Freeagent gjennomgang og vurdering

FreeAgent begynte livet i 2007 i Edinburgh, Skottland, opprettet av designere som mente at det var for vanskelig å styre økonomi for de fleste små bedrifter og frilansere. FreeAgent ($ 24 per måned), en skybasert regnskapstjeneste, prøver ikke å være QuickBooks Online eller Xero. Det er nærmere FreshBooks, ved at det ganske enkelt prøver å gjøre prosessen med å betale og få betalt mer forståelig for ikke-regnskapsførere. Det lykkes, for det meste. Det er et utmerket instrumentpanel som gir en grundig oversikt over bedriftens økonomi, og et godt designet, nyttig hjemmebase for kontakter. Du kan til og med sende fakturaer og estimater og betale regninger og gjøre grunnleggende prosjekt- og tidssporing.

FreeAgent tilbyr også enkle verktøy for kostnads- og kjørelengdehåndtering, og det lar deg koble til online bankkontoer og / eller legge inn transaksjoner manuelt. Når du kategoriserer inntekter og utgifter, flytter nettstedet disse tallene til de aktuelle ordrelinjene i IRS-plan C, selv om det ikke hjelper å beregne estimerte skatter. Du kan sette opp og anvende flere omsetningsavgiftsnivåer, og du kan angi flere bedriftsspesifikke innstillinger, inkludert valuta.

FreeAgents bokføring med dobbeltoppføring er tydelig når du ser en navigasjonslenke for journaloppføringer, samt de nødvendige økonomiske rapporter. Dessverre er det få rapporter utover disse, og tilpasningsmulighetene deres er minimale. Du kan få informasjon om lagernivåene dine, men det er vanskelig og for komplisert for en applikasjon som hevder å være designet for nybegynnere. Hvis du finner FreeAgent som ønsker i et bestemt område, har du veldig få alternativer for å forbedre dens nytte med tillegg.

Kapable verktøy

Hvis du allerede har en database med kontakter i.CSV-format, kan du importere dem til FreeAgent med litt finjustering. Nettstedet importerer også prosjekter og kontakter fra Basecamp, og det tillater manuell oppføring av personer og selskaper. Fullførte kontaktoppføringer er godt designet. Strukturen deres hjelper til med å minimere museklikk og sparer tid.

Adressen til den aktive kontakten og andre detaljer vises i en vertikal rute til høyre, mens hoveddelen av dette skjermbildet viser flere typer finansiell informasjon tilgjengelig ved å klikke på faner. De inkluderer et 12-måneders sammendrag av regninger og fakturaer for den kontakten, en liste over relaterte prosjekter og fakturaer, en kontoutskrift med et tilpassbart datoområde, en kontohistorikk og en notatfil.

FreeAgent inneholder skjermer designet for å legge inn estimater, tidssedler og timelister (med tidtaker), fakturaer, regninger, utgifter og kjørelengde. Dette er de grunnleggende transaksjonene som en enkeltperson eller veldig liten bedrift kan trenge, og det tillatte detaljnivået virker passende for meg. Et skjelettrammeverk for prosjekter hjelper deg å holde sammen relaterte transaksjoner og notater. Når de er opprettet, har hvert prosjekt sin egen skjerm med tilgang til alle disse aktivitetene.

Du kan motta betalinger fra kunder ved å sette opp selgerkontoer med PayPal, Stripe eller Dwolla, men konkurrenter tilbyr mer variasjon her. GoDaddy Bookkeeping går videre, og lar brukerne administrere salget på e-handelssteder som Etsy og eBay.

Utgiftene blir håndtert forsvarlig. Du kan kategorisere dem og spesifisere en valuta, koble dem til prosjekter og gjøre dem gjentakende og laste opp vedlegg (mest sannsynlig kvitteringer). Når det gjelder regninger, foreslår FreeAgent at du ikke oppgir de som vil vises i bankfeeden din, som webhotell eller telefonregningen, men bare dokumenterer de du vil betale etter å ha mottatt en faktura, for eksempel, eller som er betalt for med en kredittkort som du ikke sporer på nettstedet. Dette vil sikre at det er oversikt over disse utgiftene.

Ulike tilnærminger

Som alle andre nettsteder som er gjennomgått her, lar FreeAgent koble deg til dine økonomiske kontoer ved å oppgi brukernavnet og passordet du vanligvis bruker for å få tilgang til dem. Du kan også laste opp kontoutskrifter direkte til nettstedet.

FreeAgent behandler to viktige prosesser på en måte som kan være ukjent for brukerne. For det første tilbyr det ikke tradisjonell avstemming av kontoer der du samsvarer med en kontoutskrift med online-saldoen din. Snarere lar det deg "forklare" transaksjoner i bankfeeden din som ikke automatisk samsvarer ved å tilordne en kategori og legge inn en beskrivelse. De andre tjenestene for veldig små bedrifter som jeg vurderte samtidig fungerer på samme måte.

For det andre er dens sporingssporing atypisk for USA-baserte regnskapsapplikasjoner for små bedrifter. Selv om du kan angi et tilgjengelig antall når du oppretter en varepost, og at mengden endres når du kjøper eller selger den varen, gjøres faktisk bokføringen i rapporter og journalposter. Du vet ikke når du oppretter en faktura om du har nok produkt å selge.

Komplekse problemer

Når det er på tide å forberede skattene dine, har du allerede et utkast til timeplan C for referanse (basert på FreeAgent-data), siden FreeAgent-kategorier er basert på de samme kategoriene som skattemyndighetene bruker i planen C. Men nettstedet gjør ikke Det hjelper deg ikke med å beregne estimerte skatter, som GoDaddy Bookkeeping gjør, og du kan ikke importere disse dataene til et avgiftsprogram. Du kan kopiere totalen over manuelt under skatteforberedelse eller gi regnskapsføreren tilgang hvis vedkommende gjør skatten din.

Det er fornuftig å invitere din regnskapsfører til din FreeAgent-fil, siden de fleste av de få tilgjengelige rapportene er standardrapporter som kreves i bokføring med dobbeltoppføring (balanse, prøvebalanse og så videre). De er mer komplekse enn de grunnleggende aldersgjeldere og alderskredittrapportene som FreeAgent produserer. En frilanser eller liten bedriftsmann vil kunne forstå disse. Det er også en kobling på regnskapsmenyen til journaloppføringer. Å legge inn debet og kreditter direkte er noe som best gjøres av regnskapsfolk.

Noen mangler

FreeAgents dashbord - kalt Oversikten - er åpningsskjermen. Det er et godt verktøy som gir nøkkeldataene du trenger for å få en følelse av hvor du står økonomisk på bare et minutt eller to. En kontantstrømgrafikk går horisontalt over toppen; Du kan angi at den skal vise tre, seks eller 12 måneder. Under det er et fanevindu som lar deg mellom lister over fakturaer, estimater, prosjekter og tidslister.

Flere vinduer på dashbordet viser kontosaldoen, utgiftene og regningene, overskuddet og tapet og en tidslinje for kommende skattetidsfrister. Og QuickLinks-knappen øverst til høyre åpner en liste over koblinger til individuelle aktiviteter, for eksempel New Expense. Alt på oversiktssiden består faktisk av interaktive lenker, slik at du raskt kan hoppe til relaterte skjermer på nettstedet.

En navigasjonsverktøylinje over toppen av skjermen deler nettstedet opp i logiske innholdsgrupper, på samme måte som mye av konkurransen gjør det. Kontakter-fanen åpnes til en tabell over alle kontaktene dine, og det er flere alternativer for visning (Aktive klienter, Aktive leverandører, Klienter med åpne fakturaer og så videre). Du klikker på fanen Arbeid for å få tilgang til alle transaksjonstyper, bortsett fra regninger og utgifter; de har sine egne faner. De resterende tre fanene er Banking, 1040 Plan C og Regnskap (rapporter og journaloppføringer).

Arbeidsskjermene i FreeAgent bruker standard Windows-konvensjoner som rullegardinlister, knapper og blanke felt for dataregistrering. Klikk på Work-menyen, deretter Estimates, for eksempel, så ser du en liste over estimater du har laget. Nedtrekkslister lar deg dele dette ned i alle estimater eller nylige estimater, og videre, etter status (for eksempel utkast, sendt og avvist). Tabellen som viser målgruppen din har kolonner for dato, referanse, kontakt og prosjekt, total verdi og status. Du kan åpne og endre hvilken som helst av dem ved å klikke på Rediger-knappen, og opprette en ny ved å klikke på Legg til nytt estimatfelt øverst til høyre.

Transaksjonsformer håndteres litt annerledes enn på mange konkurrerende nettsteder. Oftest ligner skjemaer på papirets kolleger, og all informasjon legges inn på en skjerm. FreeAgent presenterer en serie felt i en liste som representerer innholdet som normalt vises øverst på skjemaet. Du må klikke på Flere alternativer og opprette nytt estimat for å spesifisere preferansene dine og legge til de faktiske elementene.

FreeAgents skjermer totalt sett er ikke så forståelige og heller ikke så grafisk tiltalende som for konkurrenter som FreshBooks og GoDaddy Bookkeeping.

Tøffe konkurrenter

Jeg anmeldte ikke FreeAgent head-to-head med nettsteder som QuickBooks Online og Xero; det ble evaluert i sammenligning med nettsteder som GoDaddy Bookkeeping og FreshBooks, online regnskapsløsninger som er bygget spesielt eller frilansere og veldig små bedrifter. FreeAgent støtter de typer bokføringsoppgaver som er behov for av mange enkeltpersonforetak og frilansere, men det faller under vår vinner av Editor's Choice - FreshBooks - på flere måter. FreshBooks 'brukergrensesnitt og navigasjonsskjema er mer attraktive og intuitive. Det tilbyr flere tillegg og rapporter, og individuelle verktøy inkluderer mer dybde og fleksibilitet. Versjonen av FreshBooks som vi har gjennomgått, er mye rimeligere enn FreeAgent, og FreshBooks tar ikke betalt for mobilappen sin slik FreeAgent gjør. FreeAgent gjør noen ting godt, men ikke på langt nær nok til å utfordre FreshBooks i år.