

Samarbeidsverktøy og interne meldingsapper har kanskje ikke vært ment for å kommunisere med kunder, men selskaper bruker nå dem på den måten. Cohesion Singapore, en arrangør av gruppebyggende arrangementer som lasermerking og boblefotball, bruker WhatsApp Messenger og Telegram Messaging for å svare på spørsmål fra potensielle kunder. Det 18 måneder gamle selskapet la ned e-post til fordel for meldingsapper for omtrent ett år siden, fordi det tillot de ansatte å svare raskere, sier Cohesion Singapore medgründer Xavier Chng. Og, bemerket han, er kundene villige til å betale en premie for "indre verdier" som raske svar.