16 Microsoft-ordtips du trenger å lære nå

Microsoft Word er det mest allestedsnærværende tekstbehandlingsprogrammet på markedet; Det er intuitivt selv for de mest teknologisk analfabete datamaskinbrukere og støttes av den kraftige Microsoft Office-pakken.

Nudged av skybaserte programmer som Google Docs, har Word utviklet seg gjennom årene med online-abonnementer som tilbyr tilgang på flere enheter, samt en gratis, skybasert versjon av Word. Men til tross for konkurransen, er Microsofts programvare fortsatt verktøyet for å produsere viktige dokumenter. Og hvorfor ikke? Den er pålitelig, kan tilpasses, og har masse innebygd funksjonalitet du kanskje ikke har prøvd ennå. Les videre for noen halvt skjulte godbiter som bare strømbrukere vet.

Bestem lesbarhetsstatistikken

Word har makt til ikke bare å bedømme grammatikk og stavemåte, men også forfatters kompleksitet. For eksempel, oppfyller forfatterskapet ditt forståelsesnivået til noen som søker etter grad, eller at noen fortsatt lærer sine former og farger?

Word bruker flerspråklige tester som Flesch Reading Ease-testen, som beregner en poengsum på en 100-punkts skala. Jo høyere et tall, jo lettere er det å forstå. Kontorets egen dokumentasjon antyder at du vil ha en score mellom 60 og 70.

I tillegg vil Word kjøre en lignende språklig test, Flesch-Kincaid-nivånivåetest, som vil fortelle deg hvilket amerikansk karakternivå en tekst er skrevet til; de fleste dokumenter bør sikte på mellom 7, 0 og 8, 0, sier Microsoft.

For å bruke denne funksjonen, må du først slå den på ved å navigere til File> Options> Proofing. Velg deretter Vis lesbarhetsstatistikk under staving og grammatikk. Når du ber Word kjøre en stavekontroll, vil det også generere dokumentets lesbarhetsstatistikk.



Uthev et firkantet tekstfelt

Her er en funksjon som bare kan brukes i veldig spesifikke tilfeller. Hvis du holder nede Alt-tasten i Windows, eller alternativtasten på en Mac, mens du klikker og drar med musen, vil du kunne tegne en boks i dokumentet som vil fremheve alle tegnene i den boksen. Hvis du noen gang har ønsket å lage et perfekt kvadrat med lilla tekst midt i en biter av tekst, er det slik du vil gjøre det.



Generer tilfeldig tekst

Hvis du trenger å legge Lorem Ipsum inn i dokumentet ditt som en plassholder, har Word dekket deg. Bare skriv: = lorem (p, l) og erstatt "p" med antall avsnitt du ønsker, og erstatt "l" med antall setninger du trenger. Du kan også bare inkludere ett nummer i parentesene, og det vil skape mange avsnitt. Når du er klar, plasser markøren på slutten av ligningen og trykk Enter for å generere teksten.

Du kan også bruke tilfeldig Office-dokumentasjon gobbledygook som kildemateriale for din stedsfyller. Bruk ligningen = rand (p, l) i stedet.



Legg til en kalkulator i Word

Word har en innebygd kalkulator som kan hjelpe deg med å løse ligninger rett i dokumentet. Først legger du den til Word-menyen ved å navigere til Fil> Valg> Verktøylinje for hurtig tilgang og velge Alle kommandoer fra rullegardinmenyen. Finn Beregn, og klikk Legg til for å flytte den til kolonnen Quick Access Toolbar. Klikk OK for å gå tilbake til dokumentet.

Du vil legge merke til at en liten grå sirkel er lagt til toppen av Word-dokumentet. Nå kan du skrive matte ligninger, og hvis du markerer dem, vil det ikonet endre farge. Trykk på ikonet, og Word vil beregne svaret.



Uthev en setning med et klikk

Hvis du raskt vil markere en hel setning, holder du nede Ctrl-tasten i Windows eller Kommando-tasten på en Mac og klikker på begynnelsen av setningen. Word vil ta seg av resten.



Hop rundt for å redigere hotspots

Ved å trykke på Shift-F5 kan du bla gjennom delene av dokumentet du nylig har redigert. Dette trikset vil til og med huske hvor du redigerte sist etter at du åpnet et dokument på nytt.



Skriv tekst hvor som helst

Du kan bruke Word som en tavle av sortering og enkelt plassere tekst hvor som helst på siden. Bare klikk to ganger på hvilket som helst sted på siden, og Word lar deg begynne å skrive der. Word setter inn harde retur og faner automatisk slik at du kan legge inn tekst. Avant garde poeter, denne funksjonen er for deg.



Automatisk oppdatering av dato og tid

Noen ganger har du et dokument du bruker igjen og igjen, og oppdaterer bare noen få viktige detaljer. Hvis dette skjer for å være et dokument som et brev som inkluderer dato og / eller klokkeslett, er et lunt triks å la Word oppdatere datoen automatisk.

Under kategorien Sett inn, klikker du på Dato og tid-knappen, og et popup-vindu vises. Klikk på datoformatet du vil ha, og husk deretter å klikke "Oppdater automatisk" -ruten nederst til høyre hjørne. Nå blir datoen automatisk oppdatert hver gang du åpner (eller skriver ut) dokumentet.



Konverter til en PDF og HTML Doc

Word gjør det enkelt å konvertere dokumentet til en PDF- eller HTML-fil. Når du "lagrer som" en fil, ser du en rullegardinmeny "Lagre som type", som vil gi en mengde alternativer, inkludert PDF og webside.

Merk at nettsidefunksjonen kan inneholde mye ekstra kode. Dette vil ikke nødvendigvis påvirke siden, men kan gjøre ting litt rotete hvis du trenger å endre noe. Et annet alternativ er å bruke et gratis konverteringsnettsted som Word for å rense HTML, som - som navnet tilsier - vil lage HTML-kode fra tekst som er direkte kopiert og limt inn fra et Word-dokument.



Endre store bokstaver på den enkle måten

Du kan enkelt endre store bokstaver i hvilken som helst tekst ved å klikke på en knapp. Marker et valg og klikk på "Aa" -menyen for å endre teksten mellom setningsbokstav, all stor bokstav eller all liten bokstav. Du kan også få hvert ord til å begynne med store bokstaver og veksle mellom sakene.



Vis skjulte tegn

Hvis du jobber med et komplekst dokument med forskjellige stiler, kolonner og formater, kan redigering raskt bli en kjedelig øvelse. Den beste måten å se hva som skjer med formateringen av dokumentet, er å synliggjøre alle usynlige merker (hard return, soft return, tabs, mellomrom). Trykk Ctrl-Shift-8 i Windows eller Command-8 på en Mac.



Erstatt usynlige tegn og formatering

Finn og erstatt verktøyet i Microsoft Word er en livredder. Du kan raskt og enkelt gjøre masseendringer uten å måtte jakte og pirke for alle forekomster av noe du trenger endret. Men du kan også gjøre et Finn og erstatt for de skjulte tegnene i dokumentet.

Klikk på Finn og erstatt-knappen i Word, og klikk deretter Mer i dialogboksen. Klikk på Format for å søke etter formatering i dokumentet - rullegardinmenyen inkluderer marginer, skrift, stiler og linjeavstand. Så du kan for eksempel søke og erstatte en grønn skrift med lilla skrift. Klikk på Spesial for å søke etter spesialtegn (em bindestreke, hvit plass osv.).

Du kan også sette inn kommandoer i tekstfeltet for å søke i formatering og tegn direkte. Bruk ^ p ^ p for å søke / erstatte doble mellomrom, og erstatt dem med ^ p for enkelt mellomrom. Du kan også bruke ^ t til å søke etter faner, ^ # for å søke i sifre, ^ $ for bokstaver og ^ w for hvite mellomrom.



Sett inn objekter i Word

Hvis du noen gang føler at dokumentet ditt kan bruke noe som er lagt til på kopien, lar Word deg sette inn objekter direkte på siden. Klikk Sett inn> Objekt for å åpne en dialogboks som viser hva du kan legge til. Slik legger du til et diagram til dokumentet ditt, men du kan også legge inn en PDF eller et Excel-regneark også.



Sett inn ligninger

Du kan legge til komplekse matematiske ligninger i Word ved å klikke Sett inn> Ligning, og deretter velge ligningen du vil legge til. Når det er lagt inn i dokumentet, står du fritt til å endre formatering eller bytte ut bokstaver med tall.



Beskytt dokumentet

Word har en god del innebygd beskyttelse som vil kryptere skrivingen din. Klikk Fil> Info for å administrere visning og redigeringstillatelser, aktivere passordkryptering og opprette et passord for dokumentet.



Søkeboksen er din venn

Ikke sikker på hvor noe er? I nyere versjoner av Microsoft Word kan du skrive det du leter etter i søkefeltet for rask tilgang.