Bli organisert: beste praksis for Gmail

innhold

• Bli organisert: beste fremgangsmåter for Gmail
• Gmail-arkiver, bulkhandlinger, laboratorier

Gmail er en av de mest populære e-posttjenestene. Enten du bruker den til personlig kommunikasjon, arbeid eller begge deler, får du mer ut av det hvis du forstår hvordan noen få kjernefunksjoner fungerer.

Denne utgaven av Get Organised, en ukentlig serie, forklarer et par av Gmail-signaturfunksjonene og forklarer hvordan du best kan bruke dem for å holde e-postkontoen din effektivt organisert slik at du kan bli mer produktiv.

Meldingstråder

Som alle Gmail-brukere vet, blir en kontinuerlig e-postutveksling stablet i en tråd. Antall meldinger i en tråd vises alltid i parentes ved siden av sammendraget av navnene på utvekslingen, en trådtelling, hvis du vil.

Meldingstråden er en av favorittfunksjonene mine i Gmail, fordi når seks personer svarer på en enkelt gruppe-e-post, er alt jeg ser en ulest tråd fremfor seks uleste meldinger. Det jeg internaliserer er at det er en diskusjon som krever meg oppmerksomhet. Hvis jeg ser seks uleste meldinger, får jeg i stedet følelsen av at seks ting krever oppmerksomhet.

Når du åpner en tråd, forblir meldinger som du allerede har lest, sammen, mens uleste meldinger utvides.

Beste praksis: Et av de beste triksene i å styre tråder er å holde dem intakte så lenge de ikke avviker fra emnet. Når de endrer emne, kan du starte en ny tråd bare ved å endre emnelinjen når du svarer. Du trenger ikke å starte en helt ny melding. Alle mottakerne vil bli inkludert i den nye tråden, og historikken til kommunikasjonen din vil fremdeles bli arkivert i selve meldingen, under ellipsen som sier "vis trimmet innhold" når du holder musepekeren over den (se nedenfor), slik at hvem som helst kan referere den.

etiketter

Hvis det var en eneste funksjon som angir Gmail, ville det være etiketter. Måten å forstå etiketter på er å beskrive hva de ikke er: mapper. Etiketter i Gmail ser ofte ut som mapper, og til en viss grad oppnår de den samme enden. Men etiketter er grunnleggende annerledes enn mapper, og å ta feil av dem for mapper vil virkelig begrense hva du kan gjøre med Gmail.

La meg starte med å forklare litt om mapper. E-postmapper, ofte designet i en trestruktur med muligheten til å legge til undermapper, fungerer på samme måte som hvordan mapper i den virkelige verden gjør. Du arkiverer ting i dem. Hvis du har en melding til fil, kan du bare arkivere den i en mappe.

Etiketter i Gmail ligner veldig på mapper ved første øyekast. Når du oppretter en ny etikett, vises den på venstre skinne, på samme måte som der du vil se mapper (med standardinnstillinger uansett) i Yahoo! Mail, Hotmail og Outlook. Disse Gmail-etikettene kan også tilordnes farger, slik at de ser enda mer ut som mapper.

Så hva er forskjellen?

Enhver gitt meldingstråd kan ha mer enn én etikett, for eksempel "arbeid", "oktober 2012" og "presserende." Gmail gir deg også to etiketter automatisk: stjerner og "viktig", utpekt av en gul tagg på venstre side av meldinger som sendes direkte til deg, dvs. ikke listeserver, s eller annen massemelding.

Tenk på merker som merker. Og de visuelle etikettene du ser på venstre skinne - tenk på de som en hurtigknapp for å sortere alle meldingene som har en viss kode. Legg merke til at selv innboksen din bare er en etikett. Når du klikker på en etikett på venstre skinne, vil du se ny tekst automatisk vises i søkefeltet øverst.

Denne teksten hjelper deg med å avgrense søket ditt til bare meldinger med den aktuelle etiketten. Husk at Google er selskapet bak Gmail, og Google ble selskapet stiftet som et søkeverktøy.

Beste praksis: Bruk etiketter i Gmail på en god måte fordi de ikke erstatter mapper, men snarere en måte å kategorisere eller merke elementer på og gjøre dem mer søkbare.

Kraftbrukere bør utforske Innstillinger-området for å konfigurere mer avanserte merkeattributter. Du kan for eksempel sette opp regler eller filtre for å viderekoble visse typer e-post til en etikett, og la den etiketten vises i venstre rute bare når den inneholder uleste meldinger.