Office 2016: mer samarbeidende, men ikke helt der

Det sier seg selv at Microsoft Office ikke bare er den mest populære kontorproduktivitetssuien, den er også den kraftigste. Produkter som LibreOffice og Corel WordPerfect er direkte konkurrenter, men er bare ikke i samme klasse. I stedet har konkurransen kommet fra mobilapper og online alternativer, spesielt Google Drive / Apps, som tilbyr mer og bedre samarbeid, sammen med fordelene med online datalagring.

De siste månedene har Microsoft refokusert Office for å kjempe på disse frontene, med en ny versjon av suiten for iOS og Android, forbedrede Web-apper, og sist, i Office 2016, en ny versjon av desktop-pakken som virker spesielt designet for å motvirke samarbeidsfordelene til rivalene. På denne fronten er Office 2016 bare delvis vellykket; noen funksjoner fungerer bra, men mange av funksjonene du ønsker er ikke der ennå. Etter å ha brukt det de siste månedene, føles det veldig som de eldre versjonene av Office - det fungerer bra, og er fremdeles hode og skuldre over konkurransen, men er ennå ikke så samarbeidsvillig som du ønsker å være.

Ved første øyekast ser ikke Microsoft Office 2016 ut til å være så forskjellig fra de siste versjonene av Office. Ja, tittellinjen har endret farge, og båndstengene og menyene ser ut til å ha blitt finjustert, slik at de fungerer bedre når du jobber på et nettbrett (eller en maskin med berøringsskjerm). Men de grunnleggende funksjonene har ikke endret seg mye - kommandoene er alt du forventer at de skal være, filformatene er uendret, og ting som makroer og tilleggsprogrammer er de samme. Som jeg har brukt det de siste månedene, generelt, har jeg funnet ut at det fungerer bra, men det er ikke en stor forandring - før du begynner å samarbeide med andre mennesker.

Faktisk er de viktigste fordelene med Office 2016 forbedrede samarbeidsfunksjoner og litt mer kontroll for IT over styring av systemet. Av disse skiller samarbeidsfunksjonene - som gjør det mulig for to eller flere mennesker til å samarbeide om et dokument - virkelig.

Tidligere versjoner av Office hadde noen samarbeidsfunksjoner, men Office 2016 tar dette mye lenger, slik at du kan se endringer i et Word-dokument umiddelbart (som noen andre skriver). Selv om dette er et stort skritt, mangler samarbeidsfunksjonene for skrivebordsversjonene av Excel og PowerPoint, selv om Microsoft har lovet oppdateringer i løpet av de neste månedene.

Samarbeidsredigering er langt fra en ny idé. Det er funksjonen som fikk Google Docs til å skille seg ut for mange år siden, og siden har Microsoft lagt til en rekke samarbeidsfunksjoner til Office, spesielt i de nettbaserte versjonene på Office Online. I disse versjonene kan flere personer redigere det samme dokumentet, regnearket eller presentasjonen samtidig. Det er en flott funksjon, nyttig for regneark der flere personer kan legge inn informasjon på forskjellige rader, eller jobbe sammen på et dokument ved å redigere forskjellige seksjoner.

Dessverre er nettapplikasjonene ikke så kraftige som desktop-applikasjonene. Online-versjonene mangler kraftige funksjoner for formatering; faktisk synes jeg at formateringen i komplekse dokumenter kan bli rotete hvis du prøver å gjøre ganske små endringer i utseendet til dokumentet (å endre tekst er ikke noe problem) og online versjoner mangler makroer som mange avanserte brukere stole på i skrivebordsversjonen. Det betyr ikke at nettversjonene er dårlige, men de erstatter absolutt ikke skrivebordsversjonene. Det samme gjelder iOS- og Android-appene - de gjør en god jobb med å bevare formateringen i filene dine, og er nyttige å ha på veien, men for seriøs redigering og dokumentoppretting er du mye bedre på skrivebordet.

Fra og med Word 2013 gjorde Microsoft noen samarbeidsfunksjoner tilgjengelige i stasjonære applikasjoner. I Word 2013 så du en indikasjon på at andre mennesker redigerte dokumentet, men du kunne faktisk ikke se endringene før du lagret (da de ble uthevet).

I skrivebordsversjonen av Word 2016 ser du ikke bare en indikasjon på hvem som gjør endringene, men du kan se disse endringene mens de skriver. Når jeg testet, fant jeg at dette fungerer ganske bra, selv om endringene ikke alltid er øyeblikkelig avhengig av tilkoblingen.

Alt dette krever at dokumentet ditt er lagret i en Microsoft-dokumentlager som OneDrive eller SharePoint. Dette vil være en alvorlig begrensning for noen mennesker. I mange selskaper er delte filer vert på en tradisjonell filserver, og mange individer bruker andre tjenester enn OneDrive for lagring og deling. Microsoft tilbyr noen OneDrive-lagring gratis for alle, og folk som kjøper produktet via Office 365-abonnementsplanen har full tilgang til OneDrive. Jeg liker konseptet OneDrive, men jeg har helt sikkert lagt merke til problemer med synkronisering av filer mellom en PC og OneDrive; et neste generasjons synkroniseringsverktøy er nå i forhåndsvisningstesting, og jeg håper dette løser problemet snart.

Jeg jobber ofte i et Word-delt dokument (lagret på en SharePoint online-server) med informasjon som teamet mitt oppdaterer. Vi bruker den fullstendige skrivebordsversjonen av Word, i stedet for Web-appen, fordi formatering fungerer slik vi forventer. Jeg kan se hvor dette vil fungere mye bedre når vi kan se skriveendringene i Word 2016.

Den store ulempen, foreløpig i det minste, er at så langt desktop-appene går, er dette bare begrenset til Word. PowerPoint beholder samredigeringsfunksjonene som var i 2013-versjonen (og ligner på Word 2013), mens skrivebordsversjonen av Excel ikke har så mye i det hele tatt. Microsoft har sagt at fremtidige versjoner av Excel og PowerPoint som er en del av Office 2016 vil få sanntids samredigeringsevne i løpet av en nær fremtid, og at disse oppgraderingene vil være tilgjengelige for de som kjøper Office på Office 365s årlige abonnementsplan, men ikke for de som kjøper den frittstående desktop-versjonen. I mellomtiden fortsetter nettversjonene av appene å tilby samarbeid, noe som ikke helt løser problemet. Jeg har applikasjoner der flere personer legger inn data i en online versjon av et Excel-regneark, men da må åpne hele versjonen av Excel for avansert formatering og makroer.

Word, Excel og PowerPoint

En interessant ny funksjon i kjerneprogrammene heter "Fortell meg hva du vil gjøre", som dukker opp i menylinjen i Word, Excel og PowerPoint. For eksempel kan du bare skrive "legg til tabell", og det vil gjøre det, eller henvise deg til det tradisjonelle hjelpesystemet. Jeg syntes dette var et fint tillegg, men det er tydeligvis fortsatt rom for forbedringer. For eksempel har den ennå ikke stemmesøk (og er heller ikke integrert med Cortana på Windows 10), og gir generelt forskjellige menyvalg fremfor å bare gjøre ting for deg.

Innen Word er en annen interessant funksjon "smart oppslag", som bringer opp et forskningspanel med informasjon fra Wikipedia og andre nettkilder. Du klikker bare på et ord eller velger fase, og deretter velger du smart oppslag fra hurtigmenyen (som inneholder ting som klippe, kopiere og lime). Tidligere versjoner av Word lot deg slå opp ord ved å gå til et eget nettleservindu, og hadde en "forskningsrute", men med 2016 er dette både mer praktisk og mer selvstendig.

Hvis du bruker en maskin med berøringsskjerm og pekepenn, kan du nå legge til en ligning ved å tegne; det er ikke noe jeg gjør mye, men jeg kan se hvor det kan være nyttig.

Med Excel omhandler de mest merkbare endringene kartlegging, med nye karttyper som Pareto og fossefiagrammer. Den legger også til noen animasjoner, og en ny funksjon som heter Forecasting. PowerPivot-funksjonene er nå innebygde, i stedet for et tillegg, og du kan lettere publisere data til Power BI. Dette er fint for strømbrukere og i spesifikke situasjoner, men jeg antar at de fleste brukere vil bli bedre tjent med noen av de under-verdsatte funksjonene i produktet som ble introdusert i tidligere versjoner, for eksempel å velge et utvalg og trykke på Control-Q for å få frem en rask analyse, eller velg innsettingsmenyen for anbefalte diagrammer og pivottabeller.

Programmer som Google Apps, Corel WordPerfect og LibreOffice tilbyr i dag veldig kraftig tekstbehandling; de stemmer ikke med Word, men de er tilstrekkelig for folk flest. For de fleste seriøse brukere er Excel imidlertid i en klasse av seg selv. Microsoft gjorde en stor avtale da den lovet at Office 2016 ikke ville se noen endringer i makroer eller filformater fra tidligere versjoner - noe som er veldig viktig gitt Excel's kritiske rolle i mange bedriftsinnstillinger.

PowerPoint ser ikke ut til å ha endret seg i det hele tatt, selv om samarbeidsfunksjonene er lovet. Microsoft inkluderer et annet, nytt presentasjonsverktøy kalt Sway, designet for å lage websider du kan bla gjennom for å fungere som presentasjoner; det er interessant, men jeg har ikke funnet behov for det enda. Tilsvarende er det ikke mange endringer i OneNote.

Outlook og andre verktøy

Outlook har flere endringer - igjen med fokus på samarbeid - selv om jeg ikke har klart å teste dem mye, da de fleste av samarbeidspartnerne mine fremdeles kjører den gamle versjonen. For forretningsbrukere legger den til en Groups-funksjon som lar deg raskt melde et bestemt team i et konsept som virker veldig likt Slack, og du kan se disse samtalene separat i en mobilapp. Det lar deg også lettere dele filer og kalendere for teamet. Dette er et viktig konsept, og jeg ser frem til å virkelig se om det vil bidra til å forbedre kommunikasjonen.

Andre nye funksjoner inkluderer å gjøre det enklere å sende en lenke til en OneDrive-fil i stedet for å sende den som et vedlegg (noe som har vært i Web-appen i noen tid), samt en "Clutter" -funksjon for bedriftsbrukere som samler e-postmeldinger at den ikke tror er spam, men tror kan ha lavere prioritet. Det er en interessant idé.

Selv om medforfatter er den store nye funksjonen, er det noen få andre nye tillegg til suiten, spesielt for forretningskunder. Disse inkluderer bedre publisering til PowerBI, forretningsinformasjonsverktøyet som knytter seg til Excel, og den nyeste versjonen av Skype for Business. Det er et nytt verktøy kalt Delve, designet for å hjelpe deg med å finne viktige dokumenter og dele dem, og veikartet inkluderer Office 365 Planner, et verktøy for å hjelpe team med å organisere arbeidet sitt, og virker mye enklere og enklere å bruke enn å prøve å bruke SharePoint eller fullsprengt prosjekt, men er ennå ikke tilgjengelig. Så langt er dette interessante ideer, selv om de ikke virker modne nok for de fleste virksomheter.

På bedriftssiden inkluderer Office 2016 forbedret datatapforebygging og multifaktor-autentiseringsstøtte, samt et nytt distribusjonsalternativ kalt Current Branch for business, som lar IT-avdelinger utrullere viktige oppdateringer bare tre ganger i året, noe som gir dem mer tid til testing. I henhold til denne planen blir den første versjonen av Office 2016 rullet ut til forretningsbrukere neste februar, med funksjonene fra den første generelle versjonen pluss nye sikkerhetsoppdateringer.

Bør du oppgradere?

Når du har et produkt så allestedsnærværende som Office, er det virkelige spørsmålet for de fleste brukere om oppgraderingen er verdt det eller ikke. Hvis du bare trenger grunnleggende redigering, vil de gratis mobilversjonene eller et alternativ som LibreOffice eller Google Apps tjene dine behov; de er ikke like kraftige, men de er absolutt rimeligere. Hvis du bare er en individuell Office-bruker som sjelden deler filer, er det bare ikke så mye i denne versjonen; vil du sannsynligvis ikke merke mye forskjell i forhold til å beholde ditt eksisterende Office. Office 365-abonnementsmodellen får deg den oppdaterte versjonen pluss OneDrive-lagring, men den gamle engangskjøpsmodellen kan være billigere hvis du ikke trenger de nye funksjonene.

For små bedrifter vil de ekstra samarbeidsfunksjonene være fine, men igjen, mange av dem er ikke fullt bakt ennå. For bedrifter med en bedriftsavtale eller abonnementsplan er den nye versjonen en mer åpenbar oppgradering, men jeg kan absolutt se argumentet for å vente til noen av knekkene i Word-redigering er utarbeidet, eller til Excel får disse funksjonene.

Hovedpoenget mitt er at Office forblir det kraftigste programmet i sin kategori, og det virker pekt i riktig retning, men jeg skulle ønske at noen av de nye samarbeidsfunksjonene var litt mer modne enn de er i denne utgivelsen.

For mer, se PCMags anmeldelse av Office 2016.