Fluix gjennomgang og vurdering

Fluix (som begynner på $ 20 per bruker per måned for Starter-planen) er et dokumentstyringsverktøy (DM) som er kjent for å effektivisere roteoppgaver rundt bedriftsdokumenter, forbedre effektiviteten i arbeidsstyrken og muliggjøre samsvar med forretningsprosesser og juridiske krav. Selv om den tilbyr en web-app, er dette begrenset i funksjoner og funksjonalitet sammenlignet med iPad-appen, som tilbyr hele funksjonssettet. Det er imidlertid ingen Android-versjon, som kan være et konfliktpunkt for organisasjoner som ikke har fokus på Apple iPad. Mens fokuset på Fluix er på dokumentoppgaver som utfylling av skjema, ruting, godkjenninger og signaturer, støtter Fluix også dokumentlagring med rollebaserte tillatelser samt tilkoblinger til flere leverandører av skylagring eller eksisterende lagring på stedet gjennom standardprotokoller. Imidlertid holder mangler i enhetsalternativer og til og med grunnleggende samarbeidsfunksjoner det bak redaktørens Choice-vinnere Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online i vår DM-programvareomtale.

Komme i gang med Fluix

For å utnytte Fluix fullt ut er det noen grunnleggende administrasjonsoppgaver du vil utføre tidlig i prosessen. Brukere kan legges til én om gangen eller ved å importere en CSV-fil. Integrasjon med Microsofts Active Directory (AD) tilbys bare med enterprise service plan, men kunder som velger å ikke gå med enterprise-nivået, bør ikke gå glipp av funksjonen for mye. For de som ikke trenger tilkobling til et bedrifts-AD-miljø, er det neste logiske trinnet etter å ha opprettet brukerne dine å opprette grupper. Fluix bruker grupper for å håndtere arbeidsflytoppgaver, samt gi mer granularitet over noen konfigurasjonselementer, inkludert arbeidsflyt og mobilapp-oppførsel samt delingsalternativer.

Den mest komplekse konfigurasjonsprosessen du finner i Fluix, som med de fleste dokumentstyringssystemer, vil bygge arbeidsflytene dine. En stor del av å lage en arbeidsflyt i ethvert system innebærer å forstå og definere forretningsprosessene som arbeidsflyten støtter. Når denne definisjonen er på plass, kan du begynne å lage regler. Gitt Fluix 'vekt på Apple iPad, hvis prosessen din ikke involverer den enheten, er det best å bestemme deg for om den kan eller ikke, og deretter om den skal. Hvis svaret på begge er ja, kan du fortsette med Fluix.

For å hjelpe deg med arbeidsflyter lar Fluix deg lage regler som henter dokumenter fra forskjellige mapper i Fluix-skylagringen din, så vel som alt eksternt lagringsplass din virksomhet bruker. For å gjøre det enklere utvider Fluix direkte støtte til en rekke populære tredjeparts skylagringsplattformer, inkludert Dropbox Business, Google Drive for Work og Microsoft OneDrive for Business, så vel som annen vert lagring, så lenge den er tilgjengelig med enten File Transfer Protocol (FTP) eller Webdav-protokollene. Fleksibiliteten i å nå ut til skybasert lagring eller lokale ressurser er en spesielt nyttig funksjon og gir Fluix mye tiltrengt fleksibilitet med tanke på det ganske trange enhetsfokuset.

Fluix Security

De fleste dokumentstyringssystemer tilbyr et visst sikkerhetsnivå, enten ved å begrense tilgangen til visse mapper, begrense funksjoner eller gi tilgang til administrative funksjoner. Fluix håndterer dette gjennom bruk av roller, som er funksjonelt forskjellige enn grupper. Roller kan opprettes ved å bruke maler designet for forskjellige administrasjons- eller brukerroller, eller fra en tom mal kan du tilpasse deg selv. Roller tildeles brukere (ikke grupper) og dekker forskjellige tillatelseskategorier. Globale tillatelser innebærer tilgang til områder i Fluix som vanligvis er begrenset til administrasjons- eller administrasjonsbrukere, for eksempel fakturering, dashbord, ekstern lagring, rapporter, roller og innstillinger. Roller kan også brukes til å administrere brukerrettigheter når det gjelder å utføre administrative oppgaver i lagringsmapper, grupper og arbeidsflyter.

Du kan bruke forskjellige sikkerhetsinnstillinger for å kontrollere ting som iOS-applikasjonsatferd, tofaktorautentisering (2FA) for adminportalen, passordkompleksitet og dokumentoppbevaringsperioder. Andre innstillinger som involverer fildeling, redigering og synkronisering har også sikkerhetseffekter og kan konfigureres globalt eller på gruppenivå.

Aktiver en papirløs arbeidsstokk

Hvor Fluix utmerker seg er å håndtere visse typer dokumentsamarbeid. Gitt iPad-fokuset, er det ikke overraskende at samarbeidsfunksjonene er spesielle for de som er vanlige i de fleste mobile scenarier, for eksempel skjemautfyldelse og elektroniske signaturer. Verktøysettene i Fluix-mobilappene er ideelle for mobile arbeidstakere med behov for å fylle ut et skjema, samle underskrifter og sende skjemaet elektronisk ved hjelp av en mobil enhet. Igjen vil du finne god støtte for alt dette i Fluix iOS-appen. Dessverre, mens det er en nettleser-app tilgjengelig hvis du vil bruke skrivebordet, er den faktisk ikke så funksjonsfull som iOS-versjonen, så evaluer den nøye for å sikre deg at funksjonene du trenger er tilgjengelige. Og for de som vil bruke en Android-basert mobilenhet, er det enten nettleseren eller ingenting. Fluix har ingen Android-versjon av appen tilgjengelig på dette tidspunktet.

En annen ulempe med iPad-konsentrasjonen er at de fleste ikke oppretter dokumenter på iPad ennå, med mindre de er skjemaer. Det er tydelig i Fluix, ettersom appen ikke gir deg mye i form av dokumentoppretting, verken med tanke på samarbeid eller dokumentredigeringsverktøy. Til og med grunnleggende oppgaver som å endre dokumenttekststiler eller farger, må utføres utenfor Fluix, og deling er begrenset til å sende en e-post med vedlagte dokument. Redigering av PDF-filer i Fluix er begrenset til ting som merknader og endring av siderekkefølge. Disse funksjoner-utelatelsene påvirker ikke kjernefokuset som Fluix plasserer på å muliggjøre papirløse forretningsprosesser, men de er en vanlig sak for mange bedrifter som ser på en dokumenthåndteringsplattform, og de støttes ganske enkelt ikke med Fluix. Det kan gjøre det til et tøft salg når man sammenligner med mer komplette løsninger, Microsoft SharePoint Online eller til og med Adobe Document Cloud Standard.

Priser

Fluix har nylig endret prisplaner. Startplanen er det laveste nivået og kjører $ 20 per bruker per måned (med minimum 10 brukere), med støtte for passordpolicyer og deling av dokumenter. Core-nivået koster nå $ 30 per måned, men legger til en rekke funksjoner, inkludert arbeidsflyt, tillatelser, tilgang til web-appen, overholdelse av flere personvernstandarder og inkludering av telefonstøtte. Endelig er det en avansert plan, hvis kostnader klatrer til $ 50 per bruker per måned. Men denne planen legger til dashboards for rapportering og administrasjon, tilpassede servicenivåavtaler (SLAer), revisjonslogger, integrasjon med AD og støtte for integrasjon med tredjeparts tjenester.

Det eneste anslaget mot Fluix's Starter-nivå er at lagringsmaksimumet bare er 5 GB, og dette nivået mangler også egendefinerte dokumentoppbevaringsfunksjoner. Dette er et sentralt område for virksomheter som ønsker å flytte til elektronisk dokumenthåndtering, ettersom det ofte er et sentralt tiltak mot alvorlige juridiske konsekvenser. Heldigvis støtter både Core og Advanced nivå denne funksjonen.

Gitt den spesifikke vektleggingen av bare visse dokumentstyringsfunksjoner og den store avhengigheten av iOS-plattformen, gir Fluix virkelig bare mening for bedrifter som er sterkt involvert i mobilformbehandling ved bruk av iPad. Utfordringen er at andre dokumenthåndteringsløsninger også kan effektivisere disse oppgavene, kanskje med mindre polering og litt mer kompleksitet, men ofte med mer konkurransedyktige priser og sikkert med mer rom for prosessvekst dersom virksomhetens behov endres.