Bli organisert: 15 produktivitetstips fra eksperter

innhold

• Bli organisert: 15 produktivitetstips fra eksperter
• Intervjuer 3 og 4
• Produktivitetstips 1-15

En av fallgruvene ved å være en organisert person er at vi har en tendens til å bli innelåst i våre egne organisatoriske vaner og teknikker, og tar feil med stivhet for strenghet. For denne ukens kolonne Get Organised bestemte jeg meg for å strekke meg langt utenfor mine egne grenser ved å intervjue fire personer som utvikler produktivitetsapper og spurte dem om egne tips og triks for å holde seg organisert og effektiv.

Disse administrerende direktører, gründerne og utviklerne bruker arbeidstiden sin på å tenke på hva uorganiserte trenger å gjøre for å bli mer organisert. De bygger programvaren sin basert på testing av data, personlige observasjoner og tilbakemeldinger fra et enormt fellesskap av brukere.

I disse fire intervjuene finner du refleksjoner om hva det vil si å være organisert og produktiv, samt noen konkrete tips og triks som disse ekspertene bruker selv.

Amir Salihefendic, grunnlegger av Doist

Amir Salihefendic er grunnleggeren av Doist, et selskap som spesialiserer seg på produktivitetsprogramvare. Selskapets to flaggskip-programvareprodukter, Todoist og Wedoist, hjelper flere med å administrere sine personlige oppgaver og samarbeidsprosjekter. Nedenfor er et utdrag fra et lengre intervju jeg gjorde med Salihefendic om organisering og effektivitet.

JD: Ditt produkt Todoist har som mål å hjelpe folk til å ta kontroll over oppgavene de trenger å gjøre. Hva har du lært om hva folk trenger når det gjelder å utvikle appen når det gjelder hjelp og veiledning for å utføre oppgavene sine?

AS: Folk er virkelig dårlige til å lage oppgavene sine. De fleste lager oppgaver som det er veldig vanskelig å fullføre. For eksempel er ikke "gå ned i vekt" en oppgave; det er et lengre prosjekt som inkluderer hundrevis av oppgaver. Likevel vil de fleste legge til "gå ned i vekt" som en oppgave.

Hva er bedre er å se "gå ned i vekt" som et prosjekt som har oppgaver som å spise ti frukt hver dag, gå på treningsstudio annenhver dag, etc. Å forstå oppgavens kompleksitet og dele den opp i håndterbare og handlingsrike biter er virkelig viktig for din organisasjon og produktivitet. Det er også motiverende siden du kan fullføre underoppgaver underveis og føle at du kommer nærmere målet.

JD: Kan du dele med oss ​​to eller tre tips eller triks for å øke produktiviteten?

AS: Jeg tror e-post egentlig er en produktivitetsmorder. Jeg får hundrevis av e-poster per dag, og jeg klarer dette på følgende måte:

• Jeg sjekker og behandler e-post bare tre ganger om dagen (morgen, middag og ettermiddag).
• Jeg svarer på en e-post hvis det vil ta mindre enn ett minutt.
• Jeg arkiverer hvis en e-post ikke er viktig.
• Jeg delegerer e-post [som jeg vil svare på senere] som oppgave til Todoist (via Chrome-plugin-en vår) og angir en forfallsdato for ikke å glemme den.
• Om ettermiddagen, når energinivået mitt er lave, svarer jeg på lengre e-poster.

JD: Vil du dele et bilde av arbeidsområdet ditt eller et skjermbilde av skrivebordet ditt?

Mikael Berner: Det er veldig viktig. En annen dimensjon som jeg ser at jeg tror støtter ditt forslag, er at det å organisere ikke betyr at du er disiplinert eller kan ta grep. Jeg tror disiplinen som ligger til grunn for organisasjonen er viktig.

Jeg tror også at fokus kan misforstås som at det trenger å være lange [perioder med uavbrutt arbeid].

Vi har lest og funnet studier som sier at gjennomsnittlig person kontekst-bytter hvert tredje minutt, men ikke kommer tilbake til en oppgave på 27 minutter. Produktivitet handler mye om kontekstbytte og hvordan du leser og behandler informasjon. Du må kunne svare på viktige ting som kommer inn. Er du organisert i at du har telefonnumre på de rette stedene og til rett tid? Eller må du sprette rundt for å finne dem?

JD: Når du utviklet EasilyDo-programmet, hvilken forskning eller data avdekket du om hva folk trenger for å være mer effektive, mer organiserte, mer produktive?

MB: Vi har funnet ut i studiene at ingen av oss er klar over hvor mye tid og energi vi legger ned i en liten oppgave som vi ikke en gang vet at er oppgaver. Vi stoppeklokke hvor lang tid det tar å gjøre disse små oppgavene, og sammenligner dem med hvor lang tid det tar en smart agent å gjøre dem for deg.

Vi blir alle veid ned, og vi vet ikke en gang at vi blir veid ned av distribuerte apper og data.

JD: Kan du dele med oss ​​to eller tre av dine egne tips og triks for å øke produktiviteten?

MB: Jeg stoler på verktøy som hjelper meg til å overflate den viktigste informasjonen. EasilyDo, Unroll.Me, SaneBox - mange ting som avgir e-post - jeg anbefaler noen av disse verktøyene.

Den beste regelen, og jeg glider av og til av dette, er "Hvis du skal åpne en e-post, kan du gjøre noe med det, som å svare på det, eller slette det, eller arkivere det." Ikke åpne en e-post med mindre du kan behandle den akkurat da. Det er en del av to-minutters regelen.

Jeg sitter i konferanserommet vårt akkurat nå som har disse Ikea-bordene, men det er glassbord som du kan tegne på med tørre slettemarkeringer. Det bringer gruppearbeidet sammen på bordet i stedet for å sende ett gruppemedlem til et styre. Det forsterker teamarbeidet.