Bli organisert: 7 enkle trinn for å rydde opp i Google Drive

Akkurat som alle andre steder der du oppbevarer tingene dine, kan Google Drive bli rotete. Du lager en fil eller to, importerer et par dokumenter fra Gmail, godtar en delt mappe, og før du vet ordet av det, er hele stedet en katastrofe.

Du kan organisere filer på Google Drive ved å legge dem i mapper og bruke andre verktøy, både konseptuelle og faktiske, for å sikre at du alltid kan finne det du trenger. Disse tipsene og rådene vil vise deg hvordan du organiserer filer i Google Drive, og de bør også fungere bra hvis du bruker Google Drive for Work.

1. Angi standardvisning

Du kan se filer og mapper i Google Drive på en rekke forskjellige måter. For eksempel kan du vise alt i en liste eller rutenettvisning, samt stille linjeavstand til å være behagelig, koselig eller kompakt. Bestem hvordan du vil se på Google Drive ved å leke med innstillingene til du er fornøyd. Jeg liker listevisning med behagelig avstand, så det er det du vil se i de fleste skjermdumpene her.

Ikke overse venstresiden. Mange mennesker fokuserer på midten av skjermen når de ser på Google Drive. Når det gjelder organisering av mapper og filer, må du imidlertid sørge for at venstre skinne. Du kan enkelt se mapper og undermapper og reservere midten av skjermen for innholdet i hvilken mappe du velger å vise.

2. Lag et skjelett med mapper

Lag et skjelett av mapper for deg selv ved å bruke hvilken struktur og navn som fungerer best for deg. Hvordan organiserer du filene og mappene dine i andre apper? Hva kommer i tankene når du tenker på et eller annet dokument du trenger? Den beste måten å finne ut hvordan du konfigurerer mappene dine, er å svare på de to spørsmålene.

For mange mennesker er det som først kommer opp i tankene innholdet i arbeidet deres, så de bruker tematiske navn som Project X eller School Work for mapper. Personlig holder jeg meg til datoer. Når jeg trenger å finne en fil, det være seg å skrive eller et bilde, tenker jeg alltid på når jeg opprettet den. Som et resultat bruker jeg datoer tungt i mappen og filnavnkonvensjonene mine. For eksempel har jeg mapper for 2019, 2018, 2017, og så videre. Jeg bruker også tall som tilsvarer år og måneder. For eksempel betyr 1906 året 2019 og den sjette måneden, eller juni. Når jeg ser på en mappe som begynner med noen tall, vet jeg nøyaktig hva de betyr, og det hjelper meg å finne filene jeg trenger raskt.

Jeg har sett noen på nettet anbefale at du legger til en emoji i mappenavnene dine for å gi deg flere visuelle signaler. Ikke! Emoji konverterer ikke alltid til andre formater bra, så når du prøver å opprette en delt lenke til en mappe eller eksportere den, kan bildene ødelegge den.

3. Lag undermapper

Undermapper er en organisatorisk fallfall. Lag dem og bruk dem! De hjelper deg med å sortere og klassifisere filene dine i mindre og mer spesifikke grupper.

Hvis du har opprettet mapper, men sitter fast og prøver å finne ut hvilke undermapper du skal lage, trenger du kanskje ikke dem enda. Du kan også lage en mappe kalt DONE eller OLD slik at når arbeidet er fullført eller en mappe er ute av bruk, kan du dra og slippe den der inne.

4. Bruk farge

Farger er en flott visuell signal, og Google Drive lar deg legge til tilpassede farger i mappene dine. Høyreklikk på hvilken som helst mappe, enten fra sidefeltet eller hovedvinduet, og velg Endre farge. Velg deretter fargen du ønsker.

Et triks som jeg bruker er å gjøre mine aktive mapper grønne. Noen ganger har jeg mapper eller undermapper som sitter uvirksomme en stund, men en eller to mapper blant dem er fremdeles i bruk. Jeg fremhever de aktive mappene i grønt og lar de andre grå. På den måten, når jeg vil hoppe rett inn i arbeidet mitt, har jeg et grønt lys som leder meg mot mappen som inneholder verkene mine som pågår.

5. Legg til stjerner i ofte brukte filer og mapper

Med Google Drive kan du legge til en stjerne til filer og mapper. Du gjør det på samme måte som du legger til en farge: høyreklikk på filen eller mappen og velg Legg til i stjerne.

Jeg anbefaler å legge en stjerne til ofte brukte filer. På den måten kan du trekke en liste over alle materialene du får tilgang til regelmessig, uansett hvor de er i Drive, ved å klikke på Stjernemarkedet i venstre skinne.

6. Flytt viktige 'delte med meg'-filer

Ta en titt på overskriften i venstre skinne som heter Shared With Me. Klikk på den, og det kan vises et rot av filer og mapper. Ikke bekymre deg for mye om dem. Hvis det er noe viktig i den mengden ting, er det tre nyttige ting du kan gjøre med dem:

Legg til en stjerne. Å legge en stjerne til en fil som har blitt delt med deg, gjør det samme som å legge en stjerne til en av dine egne filer. Det får den til å vises i listen over Stjernemerket innhold.

Lagre på Disk / flytt til en mappe. Et annet alternativ er å legge filen til Google Drive og legge den i en mappe. Du kan høyreklikke på filen og velge Flytt til. I vinduet som vises, navigerer du deretter til mappen der du vil beholde denne filen. Et annet alternativ som gjør det samme er å velge elementet du vil lagre og deretter klikke på Google Drive-ikonet øverst til høyre på skjermen. Du har da en mulighet til å flytte den til mappen du ønsker. Uansett lager du effektivt en snarvei til den delte filen fra det nye stedet du velger. Filen er fortsatt delt med alle og hører fortsatt til den opprinnelige eieren.

Lag en kopi. Hvis du lager en kopi av en fil som ble delt med deg, blir den nye kopien din. Og det er bare det, en kopi. Den er ikke lenger koblet til den delte filen, og de samme personene har ikke nødvendigvis tillatelse til å få tilgang til den lenger.

• Google Drive Google Drive
• 35 Google Drive-tips du ikke har råd til å savne 35 Google Drive-tips du ikke har råd til å savne
• Bli organisert: Slik slår du på lesemottak i Gmail Bli organisert: Slik slår du på lesemottak i Gmail

7. dump søppel

Når du fjerner en fil eller mappe fra Google Drive, går den i søpla, og den blir liggende der til du tar ut søpla. Jo lengre du lar søppel bygge seg opp, jo mindre sannsynlig er det at du har full tro på at alt i det skal bli fullstendig ødelagt, og så vil du henge på søpla enda lenger. Gjør deg selv en tjeneste og tøm søpla av og til. Det vil bidra til å holde Google Drive-lagringsplassen din på et nøyaktig nivå, og det vil hjelpe din fornuft når du prøver å holde en organisert konto.