Bli organisert: 3 metoder for bedre tidsstyring

For å være mer produktiv, må du administrere tiden din effektivt. Hvordan blir du flinkere til å styre tiden din? Uansett hvor du er med dine tidsstyringsevner, er det aller første du trenger å gjøre å spore hvordan du bruker tiden din for tiden. Du kan ikke endre hvordan du bruker tiden din hvis du ikke vet hvordan du bruker den nå.

Det er tre primære måter å spore tiden din på, og hver og en har fordeler og ulemper. Måten det generelt er antatt å være den enkleste er den minst nøyaktige. Den som er mest nøyaktig er veldig tidkrevende. Endelig er det en måte å spore tiden din på med teknologi, som er ekstremt enkelt, men bare nøyaktig for visse typer oppgaver.

Her er hva du trenger å vite om de tre metodene:

1. Time Estimate (også kjent som Work Week Estimate Method)

Hva er et tidsestimat? Et tidsestimat er en liste over alt du gjorde i løpet av en periode sammen med hvor mange timer og minutter du estimerer at du har brukt det.

Hvordan lage et tidsestimat: Tidsestimater blir ofte gjort på slutten av en uke. Du tenker tilbake på uken din, eller uansett hvilken tilbakeblikk du ønsker, og oppsummerer hvor mange timer du tror du har jobbet, sovet, kjørt ærend, kokt, rengjort eller sett filmer, for eksempel. Det hjelper å konsultere kalenderen din for veiledning, hvis du har en.

Fordeler: Tidsanslag tar veldig lite tid å lage. Siden du kan lagre dem til slutten av uken, blir ikke din daglige rutine avbrutt av irriterende tidsregistreringsoppgaver.

Ulemper: Tidsestimater er den minst nøyaktige måten å måle hvordan du bruker tiden din. Forskere har funnet ut at når folk estimerer hvordan de bruker tiden sin ved å bruke en tilbakeblikkstilnærming, ender de ofte opp med totalt flere timer enn det er i en faktisk uke (168). Folk har en tendens til å overvurdere hvor mye de jobber og undervurderer fritiden.

2. Tidslogg (også kjent som Total Time Diary Approach)

Hva er en tidslogg? En tidslogg er en oversikt over hva du gjorde hele dagen, fordelt på tidsblokker som står for hele dagen. Tanken er å redegjøre for hver blokkering av tid i en 24-timers periode.

Hvordan lage en tidslogg: For å lage en tidslogg, trenger du lite mer enn et papirark eller et regneark. Lag en kolonne og skriv inn påfølgende blokkeringer av tid i trinn på 15, 30 eller 60 minutter. Du kan kombinere flere tidsblokker i timene når du vanligvis sover. Enten med jevne mellomrom gjennom dagen eller på slutten av dagen, fyller du ut plassen ved siden av hver tidsblokk med det du gjorde i løpet av den tiden. Hvor spesifikk du får med beskrivelsen din avhenger av hva du vil vite om deg selv eller hva slags forvaltning av tidsledelse du ønsker å gjøre.

Fordeler: Tidslogger er mer nøyaktige enn tidsdagbøker. Det er mer når du fyller dem oftere og mindre, desto lenger venter du på å fullføre dem. Det er veldig enkelt å klassifisere tiden din i kategorier, legge opp tallene og analysere resultatene.

Ulemper: Å slå ned ett svar for hva du gjorde mellom, si, 9 og 10 am, er kanskje ikke en realistisk refleksjon av hvordan du virkelig brukte den timen. La oss si at du jobbet. Har du forlatt skrivebordet og fått en drink vann i løpet av den tiden? Har du foretatt en rask telefonsamtale? Leste du nyheter på nettet i noen minutter halvveis i arbeidet ditt? Tidslogger generaliserer om tidsblokker uten å komme inn på den virkelige detaljene i det du gjorde.

3. Tidsporingsapper

Hva er en tidssporingsapp? En tidssporingsapp er programvare du bruker for å spore hvor mye tid du bruker på å gjøre forskjellige ting, mest på datamaskinen og telefonen. Det er passive tidssporingsapper og aktive. Passive, som RescueTime, måler hvor mye tid du bruker i forskjellige applikasjoner og på forskjellige nettsteder. Aktive tidssporingsapper, for eksempel Toggl, gir deg en tidtaker på skjermen som kjører mens du jobber, slik at du kan bruke flere apper og nettsteder mens du jobber med en oppgave.

Slik bruker du en tidssporingsapp: Med en passiv tidsspor installerer du den på datamaskinen eller mobilenheten og lar den bare kjøres. Den fanger automatisk all aktiviteten din for å registrere, kategorisere, oppgi og analysere den. Vanligvis kan du pause disse appene når du vil, og du kan stille dem til å slå seg av i perioder du ikke vil spore aktiviteten din. Aktive tidtakere er avhengige av at du trykker på en knapp for å starte og stoppe dem. De lar deg legge inn informasjon om hva du gjorde mens den kjørte, og appen legger automatisk den informasjonen til en post, som du kan se og analysere videre når du vil. Versjoner av mobile apper av aktive tidsporere kan være nyttige for å la deg kjøre en tidtaker når du er på møter, reiser for arbeid og gjør annet arbeid som ikke er datamaskin som du vil måle.

Det er noen tidssporende mobilapper som overvåker plasseringen din og visstnok hjelper deg å klassifisere tiden din på den måten, men de er ikke veldig smarte ennå og krever altfor mye manuell oppføring for å være av mye verdi på dette tidspunktet. Kanskje de en dag vil forbedre seg.

Fordeler: Tidsporingsapper er utmerkede når det gjelder å gi deg detaljer om dine digitale aktiviteter. De har verktøy for å kategorisere tiden din og dele ut diagrammer og grafer. De beste av dem er veldig enkle å bruke, og de fleste av dem har et gratis alternativ.

Ulemper: Tidsporingsapper gir deg en rik analyse av hva du gjør på datamaskinen din, men de er ikke laget for å spore all din tid, så de vil savne timene dine med å brette klesvask, lage mat, lese, leke med barna dine eller kjæledyr, eller hva annet du gjør.

Spor i to uker, deretter analyser

Hvis du er ukjent med tidsporing, anbefaler jeg å kombinere tidsloggmetoden med en tidssporingsapp. På den måten kan du få en oversikt over hvordan du bruker alle timene på dagen pluss en detaljert analyse av datamaskinens tid.

Du vil logge tiden din i minst to uker før du analyserer den. I løpet av den første eller to dagene kan du endre atferden din litt fordi du tenker på det faktum at du sporer tiden din. Oppførselen din går raskt tilbake til det normale.

Hvis du finner deg selv å si: "Å, den dagen skal ikke telle fordi den var svært uvanlig, " stopp. Jo mer du sporer tiden din, jo mer vil du innse at du har mer uvanlige dager enn du sannsynligvis har forstått. Tanken er å bedre forstå hvordan du faktisk bruker tiden din, ikke hva en gjennomsnittlig dag er. Når du først vet hvordan du bruker tiden din generelt, kan du begynne å ta informerte beslutninger om hva du vil gjøre mer av, mindre av, eller om du vil begynne å gjøre noe helt nytt.