Bli organisert: 10 tips for håndtering av dine digitale notater

Seinfeld- fans vil huske en strålende scene fra showet når Jerry og Elaine dukker opp på et bilutleiefirma. Jerry ber om å hente en mellomstor bil som han reserverte. Agenten på skranken svarer at de ikke har noen mellomstore modeller igjen fordi de gikk tom. "Se, " sier Jerry, "du vet hvordan du tar reservasjonen. Du vet bare ikke hvordan du holder reservasjonen." Jeg tenker på samme måte med digitale notater. Det er veldig enkelt å ta notater, men mye vanskeligere å bruke dem.

For å faktisk bruke notatene du tar, må du organisere og vite hvordan du finner dem. Disse tipsene for å komme i gang med en notat-app og organisere notatene dine vil hjelpe.

1. Velg en flott notat-app

Den notat-appen du velger, påvirker sterkt om og hvordan du noen gang vil se notatene dine igjen. Den grunnleggende notat-appen som ble forhåndsinstallert på telefonen eller nettbrettet, er sannsynligvis ikke veldig bra. Jada, du har brukt det før, og det fungerer bra, men kanskje du ikke vet hvilke funksjoner du mangler som skiller bare tilfredsstillende apper fra utmerkede apper.

Tre funksjoner som gjør notattakende apper virkelig nyttige er:

• mapper,
• koder, og
• optisk karaktergjenkjenning (OCR).

Jeg vil gå nærmere inn på hvert punkt på et øyeblikk.

De tre appene jeg anbefaler mest, basert på min personlige testing av mange notat-apper gjennom årene, er:

• Microsoft OneNote, hvis du vil ha en gratis notat-app,
• Evernote, hvis du ikke har noe imot å betale for et Premium-abonnement, og
• Spør for å ta notater.

2. Opprett en innboks

Når du raskt noterer en lapp, trenger du et sted å lagre den der den ikke vil gå tapt. Lag en innboks-mappe i notis-appen din, og angi den som standard lagringsplass.

Gå gjennom innboksen regelmessig for å legge til mer informasjon om notatene dine og sortere dem. Du vil se hvordan du gjør det i løpet av de neste tipsene. Du trenger ikke å rense innboksen i en bestemt tidsplan, men prøv å gjøre det når du har notat-appen din åpen på en full størrelse skjerm (se nr. 10 nedenfor). Det gjør det lettere å se hva du gjør og se alle alternativene du har.

Du trenger ikke skyte for Inbox Zero i en notis-app. En innboks er et flott sted å lagre notater du besøker ofte. For eksempel holder jeg et notat med alle vennene mine Wi-Fi-nettverksnavn og passord, så hvis jeg tar med en ny enhet til huset deres eller tørker lagringspassordet, kan jeg bli med i nettverket igjen uten å bry meg for detaljer. Den lappen har et fast hjem i innboksen min.

3. Sorter notater i mapper eller bærbare datamaskiner

Mapper, som noen apper også kaller Notatbøker, hjelper deg med å organisere notatene dine manuelt. De blir nyttige senere når du vil utforske notater om et bestemt emne, for eksempel alle notater som er oppskrifter.

Mappene du oppretter og hvordan du navngir dem, avhenger av hva slags notater du tar og hvordan du bruker dem. Hvis du ikke er sikker, kan du starte med mapper for Innboks, Lesing, Husholdning, Personlig og Arbeid. Du kan alltid endre dem og lage mer når du får en følelse av hvordan du bruker dem.

4. Lag snarveier til favorittmappene dine

Enhver godt brukt notat-app har mapper som ser mer action enn andre. Gjør disse mappene enkle å nå ved å lage snarveier til dem eller merke dem som favoritter. Dette er mappene der du ofte ser på notater du har laget og legger til nye.

Du har sannsynligvis andre mapper som bare holder notater til et uventet tidspunkt når du trenger dem. De trenger ikke være foran og midt.

5. Bruk tagger

Tagger hjelper deg med å finne eksisterende notater. De kan begrense det du ser i en bestemt mappe eller vise alle notater merket med et vanlig tema på tvers av flere mapper. De hjelper deg også med å finne notater som angår et tema, selv om det tematiske ordet ikke vises i selve notatet. La meg gi noen eksempler.

Eksempel 1: Si at du har en mappe som heter Oppskrifter, og at du planlegger en fest for noen vegetarianere. Du kan trekke opp alle notater fra bare den mappen som er merket vegetarianer for ideer om hva du skal lage.

Eksempel 2: Kanskje du er en forfatter som skriver for forskjellige publikasjoner. Du kan lage notater om artikler og organisere dem i mapper basert på hvor de er publisert. Det kan imidlertid være tidspunkter der du ønsker å utforske alle notatene du har om et bestemt tema, uavhengig av hvem som publiserte verket. Hvis du har merket notatene dine med dette temaet, kan du søke etter koden og se dem alle uansett hvilken mappe de er i.

Eksempel 3: Du videresender en e-post relatert til et prosjekt du jobber med til notat-appen din. Meldingen sier aldri navnet på prosjektet eller hva det handler om. Slik kommuniserer folk når de er inne i noe. I dette tilfellet kan du legge til koder for å definere notatet (prosjektnavn, klient, beskrivelse av arbeidet) slik at du kan finne notatet når du trenger det.

6. Slette tagger

Det er slikt som å ha for mange tagger. Jo mer du legger til koder, desto slappere får de. Så fra tid til annen, fjern kodene dine. Slik gjør du det.

Trekk opp en liste over alle tagger som er i bruk. Ofte kan du se notatetellingen ved siden av taggen. Først, se etter nesten duplikater. Hvis du har tagger for både "app" og "apper", kan du kvitte deg med den som har færre notater. Åpne de berørte notatene og legg til koden du skal beholde. Slett den andre koden.

Hvis du i tillegg har tagger med to eller færre notater, kan du vurdere å bli kvitt dem. De gjør sannsynligvis ikke noe bra for deg.

7. Lag en snarvei på telefonen

Lag en snarvei på telefonen din for å starte et nytt notat i notat-appen din, slik at det alltid er innen rekkevidde å fange ideer og informasjon. På iOS-enheter kan du lage en Siri-snarvei, og på Android se etter et alternativ for nye notater i appen.

8. Diktate

Når noe kommer opp i tankene, vil du skrive ned, men du blir seriøst forhastet eller gå tur med hunden din og knapt greie å holde både snøret og telefonen på samme tid, dikter.

De fleste smarttelefoner har en tale-til-tekst-funksjon. Bruk det! Start et nytt notat, trykk på mikrofonikonet på tastaturet, og snakk hva du vil skrive ned. Alternativt kan du spille inn et talememo og transkribere det senere. Hvis du kommer inn i vanen og ofte ender med å diktere lange passasjer, kan det være lurt å bruke en transkripsjonstjeneste for å spare deg litt tid. Det er mange gode gratis og betalte alternativer tilgjengelig, selv om de betalte alternativene pleier å være betydelig mer nøyaktige.

9. Legg ved bilder og PDF-filer, bruk OCR

Hvis appen din har OCR, kan den søke i teksten som er funnet i bilder, PDF-filer og andre filer du laster opp til den. Ikke vær sjenert for å legge filer til notatene dine når du trenger dem. Det inkluderer knipse bilder av informasjonsskilt, håndskrevne notater, sider med bøker og så videre.

Du kan se hvordan det er nyttig gjennom et eksempel. La oss si at du legger ved en PDF av en kvittering for et måltid som du trenger å kreve på en utgiftsrapport. Du glemte å merke den "kvittering", og du vet ikke hvor den er. Hvis du husker navnet på restauranten, kan du skrive det inn i søkefeltet, og OCR vil spore det.

Vær oppmerksom på grensene for notis-appen eller kontotypen som er lagt til OCR-bruk og lagring. For eksempel kjører gratisversjonen av Evernote OCR på bilder, men ikke PDF-er og Office-dokumenter. Du trenger en Premium- eller Business-konto for det. Hvis appen din ikke har innebygd skanning, kan du vurdere å sammenkoble den med en mobil skanne-app.

10. Organiser på en stor skjerm

Ideelt sett vil notat-appen din ha en stasjonær app og nettapp. Bruk en av dem (generelt sett er desktop-apper bedre for dette formålet) når du sorterer gjennom innboksen og organiserer notatene dine. Å ha en stor skjerm hjelper deg å se mer av appen, og derfor mer av mappestrukturen, kodene og annen informasjon du legger til i notater for å holde dem organisert. Hvis du kan se alle alternativene dine, er det mer sannsynlig at du velger de riktige.

Ta lappen, hold merknaden, gå tilbake til notatet

Når du organiserer notisopplevelsen din, forbedrer du sjansene dine for ikke bare å ta mer relevante notater, men også lagre dem på en måte som lar deg se dem på nytt når det er på tide.