Ademero innholdssentral vurdering og vurdering

Ademero Content Central (som begynner på $ 35 per bruker per måned) har en lojal følge i det overfylte og komplekse dokumenthåndteringsmarkedet (DM). Det er priset for å ha et bredt spekter av tilpasningsalternativer og arbeidsflytløsninger for å dekke de fleste virksomheters behov. Men Ademero Content Central brukergrensesnitt (UI) er ikke så polert som det noen konkurrenter tilbyr. Av alle DM-verktøyene vi testet, fant vi ut at de får verdi ved tilstedeværelsen av metadatafelt, så se etter dem når du velger et produkt i denne klassen.

Å samle disse metadataene og deretter bruke dem til å forbedre virksomheten din, er hvor Ademero Content Central ligger. Selv med denne muligheten henger imidlertid Ademero Content Central etter våre Editors 'Choice-vinnere Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online når det gjelder priser og delings- og lagringsalternativer.

Lokal arkitektur, skybasert følelse

Selv i dagens tidsalder med SaaS-løsninger (Software-as-a-Service) er det ikke uvanlig å finne forretningssystemer designet for lokale bedriftsservere, spesielt ikke når det gjelder DM-systemer, inkludert ikke bare Ademero Content Central, men også Computhink Contentverse. Det er fordi mange bedrifter har en eller flere gamle filservere i dataskapene sine som ofte inneholder en enorm mengde filer samlet over flere år. Å oppdage, merke og organisere slike filbutikker er der DM-systemer utmerker seg og utgjør ofte mye av avkastningen på investeringen (ROI).

Ademero Content Central følger en kjent standard med tanke på arkitektur, ved å bruke Microsofts Internet Information Services (IIS) og SQL Server for å være vert for Ademero Content Central-applikasjonen og databasen back end. Begge disse kontorverktøyene er kjent for mange bedrifts IT-fagfolk, men de ber kanskje mye av deltidsadministratoren som mange små til mellomstore bedrifter (SMB) bruker, som kanskje ikke har brukt dem før - et potensielt viktig poeng å faktorere i før du tar noen kjøpsbeslutning. Mer i tråd med hva dagens SMB-er forventer, gjør selskapet også Ademero Content Central tilgjengelig som en hostet løsning, og eliminerer behovet for mye IT-kompetanse på kundesiden.

Selv om Ademero Content Centrals primære arkitektur er old-school, er brukerens nettportal mer i tråd med skybaserte apper som brukerne blir mer komfortable å bruke. Flat farger; store, berøringsvennlige knapper; og et modulært instrumentpanel er bare noen få av hovedfunksjonene i standard Content Central UI. Ademero Content Central åpner også for tilpassede temaer som samsvarer med bedriftskulturen eller merkevarebyggingen.

Konfigurere kataloger

For å hjelpe med å fremme fokus på prosesser bruker Ademero Content Central konseptet kataloger for å håndtere toppnivåstrukturen for dokumentlagring. Kataloger organiserer også viktige administrative komponenter som tillatelser, godkjenningsprosesser og arbeidsflyter, dokumenttyper og tilpassede felt, samt oppbevaringspolicyer. Alt dette betyr at effektiv katalogstyring er et kritisk element for riktig konfigurering av Ademero Content Central.

Kataloger inneholder dokumenttyper, som hver kan konfigureres med sine egne felt. Globale felt som gjelder alle kataloger og dokumenttyper, kan også administreres i admin-kontrollpanelet. Begge felttypene støtter en rekke konfigurasjonsalternativer, inkludert feltype, format, verdilistealternativer, til og med å trekke en liste over gyldige alternativer fra en ekstern datakilde. Feltverdier kan også utnyttes for å lage en mappestruktur og for å håndtere filnavn for forskjellige dokumenttyper.

Pakker er en annen type data som brukes av Ademero Content Central, og som består av flere dokumenter med en delt nøkkelfeltverdi (tenk kontraktnummer eller ansatt-ID). Pakkemaler kan konfigureres slik at de krever visse dokumenttyper, og kan be en bruker om å gi de nødvendige dokumentene for å fullføre en pakke.

Zonal anerkjennelse er en av de kulere funksjonene som tilbys av Ademero Content Central. Si at organisasjonen din har et standarddokument for innkjøp eller medarbeidere ombord, zonal anerkjennelse kan brukes til å definere områder (soner) i det dokumenttypen og fylle feltverdier basert på optisk karaktergjenkjenning (OCR) eller en strekkodeverdi. Soner defineres ved å spesifisere plasseringen av området fra øverste venstre hjørne av siden, samt høyden og bredden på området. Flere soner kan enkelt defineres for en bestemt dokumenttype for å fange flere datapunkter.

Ademero Content Central arbeidsflytbygger er ikke så intuitiv som noen av de andre systemene jeg har gjennomgått, spesielt Microsoft SharePoint eller Fluix, men det er like kraftig. Arbeidsflyter initieres ved hjelp av triggerhendelser, som kan være alt fra et dokument av en bestemt type som blir fanget til et felt som samsvarer med en bestemt verdi. Arbeidsflythandlinger definerer hvilke trinn som skal tas i de utløste dokumentene, inkludert å endre prioritet eller status, kopiere til en mappe, sende en e-post eller til og med utføre et eksternt program. Til slutt kan arbeidsflytregler brukes til å gifte deg med utløsere og handlinger, og gi deg fleksibilitet til å utføre en eller flere handlinger basert på en eller flere utløsere, til og med slik at du kan bestemme om en utløser utfører handlingene, eller om alle utløser først må være oppfylt. Denne modulære tilnærmingen til arbeidsflyt gjør det mulig å bruke de forskjellige komponentene på nytt etter behov for å effektivisere forretningsprosessene.

Kunnskap er makt

Som med alle databaser, er et av de vanskeligste aspektene ved å implementere en DM-løsning å skaffe så mye data du kan uten å gjøre innsamlingsprosessen for kjedelig for brukerne. I mange tilfeller har ikke brukerne forståelse for hvorfor informasjonen du samler på lange former, for eksempel, er av verdi for bedriften. Resultatet av en dokumentfangstprosess med tung brukerkostnader av denne typen kan ofte være brukere som fyller felt med søppeldata som vil avvikle mer skade enn godt.

For å hjelpe deg i denne prosessen, gir Ademero Content Central deg forskjellige fangstmetoder som kan effektivisere prosessen og kutte ned trinnene for å få dokumenter til Ademero Content Central. Du får også den nødvendige informasjonen som er nødvendig for å sikre forretningskritiske funksjoner som søk, godkjenninger, arbeidsflyter og retningslinjer for filoppbevaring. Du kan legge til dokumenter i Ademero Content Central gjennom nettleserbaserte opplastinger, overvåkede mapper eller inkorporere QCards via e-postlytting.

QCards, som ligner på forsider, genereres fra Ademero Content Central, og inkluderer strekkoder for å identifisere dokumenttypen som opprettes, samt nøkkeldata som forhåndsbestemmes av brukeren. I scenarier der administratorer krever ytterligere informasjon, blir nye dokumenter lagt til i en kodingskø, som lar brukerne raskt identifisere dokumenter som trenger ytterligere informasjon. Ademero tilbyr også CapturePoint-klientprogramvare, som gir noen seriøse muligheter for å fange dokumenter i bulk. Det inkluderer tilrettelegging for bruk av OCR for å fylle ut viktige felt, spesielt nyttig når du skanner flere dokumenter med samme format.

Verktøyene for å effektivisere bruken av viktige datafelt med dokumentene dine stopper ikke når du har lastet dokumentene dine i Ademero Content Central. Selskapet erkjenner at det kan være verdi å bruke dokumentmetadataene samlet i Ademero Content Central til andre formål utenfor DM-løsningen din. For dette formål tilbyr Ademero Content Central integrasjon med Intuit QuickBooks-betalinger og arbeidsdag, slik at du kan synkronisere data som er bosatt i Ademero Content Central ut til disse andre forretningssystemene. Du har også muligheten til å lage eksportmaler fra dataene dine, slik at du kan utføre dataeksport som passer til de samme parametrene med jevne mellomrom.

Ademero Content Central lar deg opprettholde en full versjonshistorikk, som inkluderer redigeringer, godkjenninger og eiendomsoppdateringer. Du kan når som helst få tilgang til eldre versjoner av dokumenter. I tillegg tilbyr selskapet kontekstuell hjelpedokumentasjon og 24-timers live-chat support.

Priser

Ademero Content Central har nylig forenklet priser, uten mer pr-modul-priser eller nivåer. Bedrifter som bruker den hostede versjonen av Ademero Content Central, kan forvente å betale $ 35 per måned per bruker med tilgjengelige volumrabatter. De som velger den lokale løsningen ser på en forhåndskostnad på $ 500 per bruker for en evigvarende lisens. Funksjonene er stort sett sammenlignbare mellom de to alternativene, selv om arkitekturvalget ditt kan tilføre kompleksitet når det gjelder nettverks- og lagringsalternativer.

Ademero Content Central, som er en solid konkurrent på DM-plassen, har nok funksjoner til å gjøre det til et levedyktig alternativ for de fleste selskaper og noen kraftige funksjoner som kan gjøre det perfekt for andre. Hvis funksjoner som zonal anerkjennelse eller integrasjonsalternativene med Intuit QuickBooks Payments og Workday kan ha en positiv innvirkning på virksomheten din, bør du se nærmere på Ademero Content Central.