7 trinn for å forenkle sikkerhetskopi av virksomheten

En gang i tid var sikkerhetskopiering av dataene et mareritt selv for IT-fagfolk. Dusinvis av forskjellige båndstasjoner som hadde hver sin formateringsstandard, krevde ofte også forskjellige sikkerhetskopieringsprogrammer både på enheten som er sikkerhetskopiert og båndstasjonens server. Du måtte til og med sende et bånd til et sted utenfor stedet hver uke for å være kompatibel i mange tilfeller. Alt dette er imidlertid med ankomsten av smartere backup-programvare levert av skytjenesteleverandører.

I denne modellen må alt IT-sjefen din gjøre for å sikre at hver målenhet eller disk har en Internett-tilkobling. Etter det er planlegging og testing en gang fra en sentral konsoll, og hver enhet kan laste ned den nødvendige klientprogramvaren over nettet. Du kan til og med automatisere den oppgaven på flere forskjellige måter. Så hvorfor blir backup fortsatt så ofte oversett av små til mellomstore bedrifter (SMB)?

For å bli effektivt sikkerhetskopiert, dessverre, krever mer enn å registrere deg hos en enkelt leverandør, og det betyr at det er en komplisert prosess som de fleste bedriftsledere liker å håpe at de aldri trenger. En øyeblikkelig kandidat for bakbrenneren. Noe som er problematisk, siden effektive sikkerhetskopier av data har mer bruk nå enn noen gang. Jada, det er fremdeles den katastrofale naturlige forekomsten, som en storm som ødelegger kontoret ditt, eller det ubehagelige scenariet, som en tyv som stjeler kritiske enheter fra hovedkontoret ditt. I begge tilfeller kan det å ha tidligere versjoner av bedrifts-, kunde- og ansattdata bety forskjellen mellom en mindre forsinkelse og et stort sammenbrudd.

I tillegg kan sikkerhetskopiering av dataene dine få sikkerhetskopi og drift etter at endepunktbeskyttelsesprogramvaren har bestemt at det har skjedd et brudd. Og viss malware krever til og med en god sikkerhetskopi for å beseire. Ransomware er det beste eksemplet. Denne typen skadelig programvare holder dataene dine som gisler; noen ganger bare enheten den smitter, men mer og mer har denne programvaren blitt smart nok til å infisere nettverket ditt og holde hele organisasjonens datafangere. Å ha en veldig aktuell sikkerhetskopi av alt som ligger utenfor nettstedet med effektiv sikkerhet kan bidra til å gjøre beseiringen av ransomware enkelt; Faktisk legger flere leverandører av data-sikkerhetskopiering nye funksjoner i programvaren sin spesielt for å adressere trusler om ransomware. Med en kombinasjon av sikkerhetsprogramvare og vanlige sikkerhetskopieringer, vil du kunne oppdage trusler når de oppstår, bortvise dem fra nettverket og deretter sette nettverket tilbake til den nyeste og sikreste tilstanden.

Datacastle President og CEO Ron Faith hjalp til med å snakke oss gjennom syv måter du kan forenkle sikkerhetskopier av data på, og hvordan det vil bidra til å forbedre virksomheten din, uavhengig av bedriftens størrelse.

1. Automatiser sikkerhetskopier

Du ønsker ikke å måtte sikkerhetskopiere dataene dine manuelt hver gang det er bekymret. Du vil være proaktiv og stille automatiske sikkerhetskopier til å skje på en konstant og tilbakevendende basis. Uansett når det skjer en katastrofe, vet du at det sitter en sikkerhetskopi der og venter på deg. Derimot betyr manuell sikkerhetskopiering av data at du er avhengig av din egen flid eller flid av en ansatt (noen som kan bli syke eller forlate selskapet). Hvis en dag, uke eller måned med sikkerhetskopier går glipp av, kan du være i alvorlige problemer hvis og når en katastrofe rammer.

"Du vil ha en sentralt styrt politikk som er automatisk, " sa Faith. "Du vil ha det løpende i bakgrunnen. Hvis du er avhengig av at ansatte og sluttbrukere er kompatible, kommer du til å være i samsvar."

Flere selskaper, inkludert både programvareleverandører for data-sikkerhetskopiering samt byggesystemer av operativsystemer som Microsoft med {ZIFFARTICLE id = "338257"}} Windows 10 , inkluderer intelligente sikkerhetskopieringsmuligheter i programvaren deres, som ikke bare holder sikkerhetskopier ofte, men også administrerer målenhetens båndbreddebruk på en intelligent måte, slik at backupstrømmene ikke tetter nettverket ditt.

2. Se etter integrasjoner

Hvis du vil diversifisere hvor du lagrer dine sikkerhetskopier av data, må du se etter to eller tre solide leverandører. Når du utfører dette søket, må du være sikker på at du velger leverandører som integrerer seg med konkurrentene og med de forskjellige applikasjonene du bruker for å drive virksomhet. På denne måten, hvis du trenger å migrere biter og deler av dataene dine fra Vendor X og biter og brikker fra en app, vil du kunne skyve informasjonen inn i Vendor Zs plattform uten å måtte skrive ny kode midt i en katastrofescenario.

"Du vil ha integrering med det administrative nivået til selskapet, " sa Faith. "Hvis du bruker Active Directory og har en enkelt påloggingsinfrastruktur, er det viktig å ha løsningen din integrert i disse tingene slik at du kan ha en jevn oversikt over forskjellige sluttpunkter og servere."

Et eksempel her kan være forskjellen mellom en alt-i-ett-sikkerhetskopiløsning fra en leverandør som Acronis versus en kombinasjonsstil-løsning som bruker backup-programvare fra en leverandør, men bruker offentlig skyinfrastruktur som mål, for eksempel en virtuell S3-lagringsbøtte som kjører Amazon Web Services (AWS). I dette scenariet ønsker du å sørge for ikke bare at tredjeparts backup-leverandør integreres med AWS, men også at dataene du lagrer i Acronis enten kan få tilgang til dataene på AWS eller bruke dem som et alternativt mål.

3. Lag flere kopier i flere regioner

Det er viktig å lage kopier av dataene dine i flere regioner; Dette gjelder spesielt for selskaper som opererer på tvers av geografier. Hvis for eksempel ditt New York-baserte selskap har kontorer i Storbritannia og Spania, bør du sannsynligvis ha flere kopier av dataene dine lagret i New York, Storbritannia og i Spania. Denne prosessen beskytter mot stedsbaserte katastrofer så vel som filkatastrofer. Så hvis New York og Spania ikke får tilgang til firmadataene dine, vil Storbritannia ha tilgang til filene. Hvis en av Storbritannias filer med en tilfeldighet ble ødelagt, vil du fortsatt ha en ekstra kopi eller to lagret der også.

For små bedrifter gjelder den samme logikken. Selv om du kanskje bare har ett sted, kan du fremdeles lagre flere versjoner av data-sikkerhetskopiene, og du kan fremdeles diversifisere hvor og hvordan dataene lagres. De fleste data-backup-apper har innstillinger som lar deg automatisere sikkerhetskopien av dataene dine til flere steder, så det er ofte bare et spørsmål om å peke og klikke.

"Det er her vi er sterke talsmenn for å gå til de offentlige skyene som Microsoft Azure som har innebygde evner som kan hjelpe deg på disse områdene, " sa Faith. "Du vil ha overflødige sikkerhetskopier. Du vil også være oppmerksom på lokale datarestriksjoner. Forsikre deg om at du samarbeider med en leverandør som kan ha dataene dine tilgjengelige hvor som helst og kompatible, avhengig av region og bransje."

4. Gå for Public Cloud

Hvis du ikke prøver å komme for dypt inn i ugresset om hvordan du administrerer dataene dine, vil du velge en offentlig skytjeneste som AWS eller Rackspace Managed Cloud. Skyen er billigere enn å lagre filer lokalt, men det er også mye enklere å bruke, spesielt hvis du jobber med andres infrastruktur.

Med offentlig skyinfrastruktur er alt du trenger å bekymre deg for å administrere dashbordene som leverandører som Microsoft og Amazon tilbyr. De vil håndtere den lokale administrasjonen, maskinvareproblemer og problemer med datagjenoppretting IT-personalet ditt må håndtere hvis et problem skulle oppstå på stedet. Hvis du velger å gå med en hybrid eller en privat sky, vil du ende opp med å administrere dashbordet ditt, så vel som visse aspekter av skyen og lokal infrastruktur; mens dette kan være nødvendig i noen tilfeller, kan det også være mer sammensatt enn det trenger å være, så sørg for å sette deg ned med IT-staben for å bestemme dine faktiske behov.

5. Ikke ignorere datasikkerhet

Det kan virke rart å bekymre deg for datasikkerhet, siden sikkerhetskopier er en stor del av den ligningen, men i skytjenestemodellen snakker vi om å lagre bedriftens mest verdifulle informasjon på andres infrastruktur. Så hva er det som skjer med dataene etter at du har sikkerhetskopiert dem og bare sitter der i fred og venter til det trengs?

Svaret du leter etter fra leverandørene av sikkerhetskopier og skyinfrastruktur er at den er godt beskyttet på flere nivåer. Først og fremst vil du ha den kryptert. Det vil sikkert bli kryptert mens det overføres via SSL eller et virtuelt privat nettverk (VPN), men kryptering av "data i ro" er det du leter etter på toppen av det. Du vil også sørge for at uansett hvilken leverandør du bruker for programvare eller lagring forstår og er i samsvar med alle lovgivningsmessige krav som påvirker din virksomhet. HIPAA og GDPR er to åpenbare eksempler, men det er bokstavelig talt flere titalls avhengig av bransjen din. Spørr leverandørene dine, og finn ut hvordan de adresserer disse spørsmålene før du kjøper. Amazon er et eksempel på fortreffelighet her med et nettsted som er viet til annet enn å detaljere alle dens overholdelsesevner.

Til slutt, for de som lagrer data på offentlig infrastruktur, vil du også bekrefte leverandørens dataprivasjonsfunksjoner. I offentlig infrastruktur lagres data fra flere kunder på den samme maskinvaren i det som kalles "multi-tenant" -arkitekturer, noe som betyr at dataene dine er klemt sammen med gigabyte data fra andre kunder, men for deg virker det som om alt er dedikert til dataene dine. Det er som det skal være, men sørg for at leverandøren støtter personvernfunksjoner for data, noe som betyr sterke tilgangskontroller og muligheten for deg som kunde å kontrollere hvor data lagres i deres datasentre.

6. Bruk Analytics til å finne sikkerhetskopier

Selv om sikkerhetskopiering og gjenoppretting en gang var tenkt som en prosess som ble brukt for å rette opp tap av data etter en katastrofe, lar dagens programvare disse systemene tilby mer komplekse og proaktive tjenester. Hvis firmaet ditt for eksempel blir bedt om å levere data til juridiske myndigheter, kan du bruke en data-sikkerhetskopi og verktøy for forretningsanalyse for å finne de nøyaktige dataene som trengs. Deretter kan du presentere informasjonen mens selskapet ditt er i gang, i stedet for å slå av hele virksomheten og overlate fysiske servere, bærbare datamaskiner og smarttelefoner mens en undersøkelse skjer.

"I dag er mye av det du får med tanke på analyse, server for server, node for node eller endepunkt etter endepunkt, " sa Faith. "Men det er mer interessant informasjon du kan hente fra avansert analyse og smart dataoppdagelse. For selskaper som er i bransjer med mye tilsyn, når du får en e-funningsforespørsel eller et lovlig krav, kan du svare på de raskt og enkelt med avansert analyse."

7. Gi det en virvel

Til slutt, sørg for å teste sikkerhetskopiene regelmessig. Sett-og-glem er en felle som mange SMB-er faller i når det gjelder sikkerhetskopiering. De fleste sikkerhetskopieringsapper er nesten fullstendig automatiserte, så det er lett å glemme at de jobber, spesielt når det meste av dette arbeidet sannsynligvis skjer etter timer. Imidlertid er det veldig viktig å ta 30 minutter nå og da og sørge for at (a) dataene du trenger å ha sikkerhetskopi faktisk blir lagret, og (b), like viktig, at du faktisk kan gjenopprette dataene innen tidsrammen du forventer.

Bare fordi sikkerhetskopiloggene dine indikerer at sikkerhetskopien ble utført på X-dato på Y-tid, betyr ikke nødvendigvis at alt er i orden. Overføring til skyen kan ha vært flekkete eller ødelagt, eller kanskje filene du lagret på en eller annen måte ble ødelagte. Det er ikke noe du vil oppdage den dagen du faktisk trenger for å få tilgang til sikkerhetskopifilene dine. Så det er bare å ta noen minutter og gjenopprette noen få filer fra den nyeste sikkerhetskopien nå og da, slik at du vet at alt fungerer.

De fleste hardcore IT-fagfolk vil rådgi en månedlig eller ukentlig test av sikkerhetskopieringsprosessen, men det kommer fra folk som jobber med IT. Hvis du har en IT-ansatt i bedriften din, er det for all del sannsynligvis å teste månedlig den beste balansen mellom datasikkerhet og overbelastning av IT-arbeidsmengden. Men hvis du er en liten bedriftseier uten IT-ansatte ombord, kan du spille litt løsere med sikkerhetskopieringstestplanen din, men en gang i kvartalet bør være ditt minimum.