Square lønn gjennomgang og vurdering

Square er mest kjent for betalingsbehandlingsverktøyene sine, og tilbyr en online lønnstjeneste siden 2015. Det er lagt til noen viktige funksjoner siden vi sist evaluerte den, inkludert frittstående mobilapper og omfattende statlig lønnsskattdekning. Square Payroll er enkel nok til å bruke, og alle viktige elementer i administrasjon av lønnstjenester støttes, fra oppsett til å betale løp til skatt til rapporter. Imidlertid mangler denne unge tjenesten dybden og tilpassbarheten til konkurransen. Rapportene er på den skimpy siden, og den kommer med bare en håndfull inntjeningstyper. Square Payroll har en lang vei å gå for å konkurrere med vårt Editor's Choice, Gusto.

Priser og planer

Grunnprisen for å betale W-2-ansatte og entreprenører med Square er $ 29 per måned, med en $ 5 per arbeideravgift per måned, noe som gjør det til et av de mer økonomiske alternativene. Bare Patriot Software's grunnleggende tilbud ($ 10 per måned pluss $ 4 per ansatt per måned) er rimeligere, og det krever at du sender inn dine egne lønnsskatter. Du kan betale så mye som $ 80 per måned pluss $ 4 per ansatt per måned hvis du velger Quickbooks Payrolls fullserviceplan.

Square Payroll er unik i det som tilbyr en entreprenør-alternativ som koster $ 5 per entreprenør per måned. Ingen abonnementsavgift forfaller i måneder der du ikke betaler noen, noe som har blitt en ganske standard praksis. Det kan være en god service for startups som ikke har - eller planlegger å ha - veldig mange ansatte, og som vil bruke Squares andre integrerte apper, som avtaler, betalinger og salgssted - eller det nye fakturaproduktet.

En ny inngang

Mange andre småbedriftsapplikasjoner - til og med økonomiske - krever ikke at du utpeker alternativer for absolutt alle innstillinger før du faktisk begynner å gjøre noe. Du kan for eksempel begynne å sende fakturaer med regnskapsprogramvare før du går inn i hele kundedatabasen. Du kan legge til kundene dine når du er på farten.

Lønnsider er ikke sånn. Selv om du absolutt kan legge til ansatte når du ansetter dem og fordeler når du tar dem om bord, kan du ikke gjøre ditt første løp før du har fullført omfattende ansatteposter og lagt til all nødvendig informasjon om fordelene du tilbyr dine ansatte.

Oppsettverktøyene til Square Payroll har blitt avkortet siden sist jeg vurderte tjenesten. Den hadde tidligere en omfattende veiviser som ledet deg gjennom alle trinnene som kreves for å sette opp for en første lønnsløp. Den nyttige funksjonen er borte, erstattet med en kort fire-trinns prosess som ber om kontaktinformasjon og størrelsen på de ansatte. Når du har fullført det, åpnes nettstedets viktigste brukergrensesnitt ved hjelp av en vertikal rute til venstre for navigering. Du vil fullføre konfigurasjonsoppgavene dine derfra.

En tøff oppgave

Først opp: Oppretting av medarbeiderregistreringer, som i Square Payroll inkluderer å gi informasjon om fordeler innenfor hver enkelt arbeiderpost. Dette er en arbeids- og tidskrevende jobb. Du kan imidlertid spare mye tid ved å invitere ansatte til å legge inn en god del av deres egen informasjon, for eksempel kontaktinformasjon, fødselsdato, personnummer, arkivstatus og antall kvoter angitt på W-4-skjemaet. Konkurrenter som også tillater denne typen begrenset ansatt tilgang.

Du innehaveren må fremdeles levere mye informasjon i medarbeiderregistrene, inkludert hvorvidt den ansatte er timelønn eller lønnet, hva hans eller hennes lønnsats er, om det er bedt om papirlønnsslipp eller direkte innskudd, og så videre. Hvis du bruker Square Point of Sale og planlegger å importere tidskort derfra, må du tilordne en passord til den ansatte.

Hvis du er et ungt selskap, eller bare begynner å tilby fordeler, har du to alternativer. Du kan dra nytte av partnerskapene som Square Payroll har med tredjeparts fordeler administratorer for ting som helseforsikring og pensjonsplaner. Eller du kan ta med dine egne og legge inn disse fradragene på nettstedet slik at de blir integrert i lønnsprosessen.

For å legge til en fordel som helseforsikring, åpner du en ansattepost og klikker på Legg til fordel og deretter Opprett ny. Skriv inn navnet du ønsker å vises på lønnsutstyr, som Helseforsikring eller 401 (k), og velg deretter ytelsestypen fra rullegardinlisten. Du kan velge å få en prosentandel av en lønn fra arbeidstakeren eller et flatt beløp. Hvis det er en årlig grense, oppgir du den. Bedriftens bidrag håndteres på samme måte. Den nye fordelen vises da som et alternativ i hver ansattes poster. Square Payroll tilbyr de vanligste fradragstypene, men den er ikke så fleksibel som for eksempel OnPay.

Vil dine ansatte være i stand til å opptjene betalt time off (PTO) eller sykemelding? Fra og med dette forfatteren støtter Square Payroll bare det ene eller det andre. Det hjelper deg med å lage retningslinjer for å spore dette og gjør de pågående beregningene i bakgrunnen. Du må angi hvor mange timer de ansatte trenger å jobbe før de er kvalifiserte. Nettstedet støtter også pynt og andre fradrag etter skatt.

Flere trinn

Før du kan kjøre en lønnsliste, må du oppgi informasjon om lønnsskatt for staten din (alle 50 støttes nå, og nettstedet inneholder gjeldende skattetabeller). Dette inkluderer statlige forskuddstrekk og UI-kontonummer, og statlige UI-skattesatser. Du må utføre noen flere rengjøringsoppgaver, for eksempel å koble Square Payroll til bankkontoen din slik at den kan ta ut midler for skatter og direkte innskudd. Denne prosessen kan ta noen dager, fordi Square må gjøre to veldig små innskudd på kontoen din for å bekrefte forbindelsen. Du kan imidlertid bruke Plaid - en tjeneste som umiddelbart kan autentisere kontoer og som integreres med Square. Dette lar deg kjøre en lønnsliste samme dag som du registrerer deg. Lønnsdag samme dag er en utmerket funksjon, som noen konkurrenter også har lagt til.

Hvis du allerede har betalt ansatte eller entreprenører, må du oppgi lønnshistorikken din - ganske tyngende oppgave. Som konkurrentene har Square ombord spesialister til disposisjon som kan hjelpe deg med dette og andre oppsettarbeid.

Brukeropplevelsen til Square Lønn

Square Payroll viser alle ansattes datafelt på en lang skjerm som krever mye rulling. Konkurrenter som SurePayroll skiller relatert informasjon og viser den på individuelle skjermer som er tilgjengelige ved å klikke på faner. Dette letter den opprinnelige opprettelsen av postene, samt påfølgende henting og redigeringer.

Det er ikke nettstedets eneste sære. Når du logger deg på, ser du et dashbord som inneholder koblinger til andre Square-produkter og tjenester. Du må klikke på Lønnsikonet for å komme til Square Payrolls Dashboard, som for eksempel ikke er så omfattende som OnPays. Den viser en tre måneders linjediagram som illustrerer totale arbeidskraftskostnader og koblinger til nyere lønn. Et varsel om den kommende lønnslisten er øverst til høyre, sammen med en Pay My Team-kobling, som du klikker på lønnstidspunktet.

Totalt sett er nettstedet veldig sparsomt, med få navigasjonslenker; faktisk er det ganske enkelt ikke mye navigering i det hele tatt, bortsett fra Fortsett-knapper under lønningsløp. Hovedmenyen inneholder lenker til nettstedets seksjoner: Oversikt (Dashbord), Historikk (tidligere lønn), Team (ansatteliste og poster), Fordeler (som tredjepart som kan hjelpe med å sette opp helseforsikringsplaner), Skatteskjemaer (arkivert lønnsskatt skjemaer) og Innstillinger. Den siste inkluderer ikke mye på grunn av enkelhet på nettstedet. Du bruker hovedmenyen nesten utelukkende for navigering, men når du er på en intern arbeidsskjerm, må du noen ganger klikke på et X øverst til venstre for å lukke den og gå tilbake til hovedmenyen.

Kjører lønn, skaffer hjelp

Når du har fullført konfigurasjonsprosessen og bekreftet bankkontoen din, er du klar til å betale folk. På startskjermen klikker du på Betal mitt team, som starter en veiviser. Du får tre alternativer: kjøre en vanlig lønn, kjøre en off-syklus betaling eller betale en entreprenør. Neste skjermbilde viser alle ansatte i en tabell, sammen med deres lønnssatser. Her angir du antall timer som er jobbet i de riktige kolonnene: Vanlige, Overtid (1, 5x Vanlig), Dobbel (2x Vanlig), Tilleggs-, Lønnssjekktips og Kontantips. Alternativet Tillegg er for provisjoner, bonuser og så videre, men etiketten sier bare Tillegg, og du kan ikke redigere den for å være mer spesifikk.

Du kan også legge inn PTO eller sykepenger. Klikk på de tre prikkene på slutten av hver rad for å legge til notater, for eksempel en forklaring på kolonnen Tillegg. Nettstedet beregner hver arbeideres bruttolønning og setter den inn i den endelige kolonnen. Ved å klikke på Fortsett tar du deg til Justeringer-siden, hvor du igjen vil se tabellen over ansatte. Kolonnene her viser forskuddstrekk for skatt, fradrag og selskapsbidrag, refusjon og til slutt, Net Pay.

Den neste skjermen, Bekreft tilbaketrekning, er tilstrekkelig med tanke på nettstedets funksjoner. Den oppsummerer kjøringen du skal godkjenne. Totalt for alle lønnsarter, arbeidsgiveravgift og selskapsbidrag vises øverst til venstre på siden. Uttrekkssammendraget til høyre deler lønnsnivået ned i planlagte debet og betalinger du må håndtere. Du kan også se en forhåndsvisning av individuelle lønnsstasjoner ved å klikke på en lenke.

Klikk på Bekreft uttak, og kjøringen din er fullført (selv om du kan avbryte den fram til klokka 17 stillehavstid dagen før lønningsdag). Koblinger på den neste siden lar deg skrive ut sjekker, laste ned lønnsstørrelser og eksportere kjøringen til CSV-format. Hvis du har problemer med å kjøre lønningslisten din (eller fullføre andre oppgaver), kan du kontakte Square-support via telefon, e-post eller Twitter; Alternativt kan du bla gjennom onlinehjelpen og brukersamfunnet. Nettstedets hjelp på nettet er ikke på langt nær så omfattende som for noen konkurrenter, inkludert SurePayroll, og mer kontekstsensitiv hjelp ville være velkommen.

Rapporter og mobil

Hvis du leter etter en tjeneste som tilbyr mange forhåndsformaterte rapporter, vil du finne nettsteder som Gusto langt mer imøtekommende enn Square Payroll, som bare tilbyr et tilpasset rapportalternativ. Du kan eksportere lønnsslippsdetaljer, ansattes totalsum, lønnsstørrelser eller firmatotaler i CSV-format. Square integreres også med QuickBooks Online, og som du kanskje forventer er det godt integrert med andre Square-tjenester.

Selskapet har lagt til mobilapper for iOS og Android siden jeg sist anmeldte det. Begge fungerer på samme måte som det nettleserbaserte grensesnittet når det gjelder både oppsett og operasjoner, med et par unntak. Oversikten (Dashboard) mangler grafikk for lønnskostnader og lenker til tidligere lønn. Oppføringer som vises i navigasjonsmenyen på venstre side av skrivebordsversjonen, er også delt mellom en rullegardinmeny som er tilgjengelig fra et ikon øverst til venstre og tre navigasjonsikoner som kjører langs bunnen: Oversikt, team og historie. Jeg var i stand til å få tilgang til ansattes og entreprenørposter i appen og kjøre en lønnsliste uten problemer.

En nybegynnerside

Square Payroll kan være et godt valg for bedrifter som allerede bruker Square Point of Sale, siden du kan importere ansattes tidskort fra det til lønningssiden. Den skiller seg også fra konkurransen ved å tilby en entreprenør-alternativ, for $ 5 per entreprenør per måned. Dette gir en enkel vei oppover for en veldig liten virksomhet som bare bruker uavhengige entreprenører fra starten av.

Vi vil faktisk bare anbefale Square Payroll for en veldig liten bedrift med få ansatte, eller en som kun sysselsetter entreprenører. Tjenesten er ganske enkel å bruke, men et selskap med en hvilken som helst kompleksitet vil finne nødvendige funksjoner som mangler, for eksempel tilpassede inntjeningstyper og flere rapporter. På dette tidspunktet kan den ikke konkurrere med Gusto, vårt redaksjonelle valg. Gusto kombinerer en eksepsjonell brukeropplevelse med funksjonene som mange små bedrifter mest sannsynlig vil bruke. Square Payroll viser definitivt løfte, men det har en vei å gå med tanke på rapportering, tilpassbarhet og dybden i tilbudet.

Mens du er inne i pengene tankesett, kan du sjekke sammenligningene våre av de beste online regnskapstjenester og skatteprogramvare.