Video: 5 More Microsoft Word Tricks You Didn't know (Oktober 2024)
En venn av meg eksporterte innhold fra Excel til Microsoft Word og ble stadig løst opp av de forskjellige eksportalternativene. Uansett hva han gjorde, hadde det resulterende Word-dokumentet unødvendige faner der det burde ha vært enkelt mellomrom. Han ringte meg og ba meg komme innom og hjelpe.
"Bare finn og erstatt kategoriene med enkelt mellomrom, " sa jeg.
"Hvordan gjør du det?"
Det er en avgjort enkel funksjon, men det er en av disse Microsoft Word-triksene som, hvis du aldri har sett den før, ikke ville vite hvordan du gjør det eller til og med hvordan du ordlyser det ordentlig i et Google-søk.
1. Finn og erstatt fanearealer
Tabulære mellomrom i Microsoft Word oversettes til ^ t.
For å finne og erstatte dem med et enkelt mellomrom, bruk knappen Finn / erstatt. Skriv ^ t i det første feltet og et enkelt mellomrom i det andre. Hit "erstatte alle" og, voilà .
2. Finn og erstatt avsnittsreturer
Hvem har ikke mottatt et dokument med retur av dobbelt ledd der vi bare trenger et?
Paragraf returnerer, eller vogn returnerer som de noen ganger kalles, kan representeres i Microsoft Word som ^ p.
For å finne og erstatte avkastning med dobbelt ledd med en enkelt, bruk knappen Finn / erstatt Skriv ^ p ^ p i det første feltet og ^ p i det andre. Hit "erstatt alle", så er du ferdig.
3. Automatiser ofte skrevet tekst med makroer
Tilståelse: Jeg var redd for makroer i årevis fordi jeg ikke forsto hva de var, og det så ut som jeg måtte lære kode for å bruke dem. Ikke sant. Makroer er vennene dine. Jeg skulle ønske at de hadde et annet navn, men som knappen for ofte skrevet tekst, fordi det er virkelig hva de er.
Mange bruker makroer til kjeleplate, ansvarsfraskrivelse eller lovtekst som kreves på alle dokumenter av en viss art. Jeg bruker dem til å automatisere ekstremt grunnleggende tekst som jeg må skrive om og om igjen, inkludert noen HTML-koder som vi på PCMag bruker til å publisere artikler online.
Å sette opp en makro for første gang tar noen få trinn, men det er verdt det for den tiden du sparer deretter.
Slik gjør du det (instruksjonene skrives ut under videoen på to minutter, som også viser deg hvordan du bruker makroer):
Windows 2010-versjon: Fra Vis-fanen, trykk Macros-knappen helt til høyre og velg Record Macro.
Word: Mac 2011-versjon: Gå til toppmenyen og gå til Verktøy> Makro> Spill inn ny makro.
Gi makroen et navn i feltet Makronavn - og merk at navn ikke kan ha bindestreker eller andre spesialtegn, bare bokstaver og tall (som er dumt, men der er det). Deretter kan du tilordne en knapp eller tastatursnarvei for makroen, men det er valgfritt. Du vil alltid kunne kjøre makroen fra menyen hvis du foretrekker det. Tildeling av en snarvei kan være vanskelig fordi du må kjenne til alle de andre eksisterende snarveiene, slik at du ikke overstyrer en du måtte trenge. Legg til en beskrivelse hvis du vil, men det er ikke nødvendig.
Når du klikker på OK, registrerer Word alt du skriver og gjør. Skriv inn teksten du vil automatisere, og format den slik du vil, eller spill inn handlingen du vil ta, og gå deretter tilbake til makroknappen og trykk på Stopp innspilling.
Nå tester makroen din ved å gå tilbake til makroknappen og velge Vis makroer og deretter velge "kjør" for den du opprettet; eller bare trykk på snarveien eller knappen du tilordnet. Du skal se teksten din magisk vises i ett fall.
4. Fjern formatering av limt tekst
Kopierer og limer du inn tekst fra online kilder, andre dokumenter, e-post osv., Og kryper når den dukker opp på siden med rødt ved 18 punkt font i Verdana? Å strippe den formateringen som uforvarende kommer med limt tekst, er en stor smerte i nakken. Du kan endre en innstilling i Word slik at formatering aldri blir overført fra andre tekster.
I Microsoft Word for Windows starter du med å gå til File og velge Alternativer. Se etter Word-alternativer og klikk på Avansert. Et sted i den massive listen (jeg vet, den er lang) er det en oppføring som heter Pasting fra andre programmer. Velg Bare tekst, og klikk OK. Gi en prøvekjøring ved å lime inn tekst fra et webdokument og se hvordan det vil samsvare med din eksisterende formatering for det dokumentet.
En annen måte å gjøre det uten å endre innstillingene dine permanent: Se etter et tavleikon som vises når du limer inn tekst. Hei "hold bare tekst", så er du god til å gå.
Hvis du ikke ser det ikonet (på Mac), kan du gå til Innstillinger> Rediger og deretter se etter Alternativer for klipp og lim. Klikk på Innstillinger-knappen i det avsnittet, og sørg for at ruten er avkrysset for Vis lim inn alternativknapper.
5. Slett en linje
Den fryktede linjen! Du traff en serie bindestreker eller understrekinger pluss enter-tasten, og Microsoft Word falt på en fet linje helt over siden som du ikke klarer å leve ut!
Trikset for å bli kvitt denne linjen er å kalle den en "grense", ikke en linje. Klikk rett over den linjen - er, "grense." Velg grenseikonet fra Hjem-fanen (det ser ut som et rutenett fire-mot-fire). Du bør se at den nedre grensen er valgt. Bare endre den til Ingen grense, så er du ferdig. Hvis du vil endre Word-innstillingene slik at denne grensen aldri vises igjen, gå til Fil> Alternativer> AutoCorrect Options. Velg AutoFormat mens du skriver, og se etter "Apply as you type." I den delen kan du fjerne merket i ruten for kantlinjer.
