Bli organisert: 5 produktive vaner for å starte dagen | jill duffy

En del av det å være organisert er å skape vaner som hjelper oss å få mest mulig ut av hver dag. Når vi er avhengige av vaner snarere enn bevisste handlinger som krever bevisst innsats, frigjør vi hjernen for viktigere ting. Morgen er et ideelt tidspunkt for vanene som kan føre til en høy produktivitetsdag. Her er fem ting du kan gjøre tidlig på dagen, hver dag, for å få mer gjort.

1. Spor søvnen din

Når du har våknet, mens søvnen fremdeles er fersk på hodet, kan du sjekke hvor mye du sov natten før. Hvis du bruker en fitness tracker eller smartwatch som har en sleep-tracking funksjon, kan du se på dataene dine. Hvis ikke, estimer det ut fra tidspunktet du la deg.

Mennesker trenger tilstrekkelig søvn for å kunne fokusere og være deres mest produktive. Å ikke få nok søvn krever en alvorlig toll på ytelsen. En dårlig natts søvn vil ikke ødelegge deg, men flere dager på rad vil det. Mens den nøyaktige tiden en person trenger å sove varierer, viser forskning at det ikke er nok å få seks timer eller mindre søvn, natt etter natt, for de fleste. (Foreldre til små barn: Jeg beklager.) Sikt på noe i ballparken på syv til åtte timer, mer hvis du trenger det.

Hvis du ikke får nok søvn, hvordan kan du fikse det? De fleste kan ikke bare sove senere fordi de må våkne til et fast tidspunkt for å forberede seg på jobb. I stedet må du legge deg tidligere. Regn ut etter hvilken tid du måtte være i sengen for å få solide åtte timers søvn, og angi en alarm for å minne deg om å legge deg. Hvis du for eksempel trenger å våkne opp 06:30, må du stille en liggetid alarm for 22:30

2. Gå gjennom kalenderen og oppgavelisten

Har produktiviteten din noen gang blitt avsporet av en avtale eller et møte du glemte at du hadde i kalenderen? For vane å gå gjennom kalenderen og viktige ting å gjøre før dagen går i gang. Det hjelper hvis du kan knytte denne handlingen til en eksisterende vane, for eksempel å drikke kaffe eller ri på toget i morgenpendlingen.

Angi en hurtigtilgangsvisning på telefonen som viser den daglige kalenderen eller oppgavelisten. I iOS kan du tilpasse nedtrekksskjermen for å vise et sammendrag av kalenderen eller oppgavene dine i dag-visningen. Brukere av Android-telefoner kan legge til en widget på startskjermbildene eller annen tilpasset visning, avhengig av hva deres spesifikke telefon støtter.

Som standard varsler kalenderen deg sannsynligvis om møter noen minutter før de planlegges å skje (og du vet at de kommer fordi du har gjennomgått kalenderen din først om morgenen). Ta disse varslene på alvor - ikke for å komme til møtet i tide, men for å pakke sammen det andre arbeidet ditt før du forlater arbeidsområdet. Møter gir stress når de blir sett på som avbrytere for viktigere arbeid. Prøv å ikke la møter komme i veien. Hvis du bare har en halv time til neste møte, ikke start en oppgave som vil ta en time.

3. Kontroller språket for oppgavene dine

Hvordan vi uttrykker oppgavene våre påvirker i stor grad om vi fullfører dem. Jeg nevnte i en fersk kolonne hvordan en dårlig skrevet oppgave på oppgavelisten min endte opp med å bli slukket i tre måneder. Problemet var ikke min motivasjon for å fullføre det. Problemet var at oppgaven ikke ble skrevet for å lykkes.

Når du går gjennom kalenderen og oppgavelisten din, må du være klar over hva du ber deg selv gjøre i dag. For eksempel er "Book the corporate retreat" altfor stor til å være en oppgave, men "Call three mulig arenaer for corporate retreat" er oppnåelig.

4. Bestem deg for når du vil behandle e-post

Blir du sidespor via e-post? Bestem på forhånd, før du selv begynner arbeidsdagen, når du skal behandle e-post. Velg tre eller fire tidsluker når du skal se på e-post og gjøre noe med meldingene du ser. Tidlig på dagen, mens viljestyrken din fortsatt er høy, løfter du å lukke e-postprogrammet ditt når det ikke er tid til å sende e-post.

Etter å ha løftet ditt om å ikke bli fanget opp i e-post når du prøver å gjøre ekte arbeid er enda viktigere om morgenen. Forskning viser at avbruddseffekten av e-post er verre om morgenen enn på ettermiddagen for de fleste kunnskapsarbeidere.

Hvis du bruker nettpost og har vanskelig for å bryte fristelsene til e-post, kan du blokkere din egen tilgang i løpet av morgentimene ved hjelp av et nettleserutvidelse som StayFocusd. Med Stayfocusd kan du blokkere tilgangen mellom bestemte timer, for eksempel kl. 08.30 til 12.00, eller begrense hvor mange minutter du kan bruke nettstedet i løpet av de angitte tidene.

5. Se noen kattevideoer

Tenk på noen ting du liker som du kan gjøre i løpet av to minutter, og prøv å gjøre noen av dem i løpet av noen korte pauser midt på morgenen. Pauser forynger oss bare fra jobb når vi gjør noe vi liker under dem, og det er bevis for at pauser er mest effektive når vi tar dem ofte, men holder dem relativt korte.

I et interessant eksperiment PDF fant forskere at en gruppe av personer som så på komedieklipp før de fullførte en serie oppgaver, overtrådte en kontrollgruppe med omtrent 12 prosent. Og forskere i Japan som studerer effekten av søte bilder, fant ut at forsøkspersoner som først så på bilder av kattunger og valper var mer nøye med å fullføre oppgaver enn en gruppe som så på bilder av voksne katter og hunder eller nøytrale gjenstander.

Så tenk på noe relativt raskt som du liker, enten det er å sjekke sportsresultater på nettet eller unne deg en ny kaffe, og ikke føl deg skyld når du gjør det i morgenpausene.