6 Kule ting du kan gjøre med Adobe Document Cloud

Kunder av Adobe Document Cloud bruker ofte det hovedsakelig som et PDF-verktøy for å lage og redigere. Selv om Adobe absolutt forblir konge for sin PDF-standard, er Document Cloud en svært konkurransedyktig dokumenthåndteringsplattform med mange funksjoner som kan være til nytte for din organisasjon. Fra enkelt redigerbare og signerbare dokumenter til PDF-er som kan administreres på hvilken som helst enhet, til avanserte sikkerhetsfunksjoner aktivert via dataklassifisering; alt er tilgjengelig i Document Cloud.

Et av suitenes viktigste verktøy kalles Adobe Scan, en Android og iOS-app som lar brukere ta bilder via et smarttelefonkamera. Adobe la nylig Adobe Sign til sitt arsenal, et verktøy som lar brukere, dele, e-signere, godkjenne og administrere dokumenter. Under Adobe Sign-paraplyen kommer flere nye funksjoner som gjør telefonen din til et episentrum for styring av arbeidsflyt.

"Folk liker å konsumere innhold på mobil, men de ber oss også om å hjelpe dem med å lage innhold og gjøre noe nyttig med det innholdet, " sa Lisa Croft, Group Product Marketing Manager for Adobe Document Cloud. "Mobil er muligheten til å levere en moderne dokumentopplevelse."

Her er fem ting du kan gjøre med Adobe Document Cloud som du sannsynligvis ikke visste at du kunne.

1. Signer et dokument uten berøringsskjerm

Med Adobe Sign kan du sende en tekstmelding med signaturen din fra Sign-appen på smarttelefonen til den stasjonære versjonen av Document Cloud. Herfra vil du kunne få tilgang til den nyopprettede signaturen din og bruke den på hvilken som helst post eller dokument. Dette er spesielt nyttig for arbeidere som primært befinner seg på stasjonære maskiner uten berøringsfunksjonalitet.

Tenk deg for eksempel at Sam er på skrivebordet sitt, men han foretrekker å signere et dokument på sin mobile enhet. Ved å klikke på alternativet for mobil signering, blir Sam bedt om å oppgi telefonnummeret hans. Deretter blir han sendt en skiltbeskjed på mobilenheten. Han signerer, treffer "Done", og signaturen overføres til skrivebordet. "Dette er en flott måte å gi folk valg for, men det er de velger å signere, uansett hvilken enhet de er på, " sier Croft.

2. Sett et lite liv i e-postene dine

Tidligere vil du be om underskrifter fra kolleger med kjedelige, standard e-postmeldinger. Med Adobe Sign kan du nå tilpasse e-postmalen din for å inkorporere bedriftens logo, skrifter og generell pizazz. Du kan bruke bannerebilder for å bringe litt stil til signaturforespørslene dine, som markedsavdelingen vil takke deg for etter at signaturene begynner å rulle inn oftere enn vanlig.

"Et konkurransefortrinn vi har er at våre kunder fullt ut kan merke signeringsopplevelsen. Jeg kan merke den med logoen og URL-en min, " sa Croft. "Men nå kan de markedsføre deg for å snakke om nye produkter."

3. Nyt raskere ombordstigning og kundeservice

Adobes nylige integrasjoner med ServiceNow og Microsoft SharePoint legger dokumentadministrasjon, kundeservice og HR (HR) under en enkel konsoll. Med disse ekteskapene kan du legge til Adobe Sign til en hvilken som helst arbeidsflyt i ServiceNow og SharePoint, inkludert skjemaer for ny leieavtale, forretningskontrakter og svar på løste henvendelser om kundeservice.

Tidligere ville du skyve dokumentet ut til dine ansatte via en e-postmelding fra ServiceNow. De ansatte vil åpne dokumentet, signere det med Adobe og sende det tilbake til deg. Du åpner dokumentet og laster det inn i ServiceNow. I dag kan du ganske enkelt sende dokumentet til din ansatt i ServiceNow-systemet, og han eller hun vil markere seg i programvaren.

4. Skann noe, hvor som helst

Husker du hvor forferdelig å samle inn kvitteringer fra før? Du ville samle inn alle kvitteringene dine, skanne dem til en skanner, konvertere dem til PDF og deretter sende dem til finansguruene dine. I dag ble prosessen mye enklere. Med Adobe Scan kan du nå gjøre hvilket som helst kameratelefonbilde til en PDF. Ved å bruke Adobe Sensei, selskapets verktøy for kunstig intelligens (AI), er Adobe Scan i stand til å oppdage riktige bildegrenser, rette perspektiv og fjerne skygger for å gjøre tekst tydelig.

Du kan for eksempel skanne en magasinside for å trekke ut teksten, skille bilder og zoome inn på bestemte områder på siden. Når du lagrer den, lastes den automatisk opp til Document Cloud. Du kan også trekke inn et ekstra bilde eller fjerne et originalt bilde.

5. Rediger og juster skannet tekst

Kanskje viktigere er at Adobe Scan automatisk kan konvertere trykt eller skrevet tekst til digital tekst som kan velges, kopieres eller merkes via Acrobat Reader DC eller Acrobat DC. Dette betyr at du ikke trenger å bla gjennom side etter side med håndskrevne notater for å prøve å tyde hva noen andre prøvde å si. Med Adobe Scan blir notatene konvertert til tydelig og leselig tekst der du kan søke i eller kopiere og lime inn for bruk i et sekundært dokument.

"Som våre andre Adobe-tilbud er Sensei kjernen i vårt merke, " sier Croft. "Med det kan du faktisk gjøre mer med skannene dine. Du kan gjøre innholdet ditt intelligent og søkbart, og flytte det til digitale arbeidsflyter i skyen. Alt med trykt tekst eller bilder vil være et alternativ for skanning. Del det, utfør ytterligere redigering, eller du kan til og med ta det med i noen annen arbeidsflyt eller økosystem hvis du trenger å gjøre det."

6. Forbedre sikkerheten med dokumentklassifisering

Denne krever å legge Acrobat DC til Adobe Cloud-konfigurasjonen, men fordelene er vel verdt det. Med Acrobat DC aktiv, vil du få tilgang til et bredt spekter av klassifiseringsfunksjoner som vil holde dokumentene og dataene dine trygge også utenfor lokalene eller skygrensen. Du kan for eksempel legge inn sikkerhetskontroller i konfidensielle PDF-filer som krever passord eller sertifikater for å få tilgang til dokumentet. Eller du kan kreve at avsendere blir bekreftet via digital ID eller en tillatelsessjekk. Ved å bruke dataklassifisering kan du legge til slike sikkerhetstiltak som et spørsmål om policy, avhengig av hva slags dokument som blir opprettet. Administratorer kan opprette slike retningslinjer i Acrobat DC og tildele bestemte sikkerhetsfunksjoner til bestemte typer dokumenter. Når slike dokumenter opprettes i fremtiden, blir disse kontrollene automatisk implementert.

Du kan implementere lignende muligheter ved å bruke ting som Microsoft Digital Rights Management, men de krever vanligvis at man kombinerer flere løsninger fra forskjellige leverandører. Det er ikke bare enklere å få alt sammen som en del av Adobe Document Cloud, det hjelper deg med å sikre at slike avanserte funksjoner vil fungere med et minimum av oppstyr.