35 Google-drivetips du ikke har råd til å gå glipp av

Rekk opp hånden hvis du husker Writely. Et firemannsfirma kalt Upstartle lanserte den eneste nettbaserte tekstbehandler i august 2005, og utnyttet den da nye nettleserteknologien kalt AJAX. Det tillot brukere å umiddelbart lagre og hente innhold generert i nettleseren, men som er lagret på serveren. Og det fungerte så bra at Google kjøpte Upstartle mindre enn et år senere. På det tidspunktet var et produkt som Writely unikt (programvaren kom ikke på en CD), og betraktet som en gamble.

Spol frem til i dag. Googles online kontorpakke med verktøy har ikke gjort annet enn å vokse og forbedre seg. Nå under paraplyen av Google Drive, finner du en filhåndterings- og lagringstjeneste samt de forskjellige nettbaserte og mobile appene. Disse inkluderer: en tekstbehandler (Docs eller Writely, alle voksne), regneark (Ark), presentasjoner (Lysbilder), tegning og skjemaer.

Det er en komplett pakke med verktøy som nå tar på seg Microsofts langt mer modne Office; Faktisk kjørte Google Drive omstridt Microsoft til å lage online versjoner av Word, Excel og PowerPoint for å jobbe med sin OneDrive lagrings- / synkroniseringstjeneste.

Bedrifter kan bruke G Suite, en versjon av Google Drive med all lagring og verktøy, pluss integrasjon av Gmail, Kalender, Nettsteder og mer under sitt eget domenenavn. Prisingen starter på $ 6 per bruker per måned for 30 GB online lagring per bruker; ideelle organisasjoner og skoler kan få det gratis.

Drive - our Editors Choice for office productivity - er et seriøst sett med verktøy for seriøst (eller morsomt) arbeid, alt helt gratis. Forbrukerne betaler bare for ekstra lagring. Men det lønner seg å vite mer enn bare det grunnleggende. Slik får du mest mulig ut av Google Drive.

Fillagring er gratis, sortert

Hver personlige Google Drive-konto - som du får hvis du har noen Google-tjeneste, for eksempel Gmail eller Google Photos - kommer med 15 gigabyte gratis lagringsplass. Du kan alltid oppgradere det via Google One, men husk: bare ikke-innfødte filer - som Microsoft-filer, PDF-filer eller bilder - spiser inn den 15 GB. Google Doc / Sheets / Slides-filer du oppretter, teller ikke med Google Disk-lagringsområdet.



Synkroniser alle filene dine

Google Drive synkroniserer på tvers av enheter, slik at du kan starte et prosjekt på PC-en og hente det på telefonen, nettbrettet eller bærbare datamaskiner. Og det fungerer med alle slags dokumenter, ikke bare originale dokumenter, ark og lysbilder. Installer Googles program for sikkerhetskopiering og synkronisering på skrivebordet for automatisk å sikkerhetskopiere filer fra datamaskinen, kameraet eller SD-kortene dine til Google Drive.

Dette er aspektet ved Google Drive som sannsynligvis vil bruke opp 15 GB gratis lagringsplass, siden det henvender seg til andre typer filer. Hvis du går tom, kan det hende du må betale for ekstra lagring gjennom Google One. Men alternativene starter på $ 1, 99 per måned (eller $ 19, 99 per år) for 100 GB. Til og med 2 TB er bare $ 10 i måneden eller $ 99.99 per år.



Samarbeid godt med andre

Navnet på spillet med Google Docs er "samarbeid." Det har ikke noe å si om du alle er på bærbare datamaskiner, nettbrett eller smarttelefoner, mer enn én person om gangen kan jobbe på et dokument - opptil 50 samtidig.

For å holde oversikt over hva vennene, familien og / eller kollegene dine har gjort, kan du se en versjonshistorikk via Fil> Versjonshistorikk> Se versjonshistorikk. (Eller klikk på Alle endringer som er lagret i Disk øverst, hvis det vises.) En liste på høyre side viser deg hvem som har oppdatert dokumentet og når; Klikk på et navn for å se hva de gjorde. Gi forskjellige versjoner forskjellige navn for å gjøre dem enklere å spore - klikk på knappen øverst til høyre for å se bare de navngitte versjonene.



Revise Like i Microsoft Word

Hva om du vil at revisjonene skal se ut som de gjør når du sporer endringer i et Microsoft Word-dokument? Docs støtter en funksjon som kalles Foreslå redigeringer. Klikk Rediger-knappen (med blyantikonet) opp med Kommentarer og del-knappene. Du får en meny som lar deg redigere, komme med forslag (med synlige sporede endringer du eller andre kan godta senere), eller se det endelige dokumentet.



Oppsøk en samarbeidspartner

Hvis du ikke kan huske navnet på dokumentet du ønsker, men du kan huske hvem som delte det med deg, klikker du på Delt med meg i venstre meny på Google Drive. Du får en liste over alle dokumentene folk har delt med deg. Hvis listen er for lang til å analysere, skriver du inn navnet på samarbeidspartneren i søkefeltet øverst.



Gjør et dokument offentlig

For å være en del av samarbeidet, må dokumentet deles. Grensen er 200 personer, men hvis mer enn 50 samarbeidspartnere prøver å redigere et dokument, kan de som kommer sent bare se endringene.

Eieren (e) av dokumentet kan stille inn hvem som har redigeringsrettigheter. Men for å unngå problemer må du gjøre et dokument offentlig. Klikk på "Del" -knappen øverst til høyre, gå til Avansert, og klikk deretter på "Endre" under "Hvem har tilgang." Velg offentlig på nettet eller noen som har lenken; Noen G Suite-kunder kan kanskje bare gjøre dokumentene sine tilgjengelig for alle i organisasjonen.

Offentlige dokumenter blir gjort tilgjengelige for søkemotorer… og Google eier også en av disse.



Angi et tilgangsnivå

Når du gjør all denne dokumentdelingen, kan du tro at alle er like. Ikke så. Det er fire nivåer av dokumenttilgang. Eiere kan gjøre hva som helst for filen - til og med å slette den - og invitere flere samarbeidspartnere. Redaktører kan selvfølgelig redigere, men bare invitere flere samarbeidspartnere hvis eieren tillater det. Seerne får se hva som skjer. Kommentatorer kan se det, pluss legge igjen kommentarer til det. Seere og kommentarer kan lage kopier av dokumenter, så ikke tenk på dokumentene som "sikre".



Kommuniser mens du samarbeider

Google Disk viser kollegene dine medarbeidere i øverste høyre hjørne. Du kan legge igjen kommentarer eller spørsmål for bestemte personer mens du jobber, men du kan også sende dem en direktemelding. Klikk på chat-boblen ved siden av kollaboratørene og skriv inn meldingen. Dette er imidlertid ikke en privat melding. Alle andre i dokumentet kan også se diskusjonen din.



Omfavn tilleggsprogrammer

Det er en rekke tilleggsprogrammer som kan utvide funksjonaliteten du allerede får gratis i Docs and Sheets. Finn eller aktiver dem ved å klikke på Tilleggsinnstillinger> Få tilleggsprogrammer når du redigerer et dokument.



Klem det ut med apper

For ikke å forveksle med tillegg, finnes det også en rekke Google Drive-apper - helt nettbaserte applikasjoner du kan koble til Google Drive. Det er litt overlapping med tilleggene - du trenger sannsynligvis ikke HelloFax-appen og tilleggsprogrammet. Men appene som finnes i Chrome Nettbutikk, gjør det enkelt å gjøre litt ekstra redigering andre steder.



Last opp via Drag and Drop

Google Drive har en stor "Ny" knapp på grensesnittet, for å lage nye filer. Det er også hvordan du laster opp en fil eller mappe. Hopp over den delen - dra filer fra Windows Utforsker eller macOS Finder rett inn i Google Disk sin liste over filer. Nederst på nettleserskjermen ser du en sky med en pil opp for å indikere at du kan gi slipp på filen du drar for å slippe den rett inn i Drive.



Raske opprettingslenker

Hvis du raskt vil opprette et nytt dokument, regneark, presentasjon eller tegning, legger du til følgende koblinger til nettleserens bokmerkefelt:

http: //doc.new- nytt Google-dokument

http: //sheets.new-nytt Google Sheet

http: // deck.new-nytt Google Slide

http: //site.new-nytt Google-nettsted

http: //form.new- nytt Google-skjema



Bruk ledsager for å starte skrivebordsvinduer

Drive Companion-utvidelsen for Google Chrome fyller et spesifikt behov: å bryte det lanserte Google Drive-dokumentet / lysbildene / arkene i popup-vinduer i nettleseren som gir utseendet til et eget program på skrivebordet. På Windows får popup-vinduer til og med et Google Drive-ikon i oppgavelinjen, slik at du enkelt kan hoppe tilbake til det. Det nye vinduet kan lanseres med et tomt dokument, eller åpne et eksisterende.



Få tilgang til stasjonsfiler frakoblet: skrivebord

Du får vanligvis tilgang til filer som er lagret på Google Drive når nettleseren din er koblet til internett. Men for de gangene Wi-Fi ikke er tilgjengelig, støtter Google Drive offline-tilgang.

Først må du installere Google Docs Offline Chrome-utvidelsen (dette fungerer bare i Googles nettleser), og deretter gå til Google Drive-innstillinger. Merk av i ruten ved siden av "Opprett, åpne og rediger de nylige Google Dokumenter, Ark og Slides-filene på denne enheten mens du er frakoblet." Dette aktiverer tjenesten, men du må velge hvilke filer du vil ha frakoblet. Naviger til drive.google.com, høyreklikk på dokumentet (e) du ønsker (trykk Shift / Ctrl eller Command for flere filer), og slå "Tilgjengelig offline" til på.



Få tilgang til stasjonsfiler frakoblet: mobil

Hvis du vil jobbe med en Google Drive-fil på smarttelefonen din, men ikke har tilgang til internett, kan du konfigurere filen slik at den er tilgjengelig offline på forhånd. Åpne en Dokumenter, Lysbilder eller Ark-fil, trykk på trepunktsmenyen ( ) øverst til høyre og slå bryteren ved siden av " Tilgjengelig offline." Neste gang du går online, synkroniser eventuelle endringer du har gjort med Google Drive.



Lagre for senere med Google Drive

Evernote er et depot online for alle digitale ting. Du kan bruke Google Drive på lignende måte. En Google Chrome-utvidelse kalt Save to Google Drive gjør det til en lek å lagre nesten alt du ser online i en mappe på Google Drive. Det er imidlertid noen advarsler. Du kan ikke lagre bare de gode tekstdelene på en side - du kan bare lagre en visning av den som en PNG-fil, hele HTML-kildekoden, eller lagre den som en Google Doc (som vil kaste formateringen av). Høyreklikk på et bilde, og du kan lagre nettopp det. Hold fast ved Evernote, OneNote eller Pocket for alvorlig informasjonssparing.



Direkte deling av dokumenter via Gmail

Hvis du bruker Gmail og Google Drive, er du heldig: du trenger aldri legge ved et dokument igjen. Det betyr at du aldri kommer til å ramme den vedleggsgrensen på 25 MB - i stedet, send opptil 10 Gigabyte filer.

Filene må først lastes opp til Google Disk-lagring. Sett inn filene i en Gmail-melding med et klikk på Google Drive-ikonet ( ) nederst på skjermbildet for e-post. Hvis filene er på harddisken din, kan du dra og slippe dem fra Last opp-fanen.



Bruk separate mobilapper for redigering

Google har tilbudt en Drive-app for iOS og Android i lang tid, men filredigeringen var en blandet veske, så Google flyttet den funksjonaliteten til separate apper for Docs (iOS, Android), Sheets (iOS, Android) og Slides (iOS), Android). Drive-appen lever videre for å gi tilgang og visning av lagrede filer; når du trenger å redigere, vil den skifte deg over til en av de andre appene, forutsatt at de er installert.



Konverter til Google Docs-format

Du kan legge til omtrent hvilken som helst fil på Google Disk for lagring, men hvordan jobber du med dem etter at de er lastet opp? Det er ganske enkelt å konvertere en fil til Google Dokumenter, Ark eller Presentasjoner. Last opp filen, og høyreklikk for å velge "Åpne med." En undermeny med valg vises med alternativer som lar deg endre for eksempel et Word-dokument til en Google Doc. Det oppretter en kopi, og lar den originale filen være intakt.

Du kan også bruke Office Editing for Docs, Sheets & Slides Chrome-utvidelsen til å redigere alle Office-dokumenter du drar inn i nettleseren. Du kan deretter lagre dem tilbake til det opprinnelige formatet, eller beholde dem i Google Drive-format for å spare plass.



Gjør alle bilder / PDF-filer til tekst

Hvis du vil at hvert element du laster opp på skrivebordet - til og med PDF-er - skal konvertere til tekst du kan redigere som en Google Doc, gå til Google Drive (ikke Dokumenter) på skrivebordet, klikk på tannhjulikonet ( ) øverst og velg Innstillinger. I popup-boksen merker du av for Konverter opplastinger. Det kan ta litt lengre tid å laste opp filer, men det er verdt det. Du ender opp med en Google Doc som har bildet satt inn, med redigerbar tekst nedenfor.



Skann med mobilappen

Én unik funksjon i Google Drive-mobilappen (ikke i separate Docs og Sheets-apper) er muligheten til å laste opp et bilde. Hvorfor ville du gjort det? Ordene på bildet skannes av Google og blir søkbar tekst. Det er flott å ta et bilde av en oppskrift, meny, lagringstider - alt du trenger å finne senere, men ikke vil skrive inn på nytt. (IOS-appen gjør imidlertid ikke teksten redigerbar med OCR - den fungerer bare fra skrivebordet eller fra Android.)



Samle data fra andre

En app i Google Drive-kollektivet som ikke får mye oppmerksomhet er Forms, men den er hendig. Tenk på det som din egen personlige SurveyMonkey. Sett opp en avstemning, undersøkelse, hva du har, og del den. Dataene som samles inn, settes inn i en regneark-ark. Skjemaer er like samarbeidsvillige å bygge som ethvert dokument. Skjemaer støtter fremdriftslinjer (for å vise respondentene hvor lang tid de må gå for å fullføre), bilder og YouTube-videoer.



Tegn inn dokumenter

Tegningene-appen i Google Drive er egentlig ikke for fotoredigering. Men det kan brukes til å piske opp litt grafikk. Hvis du trenger noe av bildekreativiteten i et dokument, har du det. I Dokumenter, Ark eller Lysbilder navigerer du til Sett inn> Tegning> + Ny - du får en skalert tilbake versjon av tegning-appen som gjør det til en lek å inkludere kunsten din. Hvis du allerede har lagret kunst du opprettet i Drive, velger du Tegning> Fra Drive fra Sett inn-menyen.



Gå i fullskjerm (to ganger)

Trenger du litt distraksjonsfri skrivetid? Velg Vis> Fullskjerm for å bli kvitt appmenyer og verktøylinjer øverst (trykk på Esc-tasten for å få dem tilbake). Trykk F11 i fullskjermmodus for å skjule nettlesermenyer også, og igjen for at de skal komme tilbake.



Forskningsrute finner mer

Når du har fått et toppgass for et prosjekt og begrenset eiendommer, er det siste du vil gjøre å forlate siden for å søke. Forskningsruten (kun tilgjengelig i Docs) kommer rundt det. Klikk Verktøy> Utforsk (eller Ctrl + Alt + Shift + I) for å få tilgang til det. Det gjør det enkelt å sette inn en fotnote-sitasjon i dokumentet som lenker til resultatene. Bruk Ctrl + Shift + Y når markøren er på et visst ord og ruten viser definisjonen. Du kan til og med bruke Utforsk-ruten for å sette inn bilder den finner.



Sett inn lenker med søk

Det er enkelt å sette inn en lenke i en Google Doc. Velg teksten, klikk på kjedeikonet eller trykk på Ctrl-K, så dukker det opp en meny der du kan lime inn URL-en. Men hvis du ikke allerede har en URL for lenken, vil Google finne en for deg, siden Google-søk er integrert. Den vil søke først etter begrepet du har fremhevet. Hvis det ikke fungerer, skriver du inn et annet spørsmål - det vil ikke endre teksten i dokumentet. Når du har funnet en lenke du liker, klikker du på den for å sette inn øyeblikkelig.



Vis hver enkelt snarvei

Omfavn tastatursnarveier, så blir du en Google Drive-gud. Bortsett fra hva er de, og hvordan finner du dem? Uansett hvilken Drive-app du er i, til og med Google Drive-siden, skriver du bare Ctrl + / så vil hurtigmenyen avsløre alle tilgjengelige tastaturalternativer.



Oversett på fly

Har du et dokument på et fremmed språk? Last opp den til Google Drive, åpne den (som en Google Doc), klikk på Verktøy> Oversett dokument. Du får et duplikatdokument på ønsket språk.

• Stemmetype i dokumenter

  Åpne en splitter ny tom Google Doc-fil for tekstbehandling på skrivebordet, og hvis datamaskinen din har en mikrofon, har du muligheten til å gjøre stemmetype. Finn det i Verktøy- menyen, eller trykk Ctrl + Shift + S. Det setter et mikrofonikon ved siden av dokumentet - klikk på det for å snakke, og det du sier vises i dokumentet. Mikrofonikonet blir rødt, og får en målsetting når den hører deg.

  Google har gjort mye for å perfeksjonere stemmegjenkjenning og diktasjon de siste årene, og dette fungerer ganske bra. Ikke bare for å skrive ned det du sier (inkludert grunnleggende tegnsetting - si "periode" når du for eksempel avslutter en setning), men også for å gjøre rettelser og formatere endringer via stemme, og navigere rundt i dokumentet uten å berøre en mus. Listen over støttede språk går også utover bare amerikansk engelsk. Det vil imidlertid sensurere forbannelsen din med stjerner - du må skrive den crap senere.



Perfekt ditt filsøk

Ser du etter en bestemt fil eller et dokument på Google Drive? Google har fått søket grep ned, så det er vanligvis enkelt. Hvis du trenger å gjøre et avansert søk, åpner du alternativene for å gjøre det med pil ned i søkefeltet. Derfra kan du søke på filtypen, eieren, hvis den er stjernemerket eller søppel, når den sist ble endret, hvem den er delt med, og mer.

Bedre ennå, bruk Natural Language Processing når du søker på Drive. Det betyr at du kan hoppe over de esoteriske søkeoperatørene og prøve noe som å "finne min salgsmøtereferat fra juli i fjor."



Fargelegg mappene dine

Det hjelper å holde mappene i orden, men noen ganger vil du bare øye på de mest brukte mappene ved, for eksempel, et fargevalg. Google Drive tilbyr en regnbue med valg. Høyreklikk på hvilken som helst mappe og velg Endre farge for å få menyen.



Få et nytt Outlook

Hvis du bruker Outlook.com eller Outlook-appen for iOS eller Android, er du ikke begrenset til å bruke Microsoft OneDrive for tilgang til sky-filer. Du kan også få dem fra Dropbox, Box, Facebook og ja, Google Drive.



Beskytt spesifikke celler

Du kan konfigurere beskyttelse av et helt regneark i et Google-ark ved å bruke Verktøy> Beskytt ark, selv om du deler arket. Imidlertid er enda mer kornet og nyttig muligheten til å beskytte bare seksjoner av data. Under Data> Beskytt ark og områder, kan du angi området celler som ingen andre enn du eller dine utvalgte kan berøre.



Finn flere skrifter

Hvis du føler at fontvalgene i Google Drive-dokumenter begrenser kreativiteten din, kan du legge til noe mer. I Font-menyen (på verktøylinjen) er det øverste valget Flere skrifter. Dialogboksen som kommer opp lar deg vise skrifter etter type som håndskrift, monospace, serif eller sans-serif; Du kan deretter sortere etter popularitet eller dato lagt til eller trending. Søk etter et spesifikt skriftsnavn. Sett deretter en sjekk ved siden av hvilken som helst font du vil ha rask tilgang til fra selve dokumentet. Skrifter er ikke dokumentspesifikke - hvis du velger en ny, er den tilgjengelig på alle Google Docs, Sheets og Slides. Alle Googles skrifter kan sees på fonts.google.com, men ikke alle er tilgjengelige for bruk på Google Drive.



Få den stasjonen organisert

Hvis du er en seriøs Google Drive-bruker, har du sannsynligvis vært inne på det lenge nok til å gjøre innholdet på Disken din til et kronglete rot. I så fall kan du sjekke ut 7 enkle trinn for å rydde opp i Google Drive.