Start det nye året til høyre: smb it sjekkliste

Å starte året rett fra et IT-perspektiv betyr å bringe så mye orden til kaoset du kan. Ukene mellom jul og nyttår har en tendens til å være en pause når det gjelder IT-hjelpeforespørsler, distribusjoner og andre randomiserende lederoppgaver. Mesteparten av januar følger etter som resten av organisasjonen kommer tilbake fra høytiden og sakte bygger fart. Disse ukene er nyttige for IT-ledere som trenger tid til å sette husene sine i orden, for å gi et solid teknisk fundament for resten av året. Følgende er seks viktige trinn IT-ledere bør ta så tidlig som mulig i 2016.

1. Planlegg maskinvareutleie forfriskninger

Forhåpentligvis har du opprettholdt en nøyaktig logg for maskinvarerevisjon som dekker all infrastruktur på stedet, inkludert ikke bare PC-er og bærbare datamaskiner, men også nettverksmaskinvare, skrivere og den stadig større kategorien mobile enheter. Hvem har hva; hvor den ligger; grunnleggende identifiserende informasjon som serienumre og, viktigst, lease-oppdateringsdatoer. Skriv en merknad om hvilken maskinvare som vil bli forfriskende i år og når, og sørg for å ta det med i prosjektplanene dine. Vær spesielt oppmerksom på hvilke mobile enheter dine ansatte bruker, fordi flere og flere bruker personlige mobile enheter for arbeid (som kan føre til unødvendige betalingsbyrder og sikkerhetsrisiko).

2. Gjør en grundig programvarelisensrevisjon

Hvis du fulgte riktig prosedyre i fjor, burde du allerede ha fullført en programvarerevisjon. Men i tilfelle du ikke gjorde det, vil du definitivt ikke hoppe over dette trinnet nå.

Akkurat som i maskinvarerevisjonen, vil du imidlertid finne at brukere tar personlige valg i programvareporteføljene sine. I likhet med ansatte som bruker personlige enheter for arbeid, bruker mange også sine egne skybaserte tjenester. Dette kan skje fordi en enkelt bruker bestemmer seg for å registrere seg for en bestemt tjeneste, eller til og med at et helt team distribuerer en skytjeneste bare imellom.

Ofte betales disse tjenestene via tilbakevendende kostnader tildelt personlige eller bedrifts kredittkort, og regnskap kan ha det vanskelig å finne ut hvem som betaler for hva. Det er dårlige nyheter for dem, men det kan også bite deg i løpet av IT-budsjetttiden, så vær foran deg nå så mye som mulig. Denne trenden kan også forårsake stor hodepine fra et sikkerhetsperspektiv, da mange såkalte skytjenester faktisk tvinger brukere til å laste ned moduler på klientsiden som nødvendigvis hopper over den vanlige testprosessen. Hvis du ikke vet hva som kjører på brukernes enheter, kan du ikke beskytte dem tilstrekkelig.

På en mer tradisjonell måte må du sørge for at programvarerevisjonen også dekker de vanlige basene, noe som betyr en nøyaktig vurdering av hvilken programvare som er installert, hvor den kjører, hvem som har tilgang versus hvem som har lisenser, og når disse lisensene går ut. Vær spesielt oppmerksom på sikkerhetsprogramvare - antivirus, virtuelle private nettverk (VPN) og kryptering er tre eksempler.

3. lider gjennom den sikkerhetsrevisjonen

Visst, IT-sikkerhetsrevisjoner er bare marginalt morsommere enn et besøk fra skattemyndighetene, men den gode nyheten er at de er helt kritiske og høyt spesialiserte. Det betyr at du har en god sak når du skal ansette en konsulent som skal gå gjennom denne prosessen for deg. Men uansett om det er deg eller en ekstern ekspert som gjør det, må du forsikre deg om at følgende blir dekket i detalj:

Legg til revisjonene - Bind prosessen inn i maskinvare- og programvarenes revisjonsdata.

Identitetsbeskyttelsesanalyse - Slik styrer du tilgang til bedriftens IT-ressurser og data både lokalt og i skyen.

Cloud-sikkerhetsanalyse - Analyser separat alle skyoperasjonene dine, enten det er bare noen få spillejobber uten lagring eller en full-on, Software-as-a-Service (SaaS) -app som kjører en viktig forretningsprosess.

Analyse av databeskyttelse og katastrofegjenoppretting (DR) - Hvordan fungerte fjorårets løsning, og var det svake steder eller uforutsette scenarier du skulle ta opp i år?

Generell revisjonsanalyse - Du kan ikke gi dette til noen konsulent; bruk sikkerhetsrevisjonsrapporten for å vurdere nivået på IT-driftssikkerheten, og finne ut ikke bare hvor forbedringer må gjøres, men også hvor du kan spare penger ved å bruke forskjellige sikkerhetsløsninger eller taktikker.

4. Lær dine forretningsprosesser

I et lite selskap kan dette gjøres i noen få sitte-økter. I et mellomstort selskap vil du sannsynligvis få sjansen til å koste noen lunsjer. Navnet på spillet her er "Hvordan fungerer det egentlig ?" Tanken er først å identifisere hvilke nøkkelprosesser som er i virksomheten din som får den til å fungere (noe som betyr at det kan tjene penger og fungere) og hvem som leder eller eier disse prosessene. Så kan du få litt ansiktstid med disse menneskene og la dem lede deg gjennom - i detalj - hvordan disse prosessene skjer; hva er virkelig viktig for å få dem til å skje; hvilke verktøy som brukes i dag for å få dette arbeidet gjort; og hva disse menneskene vil se, skulle ønske skulle skje, eller bare generelt ønsker å grube seg om.

Bare med denne informasjonen kan du virkelig tilføre verdi. Din kompetanse handler ikke bare om å vite hva som skjer innen teknologi; det er i stand til å bruke teknologi på en kreativ måte for å få de pengene-prosessene gjort raskere, billigere eller mer konkurransedyktig. Bare når du virkelig vet hvordan ting fungerer, kan du gjøre den jobben effektivt, til og med enkelt. Så ta deg litt tid fra skjermen og bli kjent med dine medarbeidere. Du vil bli overrasket over hvor glade de er for å ha disse samtalene, og hvor mye ditt interne lager kan stige som et resultat.

5. Snakk med markedsføring

IT og markedsføring er vanligvis to avdelinger som ikke har mye å gjøre med hverandre, bortsett fra overflateinteraksjon. Men med oppblussingen rundt markedsføring på sosiale medier, spiller teknologi en stadig viktigere rolle i bedriftens samlede markedsføringsplan. Så å ha en start-of-year chat kan betale stort utbytte i løpet av resten av året. Viktige ting markedsføring sannsynligvis vil diskutere inkluderer:

Online og sosiale medier tilstedeværelse - Mange markedsavdelinger har ingen anelse om nivået av raffinement tilgjengelig for dem når det gjelder å styre online markedsføringskampanjer; Å legge til kompetansen din her kan øyeblikkelig lage en årelang teknologiplan for begge sider.

Innsamling og lagring av data - Markedsføringsfolk har en tendens til å be om alt med den hensikt å finne ut hvordan de skal brukes senere. Det ville være greit hvis det "alt" ikke også inkluderer potensielle petabytes av data om nett, transaksjoner og kundesporing. Å forstå hva disse menneskene samles i dag og hva de har tenkt å samle i morgen kan diktere lagringsstrategien din for hele året.

Dataanalyse - Hvis databaseadministratorene (DBA-er) har besvart spørsmål om forretningsintelligens (BI) frem til nå, må du gå til endring. Med en markert uptick i datainnsamling vil den samme økningen i gruvedrift som data for verdi. Å legge det på skuldrene til en eller to overarbeidede DBA-er er sannsynligvis en feil. Se i stedet om verktøy for selvbetjening (BI) -tjenester (for eksempel Microsoft Power BI eller Tableau Desktop) kan hjelpe organisasjonen din. Snakk med markedsføring, økonomi og andre datakrevende avdelinger om hvilken innsikt de leter etter, og se deretter om du kan distribuere verktøy for å la dem grave etter disse nuggene selv.

6. Gå til planlegging

Hvis du har fulgt trinnene som allerede er beskrevet, har du nå en nøyaktig ide om hvilken teknologi bedriften bruker, hvordan den brukes og hvor mye den koster. Du har også god utsikt til hullene som perforerer denne situasjonen - der du betaler for mye; der potensielle sikkerhetsrisikoer ligger; hva som må oppdateres eller oppdateres i år, og mer.

Bruk disse funnene til å begynne å kartlegge IT-året ditt. Du må finne ut hvor mange prosjekter avdelingen din kan håndtere på toppen av de som må skje (for eksempel lisensfornyelser, nye maskinvareutrullinger på grunn av fornyelsesperioder og lignende). Bare når du kartlegger de ikke-valgfrie prosjektene, kan du starte planlegging av verdiøkning.

Men når du kommer til det stadiet, er det noen viktige trinn du må følge:

Du har møtt prosessledere på frontlinjen; nå møte med øverste ledelse. Folk på frontlinjen har gitt deg innsikt i hvordan ting fungerer og hvor du kan hjelpe, men bare toppledelsen kan gi deg det store bildet perspektiv. Du trenger begge perspektiv for å komme med en effektiv teknologiplan.

Arbeid med å "selge" prosjekter før du bruker tid på evaluering og testing. Å finne ut hvilke verktøy som fungerer best i organisasjonen din kan være en kjedelig og tidkrevende oppgave. Ikke ta på det før du har fått innkjøp fra både interessentene i frontlinjen og øverste ledelse. Med andre ord, selg prosjektideen din til folk som vil ha nytte av seg før du bruker betydelige arbeidstimer på dem.

Når du selger prosjektene dine, må du ikke fokusere bare på kostnadsbesparelser. Mange IT-ledere standard å finne billigere løsninger på hva slags verktøy som brukes i dag. Noen ganger er det en god vinkel - spesielt for ting som mobilsamtaler og dataplaner. Men for oppgaveorientert programvare og skytjenester er det bedre å fokusere på økt funksjonalitet. Sett opp demoer av foreslåtte løsninger for interessenter for å la dem se hva planen din kan gjøre for dem, så får du mye mer oppmerksomhet enn med selv det fancy budsjettarkark.

Ikke overdriv. Når du har fått oppmerksomhet fra øverste ledelse og innkjøp fra prosessinteressenter, er det lett å bli feid bort av fart og spenning. Det kan føre til altfor lovende som igjen fører til prosjektfeil og Advil-avhengighet. Vær veldig forsiktig i prosjektplanleggingen. Gi buffer ikke bare når det gjelder tid, men også når det gjelder budsjett, i tilfelle du trenger å ansette hjelp utenfra for å få noe fullført i tide. Husk at IT også trenger å svare på uforutsette situasjoner, så det er viktig å sørge for at du kan distribuere til i morgen mens du fremdeles arbeider effektivt i dag.