Ta med din egen sky: det du trenger å vite i dag

Etter hvert som forbrukere blir mer kjent med enheter og programvare som tradisjonelt er forbeholdt arbeidsplassen, må IT etablere beste praksis og strenge regler for å opprettholde effektiv og sikker ansattes drift. MDM-programvare for mobile enheter eksisterer for å hjelpe IT med å overvåke og administrere hvordan ansatte bruker personlige smarttelefoner og nettbrett for fjernarbeid. Ingen magiske verktøy kan imidlertid hjelpe IT med å kontrollere hvordan ansatte bruker Software-as-a-Service (SaaS) -produkter på arbeidsplassen.

For eksempel er skylagrings- og fildelingsverktøy som Box og Dropbox og dokumentopprettingsverktøy som Google Docs og Microsoft Word lett tilgjengelige skyverktøy som folk tar med seg til arbeidsplassen hver dag. Hvordan selskapet ditt velger å håndtere disse forskjellige verktøyene, avhenger av hva det er du prøver å oppnå. Du kan A) begrense bruken av programvare som ikke stemmer overens med bedriftens filosofi eller B) la ansatte velge sine egne skyprodukter basert på sine egne preferanser og erfaring.

Det siste fenomenet, som har blitt kalt Bring-Your-Own-Cloud (BYOC), fører med seg et spesifikt sett med utfordringer. Jeg snakket med Shyam Oza, senior produktmarkedsføringssjef i AvePoint, et spesialfirma for sky migrasjon, om hvordan selskaper kan forberede seg på å implementere sin egen BYOC-policy.

Utfordring 1: Datasikkerhet

"Fra et bredt perspektiv kan BYOC være en velsignelse og en forbannelse, " sa Oza. "Box, Dropbox og OneDrive kan være gode for å dele et register med familien og laste opp filer og bilder. Men det som bekymrer store organisasjoner er at det er like enkelt å dra og slippe noe som sensitiv åndsverk og forhåndsutgivelse av innhold."

Med virksomhetsinnkjøpt programvare kan selskaper stramme inn begrensningene og overvåke bruken. Organisasjoner kan kreve multifaktorautentisering (MFA), datakryptering, komplekse passord, vannmerke-dokumenter og til og med fjern datatørking. Når de brukes uten IT-tilsyn, begrenser imidlertid disse verktøyene selskapets mulighet til å kontrollere hvor innholdet går. Du mister også synligheten til hva som skjer med innholdet når det forlater brannmuren, og hvordan det kan ivaretas når det er lastet opp til en ansattes skykonto.

Løsning: "IT må integreres direkte med en bransje, " sa Oza. "De trenger å være foran virksomheten og evangelisere teknologien de foretrekker… og forhåpentligvis prøve å gjøre seg opp på en standard."

Hvis for eksempel 80 prosent av selskapet bruker Dropbox og 20 prosent av selskapet bruker en annen lagrings- og delingsplattform, bør selskapet tilby lunsj og læring som oppfordrer mindretallet til å konvertere til det foretrukne flertallssystemet. "Med mindre du er villig til å gi et bestemt verktøy (i så fall du faktisk ikke praktiserer BYOC), må du sette inn verdiforslaget til bedriftens foretrukne verktøy, " sa Oza. "Det er ikke som du kan gå inn i noens terning og si 'Du må bruke dette verktøyet.' Du må forklare dem at det er enklere å bruke eller spørre dem hva smertene de har, slik at du kan nærme deg det fra et problemløsende perspektiv i stedet for å være en diktator."

På slutten av dagen vet IT at det er et akseptabelt risikonivå for alle ansatte-tilgjengelige data. Bærbare datamaskiner mangler. Telefoner blir stjålet. Men hvis du kan konvertere så mange mennesker som mulig til ditt foretrukne system, kan du holde mindretallet lykkelig ved ikke å fjerne BYOC-policyen din helt.

Utfordring 2: Samarbeid

Med hundrevis eller tusenvis av mennesker på tvers av virksomheten din som bruker flere plattformer for online samarbeid, er det helt sikkert et scenario der behovet for å få tilgang til data raskt blir viktigere enn de ansattes foretrukne programvare. Tenk på det: West Coast-salgsteamet ditt vil overføre en fil til East Coast-markedsføringsteamet. Siden begge lagene er på forskjellige fildelingssystemer, før noen kan få tilgang til filen, må noen opprette en ny konto og deretter lære å navigere i et nytt system når du er på farten.

Hva med det fryktede kundemøtet? Hva skjer når en ansatt lager en presentasjon, har en nødsituasjon og ikke kan delta? Du kan komme til å slutte med noen andre som ikke er kjent med presentasjonsformatet klønete prøver å få tilgang til og presentere filen, alt mens klienten stirrer ned på klokken.

Løsning: "Et av hovedspørsmålene er at IT holder utenfor mye av arbeidsstrømmen, " sa Oza. "IT kan ikke bare vente på at folk skal klage. IT trenger å forstå forståelsesprosessen for forretningsprosessen og arbeidsflyten for å sette seg inn i midten for å prøve å overbevise de ansatte om å bruke de samme verktøyene, eller gjøre dem oppmerksom på de potensielle problemene de kan komme over."

Hvis ansatte er klar over å passe på problemer før de oppstår, kan de angi passende beredskaper for å sikre at driften aldri lider. Så hvis du vet at to av dine potensielle presentatører bruker forskjellige presentasjonsverktøy, kan IT trene begge presentatørene i begge verktøyene før det store kundemøtet. Uansett hva som skjer, vil presentasjonen gå av stabelen.

"Her i Avepoint prøvde vi desperat å oppmuntre salgsteamet vårt til å oppdatere innhold til OneDrive for Business i stedet for å sende e-post eller legge til Dropbox, " forklarte Oza. "Hver gang vi fikk en e-post som hadde vedlegg, ville vi svare tilbake med et bilde som sa 'Last opp dette til SharePoint, eller kattungen får det.'… Noen uker senere begynte vi å få e-postmeldinger som sa 'Se, jeg delte via SharePoint. ' Det var en morsom måte å løse et problem på."

Utfordring 3: Integrering

De fleste problemene jeg diskuterte i utfordringer 1 og 2, er spesifikke for mindre selskaper uten noen fast IT-policy. I litt større selskaper med virksomhet på tvers av flere kontorer og regioner er det imidlertid mulig at IT fungerer i siloer i stedet for som et globalt team. I så fall vil du oppdage at flere versjoner av forretningsprogramvare som kundeforholdsadministrasjon (CRM) og kostnadsstyring blir brukt, enten fordi noen foretrekker et bestemt system eller fordi regionkontorene aldri kom sammen for å bestemme seg for ett verktøy. Dette er et enormt tema som til slutt kanskje må utbedres av noen på C-nivået, muligens ved å styrke selskapet til å velge ett system.

Imidlertid, hvis selskapet ditt ønsker å gi bestemte kontorer og til og med avdelinger frihet til å velge hvilket system de foretrekker (eller du vil ha verktøy som kobles til annen type programvare designet for spesifikke ansattoppgaver), er det måter å sikre at dataene dine ikke gjør. ' t bli tåket.

Løsning: "IT må ta beslutninger for å investere i teknologileverandører som er åpne og villige til å koble seg til… Løsningene du bør være på listen, er de med de mest robuste kontaktene, " sa Oza.

Dette inkluderer plukksystemer med åpne applikasjonsprogrammeringsgrensesnitt (APIer) som gjør det mulig for utviklerne dine å lage kontakter som ikke organisk eksisterer mellom to programvarestykker. Hvis du ikke har utviklere på staben, bør du se etter verktøy som tilbyr mest integrasjoner med den gamle programvaren din. For den saks skyld, se etter integrasjoner med all programvare de ansatte har bestemt seg for å bruke på egen hånd.