Sap virksomhet en profesjonell vurdering og vurdering

SAP SE er en ærverdig tysk programvareprodusent som hovedsakelig serverer Global 1000-selskaper og som spesialiserer seg på banebrytende databaser, enterprise resource planning (ERP) og finansiell programvare, inkludert hovedbokregnskap. SAP ERP (tidligere SAP R3) er en av de mest implementerte ERP-applikasjonene i det globale markedet, og holder seg til en tradisjonell implementeringssti som vanligvis krever omfattende tilpasning, flerårige implementeringsveier og hundretusenvis av dollar i konsulentgebyr.

Når det er sagt, ser vi på SAP Business One (som begynner på $ 82 per bruker per måned for den vertikale Professional-utgaven); det representerer selskapets små og mellomstore foretakstilbud. Vi tester det fra både det generelle økonomiske regnskaps- og ERP-perspektivet. Versjonen jeg testet var SAP Business One for SAPs egen HANA-database og analytiske motor; Business One er imidlertid også tilgjengelig i en Microsoft SQL Server-versjon (i tilfelle du er mer komfortabel med det). Imidlertid tilbyr bare Business One for HANA multikvalitetsevne mens Microsoft SQL Server-versjonen er designet for bruk utelukkende i USA.

De fleste SME-regnskap og ERP-systemer tar fremdeles en modulær tilnærming, slik at du kan dele sammen økonomisk regnskap, kundeforholdsstyring, HR-ledelse og kompleks lagerstyring. SAP Business One Professional (som også er tilgjengelig til $ 3.145 for en lokal profesjonell brukerlisens) har en solid regnskapskjerne, men integrerer funksjonalitet i alle disse andre områdene sømløst på tvers av flere moduler (noe som betyr at du kanskje kjøper mye mer enn deg har egentlig til hensikt å bruke), slik som fordelene til administrasjon (BA) -modulen som er beskrevet senere i gjennomgangen.

Denne egenskapen løfter Business Ons kompleksitetsmåler, men programvarens fokus på å støtte kompliserte og svært tilpassbare krav til virksomhet og drift gjør det enda mer komplisert. Hvis bedriften din kan dra nytte av dette tilpassingsnivået og ikke har noe imot en tung lærings- og implementeringskurve på forhånd, er SAP Business One veldig mye verdt innsatsen. Bedrifter som leter etter noe som er litt mer enkelt og designet for skyen, vil være bedre i forhold til Editors 'Choice-vinnere Intacct (på den økonomiske regnskapssiden) og NetSuite OneWorld (for ERP-systemer rundt om i verden).

Ikke tenk på det som et dashbord

Jeg testet Business One ved å bruke en RDP (Remote Desktop Connection) til en SAP-server som kjører HANA-versjonen. Mens denne testkontoen ble opprettholdt på SAPs egne servere, er det viktig å merke seg at jeg jobbet med den lokale versjonen av programvaren, installert på virtuelle servere og vert i skyen. SAP Business One Cloud-versjonen er et annet dyr, en designet spesielt for nettsky-nettleserbasert tilgang som kjører et tjenestelag som administreres fullstendig av SAP.

Det er sannsynligvis en grunn til at jeg hadde problemer med å få tilgang til testforekomsten min ved hjelp av nettleseren. SAP fastholder at den også er tilgjengelig med Firefox nettleser, som for øyeblikket (og overraskende nok) er den eneste nettleseren som støttes. Det har aldri fungert for meg, men SAP forsikrer meg om at de jobber med det. Uansett hvordan du får tilgang til systemet, er den første skjermen du ser SAPs "Cockpit" instrumentbord. Cockpiten kan tilpasses, viser relevante data på brukernivå og fungerer som en nyttig portal for å navigere i systemet som helhet.

Dette navigasjonssystemet består av tre deler - en båndstang øverst på cockpiten, en vertikal menysidefelt på venstre side av skjermen og widgets som vises på dashbordet. Den øverste båndstangen er en enkel måte å analysere poster. Hvis du for eksempel er i innkjøpsordrer-filen, er det piler i verktøylinjen for å bevege deg fremover og bakover.

Den venstre sidefeltmenyen kan ta deg til hvilken som helst transaksjon, dataregistreringsskjerm eller rapport i systemet. Det er delt inn i funksjonelle områder som Administrasjon, Økonomi, Salg, Innkjøp, Muligheter (egentlig CRM) og andre, inkludert et avsnitt merket Rapporter. Lager og lønn er også på hovedmenyen. Hvis du klikker på en overskrift, åpnes det for undergrenser. Du kan legge inn eller se på transaksjoner, eller generere rapporter inkludert grunnleggende regnskap. SAP Business One gir tre av de fire grunnleggende regnskapene. En egen uttalelse om endringer i beholdt inntjening er ikke en av rapportene, men det er lett nok å generere i Microsoft Excel hvis du faktisk trenger det.

Cockpit gir også enda en måte å legge inn, få tilgang til og rapportere data. Widgets på skjermen er bevegelige, noe som betyr at du kan legge til og slette dem avhengig av individuelle brukerbehov, og det er en betydelig mengde forhåndsbygde widgets tilgjengelig. Du kan også redigere eksisterende widgets eller lage dine egne som inneholder informasjonen du trenger for din bestemte posisjon. Når du holder musepekeren på et datapunkt i en widget, får du opp en liten skjerm med mer detalj om det datapunktet. Dette er definert i widgeten, og som de fleste aspekter av systemet kan redigeres og tilpasses. Totalt sett er denne widget-stilen for datarepresentasjon typisk i større regnskaps- og ERP-applikasjoner, og du finner den i store deler av konkurransen, inkludert til og med skysentriske apper som Intacct eller NetSuite OneWorld. Du kan opprette nye widgeter ved å bruke Pervasive Analytics-valget i sidefeltmenyen.

To av widgetene er spesielt bemerkelsesverdige. Widgeten Common Function er en tabell med snarveier til operasjoner du utfører hyppigst. Jeg fant det en praktisk måte å sette opp et tilpasset sett med snarveier for en bestemt person, selv om det også ville være aktuelt på avdelingsnivå. En annen verdifull widget er Workbench. Arbeidsbenken er sammensatt av alle dokumenter og rapporter knyttet til en spesifikk arbeidsflyt. I testfirmaet jeg opprettet for testing, ble denne widgeten satt opp for salgsprosessen, og var egentlig et flytskjema gjennom hele prosessen, fra å generere et estimat gjennom kundefordringssystemet. Det er en liten pil ned boble ved siden av ikonet for en delprosess, og ved å klikke på den får du opp rapportene som gjelder den delen av arbeidsflyten. Fire arbeidsbenker leveres - salg, innkjøp, lager og økonomi.

Det er to andre navigasjonshjelpemidler jeg brukte ofte under testing. Når et diagramvindu er åpent, høyreklikker eller dobbeltklikker du på radnummeret alle detaljene om radtransaksjonen. Det er ofte betydelig mer datadetaljer enn det som vises i det åpne vinduet. Noen av radoppføringene vil også ha en oransje pil som peker mot ett eller flere av elementene som vises på raden. Dette indikerer at du kan bore ned i den datadelen. For eksempel, på en rapport som viser en varebeholdning, ved å klikke på den oransje pilen, vil du få frem beskrivelsen, plasseringen og kostnaden for varen, så vel som antall på lager, eller hvis varen er på restordre.

Uansett organisasjonsstruktur er kontonummereringssystemet fleksibelt nok til å håndtere det. SAP Business One tilbyr fire standard kontosegmenter (den totale kontoen, divisjonen, regionen og avdelingen), og du kan definere opptil 10 segmenter for å gi større kontokorrularitet.

For min regnskapsføringstest for hovedbøker, så jeg først og fremst på hovedbokdelen i det samlede systemet, men SAP Business One Professional har like kraftige kundefordringer og kundefordringer, lønn, faste eiendeler og varelager. Spesielt varelager der regnskapssystemer på inngangsnivå ofte kommer til kort. Business One's Inventory-system gir muligheten til å bruke forskjellige kostnadsmetoder på forskjellige typer lagervarer, og gir også kiting og BOM-prosessering.

Muligheter for flervaluta i HANA-versjonen av applikasjonen er robuste, og du kan beholde valutadivisjoner i andre geografiske områder, og konvertere til amerikansk valuta ved periodeavslutning. Business One gjør kun denne sanntidskonverteringen ved en periodeavslutning, men kan simulere en tilnærming av konverteringen for rapporter i midten av perioden. Avhengig av dine behov, kan manglende evne til ekte sanntidsvalutakonvertering på hvilken som helst dag eller tid være et problem, men for de fleste brukere vil konverteringen etter endt periode ved bruk av verdsettelsesdato være tilstrekkelig.

Klar til å gå?

Det er både gode og dårlige nyheter for mobilbrukere. Den dårlige nyheten: på dette tidspunktet støtter den nettbaserte versjonen av SAP Business One Professional bare en enkelt nettleser - Mozilla Firefox. Den gode nyheten er at Firefox er tilgjengelig for operativsystemene iOS, Android, Windows og Mac. SAP er imidlertid fortsatt i ferd med å stryke av denne tilgangskapasiteten. Under testingen klarte jeg ikke å få tilgang til SAP Business One-systemet ved å bruke Firefox, heller ikke fra min PC.

SAP er klar over disse problemene, har ressursene å bære, og kjenner verdien av mobil tilgang og BYOD (ta med din egen enhet), så jeg er liten tvil om at mobiltilgang vil være i gang på kort tid. Jeg vil imidlertid anbefale at hvis denne funksjonen er viktig for virksomheten din, må du sørge for at forhandleren du jobber med kan demonstrere fungerende Firefox-tilgang på enhetene dine.

Fordeler Administrasjon

I vårt dypere blikk på SAP Business Ones andre, valgfrie moduler og muligheter, startet vi med regnskap og flyttet deretter ned alfabetet til fordel for administrasjonen. Som med alle de andre tilleggsmodulene virksomheten din kan integrere i SAP-plattformen, er Benefits Management-modulen svært konfigurerbar for komplekse og granulære fordelsplaner og pakker på tvers av virksomheter. Som en underkomponent av mySAP HR-modulen, er BA-modulen integrert med SAPs lønnsmodul og er avhengig av et fleksibelt rammeverk og automatiserte arbeidsflyter for å effektivisere HR-administrasjonen.

Modulen er delt opp i noen få viktige komponenter. For fordelingsadministratorer tilbyr SAP et sett med verktøy som inkluderer en registreringsveiviser for å konfigurere tilpassede planer og fordeler på tvers av medisinsk, tannlegedekorativ og visjonsdekning. Det inkluderer også et kvalifiseringssjekkereverktøy og integreres med store planleverandører for å hente dekningsdetaljer. Som med BA-programvare som BambooHR og Namely, inkluderer modulen også fordelerapporteringsfunksjoner for å samle og oppsummere fordelsdata på tvers av ansatte og planer, sammen med muligheten til å lage tilpassede fordelerapporter.

På ansattesiden har BA-modulen en ansattes selvbetjeningsportal hvor brukere kan se fordelene og dekningen og gjøre endringer i valgene av fordeler. Modulen går ikke for dypt inn i premiefordeler og fordeler, men den dekker grunnleggende helseplaner, forsikringsplaner, fleksible utgifter (FSAs) og spareplaner som 401k.

Brukeropplevelsen (UX) er i samsvar med SAPs designprinsipper, noe som betyr at den har en barebones-design fra old school som ligner den på Fairsail HRMS. Den tilbyr dyp granulær tilpasning ved å bruke SAPs proprietære skjermskjemaer og infotype-parametere. Modulen generelt er et verdifullt tilskudd til en organisasjons alt-i-ett ERP-muligheter, selv om den frittstående BA-verdien og utførelsen er langt fra funksjonene, funksjonaliteten og den intuitive UX for Editors 'Choice Zenefits.

Et godt forhold er viktig

CRM er en nøkkelkomponent i enhver moderne bedrifts salgsorganisasjon - så mye at SAP bestemte seg for å ikke merke CRM-funksjonene sine "CRM", men i stedet merke dem "Salgsmuligheter." Kunder (og potensielle kunder) blir satt opp i salgsordre-delen av systemet, importert fra Microsoft Outlook, eller lagt inn via et salgsmulighetsskjermbilde. Skjermbildet salgsmulighet lar deg importere en eksisterende kunde eller kundeemne ved å klikke i feltet "Business Partners Code", som deretter viser en liste over forretningspartnere. Andre felt i denne posten lar deg legge inn muligheten (det vil si hvilke varer eller tjenester du vil tone opp), forventet sluttdato og stadium i den salgsprosessen.

Salgstrinn er hentet fra en tabell du oppretter som stadier salgsprosessen fra ledelse gjennom møter og tilbud eller andre milepæler, og (forhåpentligvis) til slutt med en bestilling. Du angir også en estimert lukkingsprosent på hvert trinn. Du trenger ikke å gå gjennom hvert trinn med hver ledelse, men den avsluttende prosenten brukes til å forutsi sannsynligheten for å faktisk få en ordre. Hvor nyttig dette er, avhenger i stor grad av dine egne beregningsmetoder, men Business Ons tilnærming er absolutt interessant.

SAP Business One "To Go" -dokumentasjonen, som er en grunnleggende brukerveiledning, beskriver denne prosessen (og andre) i detalj, og er et må-les dokument for enhver virksomhet som vurderer programvaresystemet. Som med alle CRM-applikasjoner, har SAP Business One muligheten til å opprette og administrere kampanjer, hovedsakelig via sin Campaign Management-veiviser, som jeg synes var enkel å bruke. Evnen til å opprette og vedlikeholde servicekontrakter, kundeapparatkort og opprette serviceanrop inkluderer også en del av salgsprosessen.

Sterk lagerstyring

SAP Business One Professional er tydeligvis flink til å styre et bredt utvalg av salgsorganisasjoner, men den er også god til å administrere lette produksjons- og lagerenheter - selv om dens evner ikke kommer til å være mindre enn de som spesialiserer seg i denne vertikalen, som Epicor.

SAP Business One Professional's varelager er spesielt godt egnet for små og mellomstore foretaksmarkeder. Selv om den har noen funksjoner som trengs i en produksjonslagerkjede, gir den ikke nok til å støtte en ekte butikkgulvdrift. Selv i Inventory-modulen har SAP Business One Professional-systemet omfattende analyse- og forutsigelsesmuligheter.

MRP-modulen (Materials Resource Planning), som mangler i flere entry-level systemer som Cougar Mountain Denali Summit, lar deg utføre en god del analyse og prognoser, og disse mulighetene styrkes deretter ytterligere i Intelligent Forecast-funksjonen. Denne funksjonen bruker enten "Triple Exponential Smoothing" eller "Linear Regression with Damped Trend and Seasonal Adjust" for å produsere nøyaktige prognoser for dine fremtidige salgs- og varebehov, med appen som velger den mest passende metoden gitt mengden og typen data du skriver inn. Dette prognoseresultatet kan brukes som input til MRP-veiviseren som leder deg gjennom prosessen med å legge inn parametrene som kreves for å generere en prognose på ordrer og inventaret som er nødvendig for å oppfylle dem (dvs. innkjøpsordrer). Eller, hvis du bruker den med produksjonsmodulene, kan du bruke produksjonsordrene som er nødvendige for å produsere varelageret som deretter oppfyller salgskrav. Du kan angi minimum og maksimum aksjenivå og utføre analyse av økonomisk ordre mengde (EOQ) for å opprettholde det optimale lagernivået for å møte forventet salg, samtidig som de totale kostnadene og sannsynligheten for en utsolgt tilstand minimeres.

For å koste varelageret ditt tilbyr SAP Business One Professional funksjonalitet for alle de fire viktigste kostnadsmetodene, inkludert FIFO (First-In First-Out), Moving Average, Stand Cost og Serial / Batch-koster. Seriell / batch-kostnadsmetoden lar deg tilordne en kostnad til individuelle elementer i varelageret, som egentlig er spesifikk varekostnad. Det du ikke finner er støtte for LIFO-metoden (Last-In First-Out), men denne måten å gjøre ting på har falt ut av fordel, så det er usannsynlig at nyere, mindre operasjoner vil trenge det.

Inventarefunksjonene i SAP Business One Professional er orientert rundt lageret. Du kan spesifisere et lager som et drop-ship-lager, som et lagerhus eller bare som et "lager." Når den først er angitt som et lagerhus, må imidlertid hvert element tilordnes en søppelkasse, selv om du kan ha en "generell" søppelkasse som kan inneholde flere forskjellige elementer. Når et lager er satt opp med kasser, må hver transaksjon (mottak, levering, overføringer, produksjonsrekkefølge eller kjøp) ha et søppelnummer relatert til det. Kuffertnumre kan strekkodes, og systemet kan opprettholde Bill of Materials (BoMs), kitting og plukke lister ved å bruke disse binæreoppgavene. BoMer opprettes og vedlikeholdes i produksjonsmodulen, selv om inventar, salg, kjøp, MRP og produksjon alle er tett integrert, og disse funksjonene flyter mellom modulene avhengig av den spesifikke varen og transaksjonen en bruker har tilgang til.

SAP Business One Professional gir ikke et stort antall hermetikkrapporter, selv om de inneholder rapportene du sannsynligvis bruker ofte. Og du kan spesifisere hvilke beholdningsrelaterte nøkkelytelsesindikatorer (KPIer) du vil ha på landingssiden for inventar, noe som også er nyttig. Hvis du trenger tilpasset rapportering, må du huske at rapporteringsmotoren for de fleste SAP-produkter, inkludert Business One Professional, er Crystal Reports, som faktisk er et SAP-produkt. Selv om dette er et flott rapporteringsverktøy, er det ikke spesielt enkelt å bruke. Så det er sannsynligvis en god idé å ha noen i huset eller en konsulent som er kjent med denne rapporteringsappen.

Totalt sett, som med de andre komponentene i SAP Business One Professional, fant jeg inventarmodulen til tider litt vanskelig å bruke. Noen av dataskjermene kan være stødige og ikke-intuitive, og det er ikke alltid klart hva du skal angi i et felt eller hvor du finner de nødvendige dataene. Å kompensere dette er imidlertid et veldig omfattende hjelpesystem og utmerket dokumentasjon for de som er villige til å gjøre en innsats.

Over og utover

SAP Business One gir et omfattende og sofistikert finanssystem som også enkelt utvides til å legge til funksjonene til et ekte ERP-system, inkludert moduler for produksjon, HR, CRM og MRP. Det er til og med muligheten til å spore prosjekter og utføre prediktiv forretningsanalyse ved å bruke avanserte funksjoner i SAP HANA-databasen.

Ulempen med all denne muligheten er at det generelle systemet er ganske sammensatt. Å komme til en bestemt funksjon er enkelt. Det er vanligvis flere måter å komme seg til en bestemt transaksjon eller rapport, og flere lag med drill-down, noe som betyr at du kan bli så kornet som de fleste brukere vil ha eller trenger. Sammenligningstabellen viser omtrent 150 tilgjengelige standardrapporter, selv om dette tallet er litt villedende. Som med alle tilgjengelige rapportalternativer, kan du stort sett få alle typer rapporter du ønsker eller trenger.

I mange tilfeller kan det å generere en ikke-standardrapport være en betydelig oppgave å ha alle tilgjengelige rapportalternativer på flere nivåer. Heldigvis er det veldig enkelt å eksportere en rapport til Microsoft Excel og manipulere den der. Crystal Reports er også tilgjengelig, og hvis du har noen i din virksomhet med erfaring i dette programmet, kan det være lettere å generere noen av rapportene dine med det. Den underliggende databasen til både Microsoft SQL Server og HANA er tilgjengelig gjennom systemets Studio Manager, som lar deg danne komplekse spørringer, samt generere skjermbilder og lage widgets.

Bunnlinjen

En overflod av rikdom er ikke uvanlig i SMB-systemer, og SAP Business One lider av denne "lidelsen", som mange av de andre SME ERP-systemene som er inkludert i denne roundupen. Og med dem alle, er løsningen å gå inn i implementeringen med en klar ide om hvilke roller personalet ditt og forhandleren / partneren vil spille når du installerer og konfigurerer systemet.

Endelig er en av de viktigste faktorene for å flytte til et system som SAP Business One å innse at det ikke vil være raskt å komme seg opp og gå jevnt. Med mindre regnskapsapper som QuickBooks og mange av de nyere mellomtone, skybaserte regnskapssystemene, kan du installere systemet selv eller med hjelp fra din regnskapsfører på noen få dager, og trene noen til å bruke det på bare en dag eller to. Ikke forvent at det vil være tilfelle med SAP Business One eller noen av de andre mellomtone-appene som er testet i denne samlingen, spesielt hvis de er bygd rundt mer tradisjonelle rammer i ERP-stil, som Open Systems Traverse.

Realistisk sett bør du planlegge at implementering, konfigurasjon og testing kan ta flere uker. Du bør også få et tydelig tilbud fra SAP-partneren din eller VAR for hvor mye disse tjenestene vil legge til systemets totale kostnader. For å få en ide om hva som er involvert i å bruke og endre applikasjonen, kan du gå til YouTube. Det finnes dusinvis av demonstrasjoner og opplæringsprogrammer, som skal gi deg en anstendig ide om hva du kan forvente.

SAP Business One er et robust system, og med riktig forhandler / partner vil være et utmerket valg for mange små og mellomstore bedrifter. Husk imidlertid at virksomheten din trenger både regnskap og IT-ekspertise for å virkelig kunne gjøre produktiv bruk av systemet.