Docuware sky gjennomgang og vurdering

Så langt dokumenthåndteringssystemene går, har DocuWare Cloud lenge vært ansett som en sterk utfordrer på plassen, helt siden Microsoft Windows 3.0-dagene da dokumenthåndtering ble en ting. DocuWare Cloud er priset til $ 300 per måned for en instans som er størrelse for en liten bedrift med opptil fire brukere og 20 GB lagringsplass. Plattformen har et sterkt bedriftsfunksjonssett, inkludert utmerkede dokumentimport og formerhåndteringsfunksjoner. Selv om det er en bransjeveteran, mangler den integrerings- og delingsfunksjonaliteten som finnes i våre Editors 'Choice-vinnere Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online, men det er et solid tilbud som fortsatt er verdt å vurdere.

Det grunnleggende

På samme måte som Adobe Document Cloud Standard, faller DocuWare Cloud firkantet i bedriftskategorien for dokumentstyringssystemer med bjeller og fløyter til overs. Imidlertid toner det linjen med brukergrensesnittet (UI), og gir brukerne verktøyene de trenger for å utføre vanlige oppgaver, mens de mer avanserte alternativene fjernes for strømbrukere eller administratorer. Den primære visningen de fleste brukere ser med DocuWare Cloud er delt inn i to kjernevisninger. En navigasjonsrute på venstre side gir deg tilgang til innboksen, dokumentsøk, lister som er tilgjengelige for deg og oppgaver. På høyre side er det flere alternativer som tilbyr en dokumentvisning sammen med kommentarverktøy. Når et dokument er valgt, gir den venstre ruten deg også muligheten til å redigere indeksfelt, enten for hånd eller ved å klikke på tekst i dokumentet, og automatisk fylle indeksfeltet.

Lister er den viktigste dokumentbeholderen som er synlig for brukere, og er definert av administratoren. Listevisningen gir et nyttig alternativ for brukere å opprette en snarvei direkte til listen uten å måtte dekonstruere URL-en. Lister viser ikke bare tilgjengelige dokumenter i den aktuelle beholderen, men lar deg også se, eksportere og dele indeksfeltene til disse dokumentene i form av en CSV-fil.

Den venstre navigasjonsruten tilbyr et par interessante alternativer for å knytte dokumenter sammen: stift og klipp. Både stift og klipp kombinerer dokumenter for bruk senere, og er reversible. Stiftfunksjonen gjelder bare for PDF-filer, og vil enten kombinere flere PDF-filer i en enkelt PDF, eller bryte et flersidig PDF-dokument til enkeltsider. Utklipp gjør det mulig å koble flere dokumenttyper mens du fremdeles opprettholder distinkte dokumenter.

Importerer dokumenter

Det er flere alternativer for å hente dokumenter inn i DocuWare Cloud, på tvers av et bredt spekter av bruksscenarier. Dokumenter kan importeres via webklienten, eller DocuWare Cloud Scan App kan installeres for å skanne dokumenter direkte inn i DocuWare Cloud. Alternativt kan administratorer konfigurere tilpassede skriverdrivere slik at brukere kan effektivisere noen importoppgaver, for eksempel indeksering og skjemahåndtering. Administratorer har også muligheten til å konfigurere en FTP-mappe slik at dokumenter umiddelbart lagres i et bestemt område i DocuWare Cloud, noe som muliggjør flere scenarier som masseopplasting, programmatisk eller planlagt import, eller integrasjon med tredjeparts programvare.

Et annet område som DocuWare Cloud utmerker seg i, er optisk karaktergjenkjenning (OCR). De fleste dokumentstyringssystemer støtter OCR, men muligheten til å tilpasse motoren er en funksjon som ikke ofte blir sett. DocuWare Cloud lar administratorer optimalisere OCR-motoren for ytelse eller nøyaktighet basert på nåværende forretningsbehov. OCR-motoren kan også læres, omtrent som en stavekontrollordbok, og laste opp lister med ord som ofte kan brukes i virksomheten din for å optimalisere OCR-prosessen.

Skjemahåndtering

DocuWare Cloud gjør en god jobb med å aktivere elektroniske skjemaer for enten intern bruk eller for kundevendte scenarier. Prosessen begynner med at en administrator oppretter en formmal ved hjelp av skjemadesignerverktøy. Det er to formtyper i DocuWare Cloud. Nettformer er ganske grunnleggende, da sluttproduktet ser på utseendet og malen til malen designet av administratoren. Sammenslåtte skjemaer tar derimot dataene som er samlet inn gjennom skjemamalen, og legg deretter over dataene på et eksisterende dokument basert på administratorens preferanser. Begge formtypene brukes også til å fylle indeksfelt, og kan også brukes til andre datarelaterte oppgaver og integrasjoner.

Ved hjelp av DocuWare Cloud-formdesigner kan du dra ulike elementer på skjemaet og raskt plassere dem der du vil. Du kan merke felt og merke dem etter behov, og du kan raskt plassere instruksjoner der du trenger dem. Sammenslåing av skjemaer krever at utdatamalen blir lastet opp, felt fra skjemamalen som skal integreres i utdatamalen, og de grunnleggende tekstformateringsalternativene som skal konfigureres for hvert felt. Begge formtypene resulterer til slutt i at den nylig befolkede formen blir plassert i dokumentlageret du velger, samt at indeksfelt fylles med skjemadata eller statiske verdier. Til slutt kan du konfigurere tillatelser under denne prosessen, og la individuelle brukere administrere eller bruke skjemaet. Du har også muligheten til å offentliggjøre skjemaer, slik at eksterne brukere kan fylle ut og sende inn skjemaer.

Administrative funksjoner

Enterprise administratorer vil være svært DocuWare Cloud sikkerhetsfunksjoner. Tillatelser kan konfigureres på flere nivåer, men i likhet med Dokmee er det mest utbredt i arkivskap. Disse kan inneholde flere dialoger, som er elementer som lar brukere få tilgang til eller lagre dokumenter. Listedialogener er spørringsbaserte dokumentsamlinger som er konfigurert ved hjelp av en grafisk redigerer eller ved hjelp av en SQL-setning. Lagringsdialogbokser brukes til å identifisere indeksfeltene som brukes når et dokument legges i lagring, mens resultatlistedialogbokser spesifiserer feltene som brukes for dokumentlistevisningen og redigeringsformene for indeksfelt. Til slutt blir mapper i dialogboksen brukt til å identifisere mappestrukturen som brukes til lagring og navigering av dokumenter. Mappestrukturen er bygget ved å plassere indeksfelt eller statiske verdier på forskjellige mappenivåer for å bygge hierarkiet etter din smak.

For administratorer som ønsker å gjøre livet enklere for brukerne sine, tilbyr DocuWare Cloud også litt hjelp. To eksempler er å håndheve indeksfeltalternativer og automatisere forretningsprosesser. Felt for forskjellige dokumenttyper kan konfigureres til å bruke verdilister for oppslag og validering, enten fra en statisk liste, en generert fra data i DocuWare Cloud, eller til og med verdier fra en ekstern datakilde. Dokumentforhold kan defineres, enten i et enkelt skap eller mellom to skap, ved å sammenligne nøkkelfelt.

Vurder kostnadene

En ulempe med DocuWare Cloud er dens noe fabelaktige priser. I motsetning til det meste av konkurransen, må du kontakte selskapet for nøyaktig pris fordi DocuWare Cloud er priset til forekomststørrelse snarere enn per bruker. Som nevnt tidligere, vil en DocuWare Cloud-instans som er størrelse for en liten bedrift, med opptil fire brukere og 20 GB lagringsplass, tjene 300 dollar per måned. En større forekomst som støtter 40 brukere og 100 GB lagring, koster nærmere $ 1500 per måned. Uansett bruker- og lagringsbehov, vil du kontakte DocuWare Cloud-teamet for å diskutere virksomhetens behov og hvordan disse vil påvirke den månedlige prisen.

Som en helhet tilbyr DocuWare Cloud nok funksjoner til å gjøre det til et lokkende alternativ på dokumentstyringsområdet. Mulighetene rundt elektroniske skjemaer er spesielt nyttige for mange virksomheter, og flere av de administrative funksjonene er også overbevisende. Selv om det henger litt bak redaktørenes valg Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online når det gjelder integrasjoner og brukervennlighet, er ikke etterslepet så mye. På grunn av dette er DocuWare Cloud fortsatt et dokumentstyringsalternativ som er verdt å undersøke.