Bli organisert: 3 tips for en bedre innboks i Gmail

Overbelastning via e-post kan ødelegge produktiviteten din. Når du har et ulest meldingsmerke som nummererer hundrevis eller tusenvis, slutter varslingssystemet å være effektivt. Når standardverktøyene ikke fungerer for deg, og det er på tide å vurdere å gjøre noen endringer. Hvis du er en Gmail-bruker, er det tre veldig enkle triks du kan bruke til å filtrere meldinger og gjenvinne kontrollen over innboksen. De har eksistert så lenge at knapt noen snakker om dem lenger, men de er mektige som alltid for å hjelpe deg med å rydde opp innboksen.

1. Legg til prikker i e-postadressen din

Med Gmail påvirker ikke perioder eller prikker i noens e-postadresse. For eksempel, hvis du har adressen og noen sender en melding til eller til og med, vil den nå deg like.

Hvis innboksen er rotete, kan du bruke denne til din fordel.

For eksempel kan du fortelle dine venner og familie om å sende e-post til 'johnsmith' -adressen, men fortelle bedriftsbekjente at du er 'john.smith.' På den måten kan du opprette et filter i Gmail for å skille de to typene meldinger automatisk når de ankommer.

Du trenger ikke å gjøre noe for å begynne å bruke den nye adressen (e), men du må sette opp filtre hvis du vil ha meldinger sendt til en av aliasene dine for å hoppe over innboksen og gå direkte til en annen mappe.

Sett opp et filter med disse trinnene:

1. Gå til Innstillinger fra tannhjulikonet øverst til høyre.
2. Velg filtre og blokkerte adresser.
3. Velg Opprett et nytt filter (det er nederst).
4. I feltet Til skriver du inn Gmail-adressen med periodene.
5. Velg Opprett filter.
6. På neste skjermbilde velger du hvor du vil at innkommende meldinger skal gå. Hvis du vil at innkommende meldinger for at adressen skal gå direkte inn i en angitt mappe, velger du to alternativer: a) Hopp over innboksen og b) Bruk etiketten (velg deretter etiketten du ønsker eller opprett en ny). Du må bruke begge filtre, ellers havner den nye e-posten fortsatt i innboksen.
7. Trykk på Opprett filter for å lagre endringene.
8. Til slutt, hvis du allerede har mottatt meldinger til dette aliaset, vil du kanskje legge til alternativet "Bruk også filter på samsvarende X- samtaler." Hvis du gjør det, feier du all relevant post til den nye mappen med en gang.

Neste tips ligner på denne. Det er en annen variant å lage e-postaliaser. Denne med prikkene er imidlertid subtil. Det er bra å bruke med mennesker fordi de ikke kan fortelle at du kommer til å filtrere meldinger fra dem. Den neste variasjonen om å lage aliaser er bedre å gjøre med roboter og automatiserte prosesser.

2. Filtrer automatiserte meldinger med plussignaliaser

Det andre trikset er nesten det samme som det første, men her bruker du et pluss-tegn og ord før @ -symbolet for å lage aliaser, i stedet for perioder. Hvis adressen din er, vil alle disse aliasene fungere uten at du trenger å sette opp noe spesielt i innstillingene dine:

Dette er et flott triks å bruke når du registrerer deg for en ny nettkonto eller app. Hvis du lager en konto på, for eksempel, JCrews nettsted, kan du bruke adressen som påloggingsnavn. Du drar nytte av på to måter. Først kan du automatisk filtrere all posten din fra JCrew i en egen mappe. For det andre: Hvis e-postadressen din noen gang blir lekket eller solgt, vil du kunne fortelle hvem kilden var.

Når du begynner å bruke de nye '+ ord' e-postadressene, må du huske å opprette filtre ved å følge trinnene ovenfor.

3. Tilpass innboksen med ett klikk

Det siste tipset er å tilpasse det som går inn i innboksen din med ett klikk. Hvis du ikke skal lage en hel haug mapper og filtre, er dette tipset verdt å bruke.

Hold markøren over ordet Innboks på venstre side av Gmail-kontoen din. Klikk den nedvendte trekanten for å åpne menyen. Du vil se noen få alternativer for hvordan du tilpasser innboksen:

• Misligholde
• Viktig først
• Ulest først
• Stjernen først
• Prioritet innboks (som kombinerer aspekter av viktige, uleste og stjernemerkede for å prøve å sette de mest meningsfylte meldingene foran øynene dine først).

Når du bruker et av alternativene (annet enn standard), reserverer Gmail toppen av innboksen for meldingstypen du valgte. Det gir deg også en veksling slik at du kan kollapse og utvide meldingene i de forskjellige seksjonene.

• 11 tips for å administrere e-post mer effektivt 11 tips for å administrere e-post mer effektivt
• Hvordan drepe e-post med riktig prosjektstyringsprogramvare Hvordan drepe e-post med riktig prosjektstyringsprogramvare
• Slik sikkerhetskopierer du e-postkontoen din og får tilgang til den offline. Slik sikkerhetskopierer du e-postkontoen din og får tilgang til den uten nett

Gjør det som fungerer for deg

Disse Gmail-funksjonene er spesielt nyttige for folk som ønsker å administrere innboksen bedre uten å opprette nye e-postadresser. Det er helt akseptabelt å bare opprette flere e-postadresser og bruke dem til forskjellige formål, også. Det er viktigere å gjøre det som fungerer for deg enn å følge noen foreskrevet "riktig vei." Så lenge du velger en metode du kan feste deg til, vil det hjelpe deg å opprettholde fornuft med innboksen.

Du kan selvfølgelig bestemme at Gmail ikke er noe for deg. I så fall bør du lese vår grunnlegger for hvordan du avslutter Gmail og kommer i gang med en ny leverandør.