Innholdsfortegnelse:
Video: How Adobe Document Cloud can help you achieve a paperless office (Oktober 2024)
Lagring og tilgang til digitale dokumenter er noe du sjelden tenker på hvis selskapet gjør dokumenthåndtering på riktig måte. Aktiviteter som dokumentoppretting, redigering, deling og samarbeid kan være så enkle som å logge på, klikke på og komme i gang. Unødvendig klumpete eller stive dokumenthåndteringssystemer kan imidlertid gjøre livet til helvete for folk som skal inn og ut av filer i løpet av dagen.
, Jeg skal sammenligne to av de mest populære dokumenthåndteringssystemene: Adobe Document Cloud og Zoho Docs. Selv om begge systemene deler flere likheter enn forskjeller, overgår det ene det andre i flere viktige kategorier.
1. Priser og planer
Du kan abonnere på Adobe Standard Document Cloud for så lite som $ 12.99 per måned med et års langt abonnement, eller du kan betale $ 22.99 per måned for den månedlige planen. Denne planen gir deg muligheten til å lage PDF-filer og eksportere til Microsoft Word, Microsoft Excel og Microsoft PowerPoint. Du kan også redigere tekst og bilder i PDF-filer du har opprettet, og du kan signere skjemaer digitalt. Pro-planen koster $ 14.99 per måned for et år langt abonnement eller $ 24.99 per måned for en månedlig plan. Det gir muligheten til å sette inn lyd- og videofiler i PDF-filer og redigere skannede dokumenter. Du kan også bruke denne planen til å gjøre skannede papirdokumenter om til redigerbare PDF-filer, og sammenligne to versjoner av en PDF-fil for å tyde forskjeller. Du vil også kunne redigere tekst og organisere sider på en iPad, og du kan endre rekkefølgen, slette eller rotere sider på en iPhone. Alle Adobe-abonnementene gir deg tilgang til 20 GB lagringsplass.
Zoho Docs tilbyr en 15-dagers gratis prøveversjon pluss en gratis plan for opptil 25 brukere (som inkluderer 5 GB lagringsplass per bruker). Den gratis planen inkluderer også ubegrenset deling av filer og mapper, synkronisering på skrivebordet, redigeringsverktøy, brukeradministrasjon og versjonshistorikk. Standardplanen koster $ 5 per bruker per måned med opptil 50 GB per bruker. Dette inkluderer funksjoner som passordbeskyttede dokumenter og rollebasert tilgang. Premium-planen koster $ 8 per bruker per måned for opptil 100 GB per bruker. Med denne planen vil du kunne sende dokumenter direkte til en Zoho-konto, gjenopprette slettede dokumenter og overføre fileierskap til en annen bruker.
Begge kontotyper kan legge til 10 GB ekstra lagringsplass for $ 3. Zoho tilbyr 20 prosent rabatt på alle betalte planer hvis du betaler årlig. Takket være det lavere prispunktet, gratis prøveversjon, gratis plan og overlegen lagringskapasitet, går kanten i priskategorien til Zoho. Kanten: Zoho.
2. Oppretting og redigering av dokument
Zoho Docs-brukere kan opprette og redigere dokumenter, spore endringer, legge til digitale signaturer og få tilgang til en rekke avanserte redigeringsverktøy. Du kan også tilordne oppgaver og sende påminnelser til teammedlemmer som har tilgang til filen. Du kan lage makroer, fargerike diagrammer og pivottabeller, og du kan eksportere dokumenter, regneark og presentasjoner til Google Drive, PDF-format og Windows. Du kan også redigere filer offline; endringer blir synkronisert når du er tilbake online.
En kul funksjon som mangler fra Adobe er muligheten til å redigere et dokument samtidig med kollegene. Zoho Docs-appen lar deg få tilgang til, opprette og redigere filer mens du er på farten. Du kan se alle mappene dine, sortere dem etter navn eller dato og søke i filer. Som jeg tidligere har nevnt, fordi Adobe er så avhengig av PDF-filer, er det en grense for hva du kan gjøre på mobile operativsystemer (OS); dette er ikke tilfelle med Zohos plattform.
Adobe er mye flinkere til å lagre og automatisk fylle ut informasjon for senere bruk enn Zoho er. Adobes funksjon "Fill & Sign" lar deg for eksempel lagre ofte brukte felt, inkludert navn, adresse, e-post og telefonnummer. Det er også et mye bedre verktøy når det gjelder signering og forespørsel om underskrifter fra folk. Advokatfirmaer, finansinstitusjoner og folk som er avhengige av PDF-format, vil sette pris på hvor enkelt det er å legge inn og lagre informasjon, og å få andre til å gjennomgå og signere. Imidlertid er dokumentoppretting og redigering i Adobe ikke på linje med Zoho. Kanten: Zoho.
3. Hva mangler?
Vi vil gjerne se Zoho legge til chatbasert støtte i Docs-verktøyet. Dette er noe som Adobe har som gjør det utrolig enkelt å veilede deg gjennom noen av de mer utfordrende elementene i dokumentopprettelsesprosessen.
Adobe mangler derimot elementer som gruppearbeid, delte mapper og muligheten til å gjøre endringer offline. Det krever også at du konverterer lagrede filer til PDF-format, som er en enorm hodepine for alle som trenger å konvertere til andre formater (spesielt for personer som bruker Microsoft Excel-formler, som ikke overføres til PDF-format). Kanten: Zoho.
Bunnlinjen
Selv om Adobes dokumenthåndteringsverktøy er utmerket, spesielt for folk som hovedsakelig jobber i PDF-format, mangler det samarbeidsfunksjoner. I tillegg har den ikke den robuste filkompatibiliteten du trenger for å jobbe med mennesker utenfor organisasjonen din. Motsatt gir Zoho rik dokumentredigering, en utmerket blanding av samarbeid og filbarhet, og du kan få arbeid gjort på mobile OSer. Koble sammen disse funksjonene med en lavere prislapp og mer lagringskapasitet, og du har fått et bedre dokumenthåndteringssystem rundt deg. Vinner: Zoho.
