Kan facebook arbeidsplass drepe kontor e-post?

En ny bølge med online samarbeidsprogramvare truer med å redusere (om ikke eliminere) e-postkommunikasjon på kontoret dramatisk. Produkter som Slack, Microsoft Teams og Facebook Workplace lar bedriftsbrukere chatte via tekst- og videokonferanse, sende GIF-filer og emoji, og til og med dele filer - alt uten å forlate komforten i en nettleser eller lokal applikasjon.

Hvis du ikke er kjent med denne formen for samarbeidsprogramvare, kan du sjekke artikkelen vår om forskjellen mellom Slack og Microsoft Teams. I den finner du en rekke av de beste funksjonene som er tilgjengelige på begge disse bransjeledende plattformene, så vel som hver plattforms unike særtrekk., vil vi se nærmere på fire funksjoner i Facebook Workplace, en spennende ny forretningssamarbeidssuite, og undersøke hvorfor den kan erstatte mest e-postkontor. For de av dere som aldri har brukt Facebook Workplace (og det har vi heller ikke), må du ikke bekymre deg: Workplace ser ut til å være nesten identisk med Facebook du bruker i ditt personlige liv. Faktisk, hvis bedriften tar i bruk programvaren, vil du sannsynligvis finne deg selv oversvømmet av en lignende strøm av baby- og kattefoto. Det er det som ser ut til å være så perfekt med verktøyet (og Microsoft Teams and Slack): det kopierer et verktøy du bruker i ditt daglige liv, men det gir bedriften din kontroll og autoritet til å lede samtaler tilbake til jobb.

Vi vil også undersøke om Workplace (og som standard Microsoft Teams og Slack) noen gang kunne erstatte e-post for ekstern kommunikasjon. Spoilervarsel: Sannsynligvis ikke (i det minste ikke ennå).

1. Grupper

E-post er enkel nok til å bruke, men samtaler kan bli overveldende, spesielt når for mange brukere er på en tråd. Når det gjelder e-posttråder, bør du tenke på hvor ofte flere personer svarer på den samme e-posten samtidig, svar til en person i stedet for hele tråden, eller svar til alle i stedet for den tiltenkte mottakeren.

Med Facebook Workplace kan du bruke verktøyets Groups-funksjon for å samle relevante ansatte i en enkelt tråd der de fritt kan chatte med hverandre i et offentlig forum, legge ved store filer for de arbeidstakerne som ønsker tilgang, og til og med søke etter gamle tråder slik du vil søke i e-postboksen din etter gamle samtaler.

Med Workplace kan du til og med opprette grupper i flere selskaper som lar deg samarbeide med andre Workplace-team. Dette er spesielt nyttig for reklameteam som jobber med eksterne kunder og for eksempel serviceteam som jobber med hvithanskekontoer.

2. Nyhetsfeed

Vi vet alle hvor lett det er å gå glipp av en e-post over hele selskapet. Enten er vi for opptatt, eller så har vi det travelt, og vi bestemmer oss for å åpne meldingen senere, og så skjer det aldri senere. Med Workplace får de ansatte umiddelbart en News Feed som presenterer dagens viktigste historier. Ikke bare vil administrerende direktørs melding utløse en varsling når den blir lagt ut, men den vil sannsynligvis leve øverst på strømmen din, og du vil kunne se alles svar på meldingen. Dette er en mye mer gjennomsiktig, mye mer brukervennlig måte å legge ut, lese og svare på meldinger.

I tillegg tillegges mer viktige innlegg større vekt enn mindre betydningsfulle innlegg, noe som betyr at det automatisk er større sannsynlighet for å se hva du trenger å se. Med e-post tillegges hver melding like vekt til du legger vekt på meldingens betydning.

Hater hva du ser på arbeidsplassen? Slutt å følge tråden eller slett innlegget. Begge alternativene er bedre enn å sende en melding om hele selskapet som sier: "Fjern meg fra den forbannede e-posttråden."

3. Direkte kringkasting

Vi har alle sett livevideoer fra store medieselskaper som The New York Times , NBC, og selvfølgelig PCMag, men du kan også sende direkte direkte på Facebook Workplace. Dette er en fin funksjon som er nyttig for seriøs virksomhet så vel som gruppebindingsaktiviteter. Snakker administrerende direktør på en konferanse? Send hovedmenyen live til alle som ikke kunne delta. Tar PR-teamet ditt Ice Bucket Challenge? Bli med dem fra en sikker, varm avstand ved å se livevideoen.

Ingen e-postplattform kommer til å gi deg det nivået av funksjonalitet og umiddelbarhet. Med e-post må du spille inn videoen, lagre den på skrivebordet eller strømmetjenesten og dele den via massemailmelding med alle i selskapet. Dette er en langsom, trestegs, tidlig 2000-talls måte å dele innhold med kollegene.

4. Ingen søppelpost

Uansett hvor strenge firmaets e-postfilter er, vil du utvilsomt bli oversvømmet av spam. På den annen side er Facebook Workplace et lukket samfunn som bare registrerte ansatte og samarbeidspartnere kan få tilgang til. Jada, du ser kanskje for mange minner og politiske lenker på Workplace, men i det minste kan du offentlig skamme kollegaen for denne praksisen. Med spam fortsetter meldingene å komme inn i innboksen uansett hvor høyt du skriker.

En dose av virkelighet

La oss være ærlige: E-post går ikke noe sted. Samarbeidsapper kommer aldri til å drepe e-post for ekstern kommunikasjon. IT-teamet ditt vil ikke kunne ombord alle utenfor selskapet som ber om tilgang til din interne gruppe for å sende deg en direkte melding. Det er ikke mulig, forsvarlig eller kostnadseffektivt (Facebook Workplace begynner på $ 3 per bruker).

Hvis folk var mer tilbøyelige til å bruke telefoner enn de er, ville kanskje en kombinasjon av samarbeidsapp for intern melding og taleanrop for ekstern kommunikasjon gjøre susen. Dessverre er det ingen som ønsker å svare på hver eneste samtale som kommer over pulten deres. Folk hater også å logge seg på telefonsvarer. Det er mye lettere å overvåke e-postmeldinger og bare svare på meldingene du velger å svare på.

For markedskommunikasjon er ikke noe medium like enkelt eller kostnadseffektivt som e-post. Tenk på hvor irritert du ville blitt hvis hver kommersiell e-postmelding som gikk til innboksen din i stedet ble levert via telefonsamtale eller tekstmelding. Gud forby. Heldigvis er e-post fortsatt den perfekte plattformen for eksterne kommunikatører å sende pitches, tilby kuponger og spørre hvordan de best kan tjene deg.

Imidlertid er det bare et spørsmål om tid før en av produsentene av samarbeidsplattformer skaper en sømløs måte for utenforstående å nå brukere uten å forstyrre det indre plattformens økosystem. Hvis du for eksempel kunne motta en chat-melding på Workplace uten at IT trenger å gi Workplace-tilgang til avsenderen (samtidig som du opprettholder sikkerheten til systemet og uten å gi utenforstående tilgang til noen av plattformens interne tråder eller grupper), så vil jeg ser ingen grunn til at e-post ikke kunne utryddes fullstendig. Hvis du har noen ide om hvordan du løser disse problemene, så send meg en melding (på plattformen du velger).

Facebook nektet å kommentere denne historien.