Computhink innholds gjennomgang og vurdering

Mange av dokumentstyringssystemene vi har gjennomgått, som en stor andel av IT-systemene som helhet, gjør overgangen fra lokale, klient-serverapplikasjoner til skyleverte, Software-as-a-Service (SaaS) -apper. I de fleste tilfeller gir dette fordeler både for kunden og leverandøren. Hånd i hånd med denne skyovergangen er en bevegelse mot mer forenklet brukergrensesnitt (UI) rettet mot en generasjon oppdratt med Apple iPads.

Computhink Contentverse (som begynner på $ 15 per bruker per måned for Professional-planen) koster disse trendene, og velger i stedet for en klient-server-arkitektur i enten et lokalt eller vertskapsmiljø. Det er nær en SaaS-app, men ikke helt den samme tingen. Selv om noen av designelementene som brukes i brukergrensesnittet vil være kjent for Windows 10-brukere, for eksempel verktøybåndet fra Microsoft Office øverst på skjermen, er et adjektiv du ikke kan bruke for å beskrive det "enkelt. " Med disse idiosynkrasier som tynger det, selv om det tilbyr noen kraftige dokumenthåndteringsfunksjoner i bedriftsnivå, fant vi at det henger godt etter våre Editors 'Choice-vinnere Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online.

Et vell av foretaksfunksjoner

Det er liten tvil om at Computhink Contentverse er rettet mot bedrifter som ønsker å bringe konsistens og etterlevelse i dokumenthåndteringsprosessen. Computhink Contentverse tilbyr muligheten til å lage en mappeorientert organisasjonsstruktur ved å bruke en metafor for skap / skuff / mappe. Dette brukes til å håndtere sikkerhet og administrere dokumenttyper på en slik måte at filmetadata må fylles på riktig måte. Denne filmetadata, kjent i Computhink Contentverse som "indeksfelt", hjelper til med å beskrive dokumentet, dets formål eller eierinformasjon, og drive mer avanserte funksjoner som for eksempel filbevaring, søk og arbeidsflyt. En viktig merknad for IT-administratorer: Mange av de mer komplekse bedriftsfunksjonene er konfigurert ved å bruke en egen admin-app, for eksempel konfigurering av dokumenttyper, brukere, oppbevaringspolicyer og mer.

Oppbevaringspolitikk er et stort krav for selskaper som driver virksomhet i tettstig tunge virksomheter. Å forhindre tap av kritiske forretningsdokumenter er en avgjørende funksjon for IT-butikker som ønsker å opprettholde overholdelse og begrense juridisk eksponering. Computhink Contentverse tilbyr et verktøy for å administrere oppbevaringspolicyer gjennom administrasjonskonsollen. Dette innebærer å konfigurere en relevant mappe, dokumenttype, tilstand og handling. Disse betingelsesbaserte retningslinjene lar deg merke filer som møter en bestemt regel som skrivebeskyttet, for å forhindre modifisering eller for å håndheve arkivering eller sletting etter en bestemt tidsperiode. Eventuelt kan du sende en e-postvarsling før handlingen utføres. Hver policy gjelder for en enkelt mappe og kan bare ha en handling, noe som gjør styring av dem ganske ineffektive. Ideelt sett kan du bruke flere betingelser og handlinger på en enkelt policy, og deretter håndheve denne politikken globalt eller på tvers av flere mapper; dette er noe vi håper å se i fremtidige utgaver.

En annen dokumenthåndteringsfunksjon som de fleste selskaper ønsker å implementere er arbeidsflyt, noe Microsoft SharePoint gjør godt sammen med den mindre kjente spilleren Ademero Content Central. Når den blir implementert på riktig måte, kan en arbeidsflyt for dokumentstyring forbedre effektiviteten og etterlevelsen gjennom automatisering, utløst på indeksfelt eller mapper. Arbeidsflyter er litt mer komplekse å konfigurere enn oppbevaringspolicyer, men Computhink Contentverse gir en arbeidsflytkonfigurasjonsmodul i admin-appen. Fra og med en startnode, som utløses på et nytt dokument i en mappe, en indeksverdi blir satt, eller hvis en bruker manuelt velger arbeidsflyten, kan dokumenter håndteres på riktig måte basert på hvilke kriterier IT-administratoren har valgt. Arbeidsflyter kan være så enkle som å dirigere dokumentet til en enkelt bruker for godkjenning, eller komplekse nok til å håndtere betingede beslutninger og ruting til flere signatører for lagvis godkjenning.

Å ha muligheten til å redigere et dokument, blokkere sensitiv informasjon, er et annet populært krav for mange virksomheter som trenger å kontrollere hvilken informasjon som blir gjort tilgjengelig for forskjellige brukere, kunder, samarbeidspartnere og andre klassifiseringer. Redaksjoner av dokumenter i Computhink Contentverse administreres av bruker, og involverer å bruke dokumentnotatverktøyene for å velge dokumentinnholdet som skal skjules. Den redigerte versjonen av et dokument kan vises av brukere med passende tillatelser, mens bare brukere med redigeringspassordet kan se dokumentet i sin helhet.

Mappetillatelser er en administratorfunksjon som ikke er i admin-appen. Brukere (forutsatt at de har riktige tillatelser) kan administrere tillatelser i mappestrukturen Computhink Contentverse. Denne prosessen innebærer å velge en gruppe eller bruker, og bruke tillatelser som oppretting, redigering og deling av dokumenter (via e-post, utskrift, etc.). Mappetillatelser kan konfigureres til å arve fra overordnede mapper, noe som muliggjør effektiv anvendelse av tillatelser.

I tillegg til løsninger for overholdelse og dokumentkontroll, er mange bedrifter på jakt etter alternativer for å effektivisere dokumentdeling og samarbeid. Computhink Contentverse gir ikke mye verdi på dette området, hovedsakelig fordi de primære delingsmetodene er via e-post, faks eller utskrift av en papirkopi av et dokument.

Brukergrensesnittet trenger arbeid

Poenglinjen: Vi er ikke fans av brukergrensesnittet som tilbys av Computhink Contentverse, og vi har en liste over grunner til det. De tilpassede panelene har sine bruksområder, men halvparten av tiden er de ganske enkelt bortkastet plass, ettersom de faktisk ikke viser noen informasjon før et dokument er valgt eller redigert. Det er også ganske vanskelig å finne knappen for å utføre en bestemt funksjon. En av hovedårsakene til at Microsoft implementerte båndgrensesnittet for bånd var å gi et sentralt (kontekstsensitivt) område for verktøy. En stor prosentandel av funksjonene i Computhink Contentverse er bare tilgjengelige gjennom kontekst- eller høyreklikkmenyen. Mens kontekstmenyen er et kraftig verktøy i seg selv, er det ineffektivt og vanskelig å lære dette som den primære navigasjonsmetoden.

Ironisk nok, med tanke på Computhinks forkjærlighet for Microsoft UI-standarden, er en perfekt kontrast til Computhink Contentverse UI Editors 'Choice-vinner Microsoft SharePoint Online. Lenge malignert for over-the-top kompleksitet og mangel på brukervennlighet, la Microsoft noe seriøst arbeid i å lindre smerten ved å komme i gang med dokumentstyringssystemet sitt. Kraftbrukere og administratorer har fremdeles muligheten til å bruke avanserte funksjoner, men de er skikkelig lagd bak et design som inneholder de vanligste verktøyene brukere trenger og søker å gjøre det å jobbe med bedriftsdokumenter enklere, ikke vanskeligere. Computhink har litt arbeid å gjøre for å etterligne disse mulighetene med Computhink Contentverse.

Samlet sett er Computhink Contentverse-funksjonssettet konkurransedyktig med de beste dokumenthåndteringsløsningene vi har gjennomgått, utenom dokumentdelings- og samarbeidsfunksjonene, som er en betydelig utelatelse. Hvis det er nok for deg, må du vite at profesjonell nivå av Computhink Contentverse koster $ 15 per bruker per måned i en hostet konfigurasjon, selv om den er litt begrenset til funksjoner. Enterprise-versjonen (som er den vi testet) inkluderer ting som merknader og tilbaketrekninger, og mer støtte for utdataformater, og den vil gi deg $ 33 per bruker per måned. Hvis du velger arkitektur på stedet eller hybrid distribusjon, må du kontakte selskapet for prisinformasjon.

Dessverre er brukergrensesnittet alvorlig feil og bør vurderes med tanke på kostnadene på grunn av tapt effektivitet eller til og med opplæringskrav sammenlignet med bedre designet tilbud som Microsoft SharePoint Online og Ascensio System OnlyOffice. Med mindre du kan komme forbi mangelen på ekte dokumentdeling og brukerne dine kan håndtere et mindre enn intuitivt brukergrensesnitt, vil de fleste ønske seg å unngå Computhink Contentverse til selskapet gjenoppretter frontend.