22 Excel-tips for å bli et regneark

Det er veldig, veldig få mennesker på planeten Jorden som noen gang kan si at de helt har mestret hver intrikate lille ting om Microsoft Excel. Det er verdens premiere regnearkapplikasjon, og har vært bransjestandarden i nesten 35 år, og erstattet den en gang ærverdige Lotus 1-2-3, den første morderen-appen for PC-er på 1980-tallet.

Microsoft Excels dominans som et regneark har ennå ikke blitt testet, absolutt ikke av Corels Quattro Pro (fortsatt solgt i dag i WordPerfect Office Pro), open source-verktøyene fra Apache eller LibreOffice, eller til og med av Googles ark (regnearkdelen av Google Drive)).

Det er en grunn til det. Excel er mer enn et merke alle kjenner: det er kraftig. Det gjør omtrent alt man kan be om i et regneark. Den nåværende Excel 2019-versjonen, tilgjengelig i Microsoft Office 2019 som en del av et Microsoft 365-abonnement og andre metoder, er et PCMag Editors 'Choice.

Det er ikke bare for tall. Mange mennesker fyller Excel's tilsynelatende uendelige rutenett med data, og bruker det som en flatfil-database. Det kan gjøre en relativt effektiv kontaktsjef eller fullstendig kundeforholdssjef. Det er ikke så sjokkerende å se folk som bruker den som tekstbehandler, til tross for at Microsoft Word vanligvis sitter rett ved siden av.

En ting nesten hver Excel-bruker har til felles: å ikke vite nok. Det er så mange måter å skive og terningstall på, gi disse dataene et nytt utseende, og mer, det er umulig å fortelle dem alle sammen. Hele bøker er skrevet om emnet. Men det er lett å mestre noen av de mer interessante og intrikate tipsene som vil gjøre tiden din med å bruke programmet litt enklere, og vil få deg til å se ut som kontorets guru av høyteknologisk spredningssystem. Så ben opp på noen av eller alle disse triksene for å utmerke seg på Excel.

Linjeavbrudd og innpakningstekst

Det kan være frustrerende å skrive inn regnearkceller, da standard for tekst du skriver er å fortsette for alltid, uten å pakke seg ned til en ny linje. Du kan endre det. Lag en ny linje ved å skrive Alt + Enter (trykker Enter alene tar deg ut av cellen). Du kan også klikke på alternativet Innpakking tekst under kategorien Hjem øverst på skjermen, som betyr at alle tekstinnpakninger rett på kanten av cellen du befinner deg i. Endre størrelse på raden / kolonnen og teksten pakkes inn på nytt.



Ctrl + Shift for å velge

Det er mye raskere måter å velge et datasett på enn å bruke musen og dra markøren. Klikk i den første cellen du vil velge og hold nede Ctrl + Shift, og trykk deretter på pil ned for å få alle dataene i kolonnen nedenfor, pil opp for å få alle dataene over, eller venstre eller høyre pil for å få alt i raden (til venstre eller høyre, selvfølgelig). Kombiner instruksjonene, så kan du få en hel kolonne så vel som alt i radene til venstre eller høyre. Det vil bare velge celler med data (til og med usynlige data). Hvis du bruker Ctrl + Shift + End, vil markøren hoppe til den laveste høyre celle med data, og velge alt derimellom. Så hvis markøren er i øvre venstre celle (A1), er det alt. Enda raskere: Ctrl + Shift + * (stjerne) vil velge hele datasettet uansett hvilken celle som er valgt. ( Bilde av xuuxuu fra Pixabay )



Autofyll

Dette er en ikke-brainer, men så lett oversett. Du begynner å skrive en serie repeterende ting som datoer (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20, etc.), og du vet at du er inne i en lang dag. I stedet begynner serien og flytt markøren på skjermen til nedre høyre del av den siste cellen - fyllhåndtaket. Når det blir et plustegn (+), klikk og dra ned for å velge alle cellene du trenger å fylle. De fylles på magisk vis ved å bruke mønsteret du startet. Og det kan også gå opp en kolonne, eller til venstre eller høyre på rad.

Enda bedre - du kan automatisk fylle ut uten mye mønster. Velg igjen en celle eller celler, flytt til fyllhåndtaket, klikk og dra. Du får en meny med alternativer. Jo mer data du legger inn først, jo bedre vil alternativet Fyll-serien gjøre ved å opprette AutoFill-alternativene. Sjekk ut denne Microsoft-opplæringen.



Flash Fill

Flash Fill fyller en kolonne smart basert på datamønsteret den ser i den første kolonnen (det hjelper hvis den øverste raden er en unik overskriftsrad). Hvis den første kolonnen for eksempel er alle telefonnumre som er formatert som "2125034111" og du vil at de skal se ut som alle "(212) -503-4111, " begynner du å skrive. Ved den andre cellen skal Excel gjenkjenne mønsteret og vise hva det tror du vil ha. Bare trykk på Enter for å bruke dem. Dette fungerer med tall, navn, datoer osv. Hvis den andre cellen ikke gir deg et nøyaktig område, skriver du inn noe mer - mønsteret kan være vanskelig å gjenkjenne. Gå deretter til kategorien Data og klikk på Flash Fill-knappen. Sjekk ut denne Microsoft-opplæringen for mer.



Tekst til kolonner

Si at du har en kolonne full av navn, først ved siden av sist, men at du vil ha to kolonner som bryter dem ut. Velg dataene, og klikk deretter Tekst til kolonner i kategorien Data (øverst) . Velg å skille dem med enten avgrensere (basert på mellomrom eller komma-bra for CSV-dataverdier) eller med en fast bredde. Fast bredde brukes når alle dataene er proppet inn i den første kolonnen, men atskilt med et fast antall mellomrom eller periode. Resten er som magi, med ekstra alternativer for visse tall.



Lim inn spesielt for å transponere

Du har en rekke rader. Du vil at de skal være kolonner. Eller vice versa. Du ville gå nøtt med å flytte ting celle etter celle. Kopier disse dataene, velg Lim inn spesial, merk av i Transpose-boksen og klikk OK for å lime inn i en annen retning. Kolonner blir rader, rader blir kolonner.



Flere celler, samme data

Av en eller annen grunn kan det hende du må skrive det samme om og om igjen i celler i et regneark. Det er uutholdelig. Bare klikk på hele settet med celler, enten ved å dra markøren, eller ved å holde Ctrl-tasten mens du klikker på hver enkelt. Skriv den på den siste cellen, og trykk deretter Ctrl + Enter - og det du skrev går inn i hver valgte celle.



Lim inn spesial med formler

La oss si at du har en enorm mengde tall i desimalformat du vil vise i prosent. Problemet er at nummer 1 ikke skal være 100%, men det er det Excel gir deg hvis du bare klikker på Prosentstil-knappen (eller trykker på Ctrl-Shift-%). Du vil at 1 skal være 1%. Så du må dele den med 100. Det er her Paste Special kommer inn.

Først skriver du inn 100 i en celle og kopierer den. Velg deretter alle numrene du vil formatere, velg Lim inn spesial, klikk på " Del " -radioknappen, og boom går dynamitten: du har tall konvertert til prosent. Dette fungerer også for å øyeblikkelig legge til, trekke fra eller multiplisere tall.



Bruk grafikk i diagrammer

Du kan legge en grafikk i et hvilket som helst element i et Excel-diagram. Ethvert element. Hver bar, kakestykke osv., Kan støtte sitt eget bilde. For eksempel, ovenfor, er det et statlig flagg i South Dakota på kakediagrammet (plassert ved å velge skiven, bruke utvalgsmenyen Series Options og velge "Bilde eller teksturfyll"), pluss en innebygd PCMag-logo (plassert med Sett inn fanebladets Bilder-knapp). Du kan til og med gå med "uten fyll" i det hele tatt, noe som forårsaket den manglende skiven.

Utklipp kan klippes og limes til et element - dollarsedler som viser dollar brukt, vann drypper for rørleggeromkostninger, den slags. Å blande og matche for mange grafiske elementer gjør det umulig å lese, men alternativene du har er vel verdt å tulle med. La den bosatte grafiske designeren sjekke dem ut før du bruker dem.



Lagre diagrammer som maler

Excel har flere typer diagrammer enn Jimmy Carters har tenner og peanøtter, men det er nesten umulig å finne et standarddiagram som er perfekt for presentasjonen. Heldigvis er Excel sin evne til å tilpasse alle disse grafene eksemplarisk. Men når du må lage en på nytt? Det er vondt. Det trenger ikke være det. Lagre det originale diagrammet som en mal.

Når et diagram er fullført, høyreklikker du på det. Velg Lagre som mal. Lagre en fil med en CRTX-utvidelse i standard Microsoft Excel Maler-mappen. Når du har gjort det, bruker du malen kake. Velg dataene du vil kartlegge, gå til kategorien Sett inn, klikk på Anbefalte diagrammer, og deretter kategorien Alle diagrammer og Maler-mappen. I boksen Mine maler velger du den du vil bruke, og klikker deretter OK.

Noen elementer, som selve teksten i legender og titler, kan ikke oversettes med mindre de er en del av de valgte dataene. Du får alle font- og fargevalg, innebygd grafikk, til og med seriealternativene (som en dråpe eller skygge rundt et diagramelement).



Arbeid med celler på tvers av ark

Denne, kalt 3D Sum, fungerer når du har flere ark i en arbeidsbok som alle har samme grunnleggende oppsett, sier kvartalsvise eller årlige uttalelser. For eksempel, i celle B3, har du alltid dollarbeløpet for den samme tilsvarende uken over tid.

Gå til en celle på et nytt regneark i arbeidsboka og skriv inn en formel som = sum ('Y1: Y10'! B3). Det indikerer en SUM-formel (å legge til ting) for alle arkene som heter Y1 til Y10 (så 10 år verdt), og se på celle B3 i hver. Resultatet blir summen av alle 10 år. Det er en god måte å lage et master-regneark som refererer til stadig skiftende data.



Gjem deg i vanlig syn

Det er enkelt å skjule en rad eller kolonne - bare velg det hele ved å klikke bokstaven eller sifferhodet, høyreklikk og velg "Skjul." (Du kan fjerne skjul ved å velge kolonnene til hver side på en gang, høyreklikke og velge "Fjern skjul"). Men hva hvis du bare har en liten del av upraktisk plasserte data du vil skjule, men du fremdeles vil kunne jobbe med? Lett. Marker cellene, høyreklikk og velg Format celler. Gå til Kategori og velg " Tilpasset " på kategorien Tall øverst. Skriv inn tre semikolon (;;;) i feltet Type:. Klikk OK. Nå er ikke tallene synlige, men du kan fortsatt bruke dem i formler.



Skjul et helt ark

Din typiske Excel-arbeidsbok - filen du jobber i - kan bli lastet med mange regneark (hvert ark indikert av en fane nederst, som du kan navngi). Skjul et ark hvis du vil, i stedet for å slette det, og gjør dataene fremdeles tilgjengelige ikke bare som referanse, men også tilgjengelige for formler på andre ark i arbeidsboka. Høyreklikk på den nederste arkfanen og velg Skjul. Når du trenger å finne det igjen, må du gå til kategorien Vis øverst, klikke på Skjul og velge arknavnet fra listen som dukker opp.

Det er også en Skjul-knapp på Vis-menyen øverst. Hva skjer når du klikker på det? Den skjuler hele arbeidsboken du bruker. Det ser ut som du har lukket filen, men Excel fortsetter å gå. Når du lukker programmet, spør det om du vil lagre endringer i den skjulte arbeidsboken. Når du går for å åpne filen, gir Excel deg det som ser ut til å være en tom arbeidsbok - til du klikker på Skjul igjen.



Bruk personlig arbeidsbok for makroer

Når du legger skjul på en hel arbeidsbok, vil du sannsynligvis se en arbeidsbok som du ikke visste at du gjemte: Personal.XLSB-filen. Dette er faktisk den personlige arbeidsboken Excel som er opprettet for deg; den åpnes som en skjult arbeidsbok hver gang Excel starter. Grunnen til å bruke den? Makroer. Når du oppretter en makro, fungerer den ikke på tvers av hvert eneste regneark du oppretter som standard (som det gjør i Word) - en makro er bundet til arbeidsboken den ble opprettet i. Hvis du imidlertid lagrer makroen i Personal.XLSB, vil den være tilgjengelig hele tiden i alle regnearkfilene dine. Trikset er at når du registrerer makroen, i feltet "Lagre makro i", velger du "Personal Macro Workbook." (Du kan ta opp en makro ved å slå på Utviklere-fanen - gå til Fil-fanen, velg Alternativer, klikk Tilpass bånd, deretter i Hovedfaner-boksen, sjekk Utviklere, klikk OK.)



Dreie! Dreie!

Hele bøker er blitt viet til PivotTabels. De er sammendrag av den gigantiske samlingen av data som gjør det mye enklere å analysere informasjonen basert på referansepunktene dine. Hvis du for eksempel har hele karakteren for alle studentene dine på tvers av alle tester i hele året, kan en PivotTable hjelpe deg med å begrense ting til en student i en måned. Det er behov for alle med big data å leke med dem (lag en kopi av originaldataene å spille med først).

For å lage en, sjekk at alle kolonnene og radene har tittelen slik de skal være, og velg deretter PivotTable i kategorien Sett inn. Enda bedre, prøv alternativet Anbefalte pivottabeller for å se om Excel kan velge riktig type for deg. Eller prøv PivotChart, som lager en PivotTable med en graf som følger med for å gjøre det enklere å forstå.



Betinget format

Ser du på en enorm mengde data og lurer på hvor høydepunktene er? Hvem har den høyeste (eller laveste) poengsummen, hva er de fem beste osv.? Excels betingelsesformatering vil gjøre alt fra å sette en kant rundt høydepunktene til fargekoding hele tabellen. Det vil til og med bygge en graf i hver celle, slik at du kan visualisere toppen og bunnen av tallområdet på et øyeblikk. (Over er de høyeste tallene i hurtiggrønt, det laveste i å stoppe rødt, med et spektrum i mellom.) Bruk undermenyen for markerte celler for å opprette flere regler for å se etter ting, for eksempel tekst som inneholder en bestemt streng med ord, gjentagende datoer, dupliserte verdier osv. Det er enda et alternativ som er større enn / mindre enn slik at du kan sammenligne tallendringer.



Valider data for å gjøre dropdowns

Lager du et regneark som andre kan bruke? Hvis du vil lage en rullegardinmeny med valg som skal brukes i bestemte celler (slik at de ikke kan skru den opp!), Er det lett. Uthev cellen, gå til Data-fanen og klikk på Data Validation. Velg " Liste " under "Tillat:". Skriv deretter en liste med kommaer mellom alternativene i "Kilde:" -feltet. Eller klikk på knappen ved siden av kilde-feltet og gå tilbake til det samme arket for å velge en dataserie - dette er den beste måten å håndtere store lister på. Du kan skjule disse dataene senere, de vil fortsatt fungere. Datavalidering er også en god måte å begrense inntastede data, for eksempel gi et datoperiode, og folk kan ikke oppgi noen datoer før eller etter det du angir. Du kan til og med opprette feilmeldingen de vil se.



Skjermbilde innsetting

Excel gjør det ekstremt enkelt å ta et skjermbilde av et hvilket som helst annet åpent program på skrivebordet ditt og sette det inn i et arbeidsark. Bare gå til Sett inn- fanen, velg Skjermbilde, så får du en rullegardinmeny som viser et miniatyrbilde av alle de åpne programmene. Velg en for å sette inn bildet i full størrelse. Endre størrelse på det som du ønsker.



Sett inn Excel-data i Word

For trettifem år siden var tanken på å plassere data fra Excel i Word eller PowerPoint i tankene i verdenen til Office Suites. I dag er det ingenting til det. Enten du tar dataceller eller et fullstendig grafisk diagram, kopier og lim inn i det andre programmet. Det du må være klar over er at dette er en link-and- embed prosess - hvis du endrer dataene i regnearket, endres de også i Word DOC eller PowerPoint PPT. Hvis du ikke vil ha det, lim den inn som en grafikk. Bruk Words eget Paste Special-verktøy for det. Eller, når du tar det fra Excel, gå til Hjem-fanen øverst, velg Kopier-menyen og bruk alternativet Kopier som bilde. Da kan du lime inn grafikken i et hvilket som helst program.



Bruk $ for å forhindre skift

Når du skriver en formel, refererer du celler etter deres plassering, for eksempel A1. Hvis du kopierer en formel og limer den inn i neste celle, vil Excel skifte den refererte cellen, så den vil si A2 i stedet. Bruk dollartegnet ($) for å forhindre forskyvning. Skriv inn $ A1 og klipp og lim den inn i en ny celle, for eksempel, som forhindrer et skifte i kolonnen (A); En $ 1 forhindrer skiftet i rekken (1), og $ A $ 1 forhindrer skiftendringen i hvilken som helst retning når du kopierer en formel.

Dette er praktisk når du har en enkelt celle å bruke i en hel haug med formler. Si at du vil dele alt med 100. Du kan gjøre en formel som = (A1 / 100), men det betyr at du ikke kan endre 100 enkelt over hele linjen. Sett de 100 i celle B1 og bruk = (A1 / B1) -men når du kutter og limer den ned, blir den til = (A2 / B2), deretter = (A3 / B3), osv. $ Fikser at: = (A1 / $ B $ 1) kan klippes og limes ned på rad, men referansen til $ B $ 1 endres aldri. Deretter kan du endre verdien på 100 i cellen etter behov for å eksperimentere med andre endringer.



Utfør rask analyse

Hvis du ikke vet nøyaktig hvilken info du vil bruke på data i Excel, kan du prøve hurtiganalysemenyen for å kjøre gjennom alternativer raskt. Velg dataene og klikk på Hurtiganalyse- boksen som vises nederst til høyre. Du får en meny som dukker opp med alternativer for raskt å bruke betinget formatering, lage diagrammer, håndtere totaler, vise gnister og mer.



Flotte Excel-snarveistaster

Excel har, som enhver flott programvare, mange utmerkede hurtigtaster. Her er noen av de beste.

Ctrl +; -Begynner dagens dato.

Ctrl + Shift +: -Inlegger gjeldende tid (tykktarmen er det som står i en klokke som for eksempel kl. 12.00).

Ctrl + Shift + # - Endrer formatet til en dato.

Ctrl + 5 - Bruker en gjennomgående tekst på en celle.

Ctrl + 0 - Skjuler gjeldende kolonne.

Ctrl + 9 - Skjuler gjeldende rad.

Ctrl + F6 -Bryter mellom åpne arbeidsbøker (det vil si åpne Excel-filer i forskjellige vinduer).

Ctrl + ` -Det er aksentmerket, opp med 1-tasten. Denne kombinasjonen bytter visning i arket for å vise alle formlene.

Ctrl + PageUp eller PageDown - Kjapp skift mellom arkene i den for øyeblikket åpne arbeidsboken.

F2 - Start redigering av den valgte cellen (mye raskere enn å dobbeltklikke).

Shift + F10 - Åpner høyreklikkmenyen for cellen du er i.



16 Microsoft Word-tips du trenger å lære nå

Tror du at du vet alt om Microsoft Word? Her er noen skjulte triks og tidsbesparende hacks du trenger å vite om Redmonds tekstbehandlingsapp.