Bli organisert: 7 måter å automatisk organisere kontakter | jill duffy

Hvor mange e-postadresser bruker du? Hvor mange kontaktdatabaser har du som et resultat? Det er vondt å holde adresseboken oppdatert, siden den krever hyppig oppdatering. Heldigvis er det noen måter å automatisere prosessen med å oppdatere og sikkerhetskopiere listen over kontakter.

Her skal jeg dele med deg syv måter du automatisk kan organisere listen over kontakter på. Fem av triksene bruker IFTTT, et gratis nettsted og en tjeneste som står for "Hvis dette, så det." IFTTT fungerer slik: Du autoriserer den til å ha tilgang til forskjellige online-kontoer som du bruker, for eksempel Gmail, Evernote, iOS-kontakter og så videre. Så oppretter du "hvis dette, så" scenarier (eller "oppskrifter", som de heter) som tjenesten utfører. Jeg viser deg noen eksempler på et øyeblikk. Du trenger ikke å vite hvordan du skal kode eller skrive manus for å lage oppskriftene. Det er egentlig veldig enkelt.

Jeg foretrekker å bruke IFTTT-nettstedet på en datamaskin- eller bærbar skjerm i full størrelse, men det er en IFTTT iPhone-app og en nylig utgitt IFTTT Android-app hvis du foretrekker å jobbe på en mobil enhet.

Så her er fem måter å bruke IFTTT (og to bonusmåter ved å bruke andre verktøy enn IFTTT) for å hjelpe deg med å organisere, sikkerhetskopiere og generelt vedlikeholde adresseboken. Registrer deg for en gratis IFTTT-konto, og se etter disse oppskriftene i delen "Bla gjennom" på nettstedet. Du vil merke at oppskriftene som er inkludert her har samme art, men bruker forskjellige tjenester. For flere forslag til automatiseringer, se 101 Beste ifttt-oppskrifter.

1. Hvis ny Gmail-e-post kommer, legger du deretter 'Fra adresse' til Google Drive

Aktiver denne oppskriften, og når en ny Gmail-melding kommer, vil du automatisk ha en oversikt over avsenderens e-postadresse lagt til et Google Drive-regneark. Når jeg testet denne oppskriften, la jeg merke til at du vil få duplikater, noe som er slags irriterende og mindre enn ideelt. Hvis du har en intelligent, automatisert måte å tømme denne listen, kan du dele den i kommentarene!

2. Hvis ny kontakt legges til iOS-kontakter, legger du deretter 'Fra adresse' til Google Drive

Denne automatiseringen fungerer på samme måte som den før den, bortsett fra at den bruker iOS-kontakter i stedet for nye innkommende Gmail-meldinger. Som et resultat lider den ikke av duplikatproblemet som er nevnt ovenfor. På nedsiden er det bare beregnet på Apple-brukere.

3. Hvis ny kontakt legges til iOS-kontakter, inviter deretter til å koble til på LinkedIn

Slå på denne oppskriften, så hjelper den deg å opprettholde databasen din over LinkedIn-forbindelser. Du kan bruke den i tillegg til andre iOS-kontaktoppskrifter (du er ikke begrenset til bare en), men igjen, bare hvis du er en Apple-bruker.

4. Hvis en ny e-post kommer i Gmail, legger du avsenderens e-postadresse til en merknad i Evernote

Denne oppskriften er den eneste på denne listen som ikke var laget i IFTTT og er tilgjengelig i "Bla gjennom" -delen, men jeg har delt den, så den skal være offentlig tilgjengelig nå. Som med den forrige Gmail-oppskriften (nummer én på denne listen), vil du ha dupliserte oppføringer når nye e-postmeldinger kommer, men i det minste har du en sikkerhetskopi av kontaktene dine.

5. Hvis ny kontakt legges til iOS-kontakter, legg deretter merknad til Evernote

Her er en til iOS-brukere. Sikkerhetskopier iOS-kontaktene dine til Evernote. Som skrevet vil denne oppskriften fange avsenderens navn, telefonnummer, e-postadresse, adresse, tilknytning (organisasjon / selskap), stillingstittel, notater og dato lagt til. Du kan redigere oppskriften for å ekskludere et av disse feltene hvis du vil.

To bonustriks

Selv om IFTTT er en utmerket service som er enkel å bruke, har jeg to andre taktikker for å organisere kontaktinformasjon.

6. Videresend meldinger til en tilpasset variant av Gmail-adressen din

Man bruker et gammelt Gmail-triks. Perioder i Gmail-adressen din, viser det seg, påvirker ikke at posten blir levert til deg. Så, og begge leverer til samme konto. Trikset er da å sette opp en regel i Gmail som filtrerer forskjellige varianter av Gmail-adressen din. Jeg oppretter en regel slik at hvis innkommende e-post blir sendt til min personlige Gmail-adresse med to spesielt plasserte perioder i navnet, hopper meldingen over innboksen og blir merket "Kontakter." Jeg bruker den adressen når jeg får en e-post sendt til arbeidsadressen min som fra noen som også blir en personlig kontakt: Jeg videresender meldingen til min spesielle variant Gmail-adresse eller svar. Resultatet er at disse personene og e-posthistorien nå er i min personlige Gmail, fullstendig søkbar, men tucked out of sight fra innboksen min.

7. Legg automatisk til kontakter Innkommende og eksisterende e-post

Et annet triks er å bruke gratisappen EasilyDo for Android eller EasilyDo for iPhone. Det er en personlig assistent-app med dusinvis av automatiseringer som du valgfritt kan aktivere. Den har en automatisering som heter Kontaktinformasjon, som ser etter ny og eksisterende kontaktinformasjon fra e-postkontoer som du gir den tillatelse til tilgang. Deretter legger du personene den finner til kontakter, Evernote, Salesforce og LinkedIn kontoer, eller hvilken av dem du velger. EasilyDo gjenkjenner vanligvis når en kontakt allerede eksisterer, og kvitter meg med dupliseringsproblemet jeg bemerket i noen av de andre automatiseringene, og den har til og med en avdempende automatisering du kan kjøre for å rydde opp i eksisterende kontakter.

Å holde kontaktene dine organisert, sikkerhetskopiert og oppdatert er et av oppgavene som krever litt vedlikehold. Men når du automatiserer vedlikeholdet, er det praktisk talt ikke noe arbeid igjen på skuldrene.