Bli organisert: samarbeidsverktøysettet

innhold

• Bli organisert: Samarbeidsverktøysettet
• Oppgavestyring, prosjektledelse, skjermdeling

To av vennene mine fortalte at jeg nylig fortalte at jeg sprengte tankene. Hvordan? Lett. Jeg økset e-posttråden vi hadde om å organisere en stor middagstur (du vet hvordan trådene imploderer og ingen kan følge med hvem som sa at de var fri på hvilken dato) og i stedet brukte Doodle. Doodle er et gratis nettsted som lar deg lage en online avstemning for ting som hvilken dag og tid folk står fritt til å komme sammen. Jeg har brukt det i mange år for samarbeid, mest i planleggingsmøter med mennesker som bor over hele verden og befinner seg i forskjellige tidssoner.

Så mange fantastiske apper er der ute for å hjelpe deg med samarbeid. Kanskje sprengte jeg vennene mine med min effektivitet, men det blåste tankene mine at jeg skjønte at de aldri hadde kommet over Doodle før!

For å hjelpe mennesker med den møysommelige plikten å være samarbeidsarrangør, ønsket jeg å dele noen av de beste verktøyene jeg har funnet for å få gode tanker og ideer sammen.

planlegging

Doodle har blitt min go-to scheduling-app fordi den er gratis og ikke krever at deltakerne registrerer seg for å bruke. Sett opp en avstemning, send ut lenken, og la folk svare ved å ganske enkelt gå inn på nettstedet og krysse av for bokser. Det er uvurderlig for å planlegge møter eller sosiale arrangementer med en stor gruppe.

Når alle bruker det samme kalendersystemet, for eksempel Outlook-kalenderen, kan du vanligvis gjøre kalenderen din synlig for andre teammedlemmer, noe som kan hjelpe med planlegging, men de omstendighetene fungerer ikke alltid for alle. Et annet alternativ er Tungle.me som inneholder noen av de samme elementene i Doodle, så vel som muligheten til å gjøre dine ledige og travle tider offentlige eller synlige for visse mennesker.

Dele dokumenter og mapper

Hvordan gjør du filer tilgjengelige for alle menneskene du samarbeider med? Ikke send dem på e-post! Det er slurvete og vanskelig å spore. Du trenger en bedre måte å dele dokumenter og mapper på.

De enkleste løsningene kommer i form av filsynkroniseringstjenester, for eksempel Dropbox eller SugarSync. Jeg bruker faktisk begge, SugarSync for arbeidsfiler og Dropbox for personlige filer. Jeg har brukt dem til å dele dokumenter med alle slags mennesker, inkludert redaktører og til og med advokaten min.

Jeg synes Dropbox og SugarSync er mye enklere å sette opp og bruke - og overbevise andre om å bruke - enn FTP-nettsteder, som er den mer gamle måten å dele filer og mapper på.

Redigering av samarbeid, asynkront

Nok en grunn til å bruke Dropbox, SugarSync eller en annen filsynkroniseringstjeneste for å organisere samarbeid, er fordi de lar flere personer redigere ett dokument, selv om de vanligvis er asynkront. Med andre ord kan du ikke se en annen person redigere filen i sanntid. Endringer skjer lokalt og blir bare synlige for gruppen når personen som redigerer, laster opp dokumentet tilbake til det delte stedet.

Disse tjenestene gir deg ikke fin detaljering i hva samarbeidspartnere kan og ikke kan gjøre (du kan for eksempel ikke gi Kate muligheten til å redigere filer X og Y men ikke Z ), men de gir grunnleggende tillatelser. For eksempel kan du dele ved å sende ut en skrivebeskyttet lenke, eller du kan invitere folk til full tilgang til hva som er i en bestemt delt mappe.

Redigere samarbeid, synkront

Google Drive (tidligere Google Docs) har en av de mest imponerende samarbeidsfunksjonene jeg noensinne har sett: muligheten til å redigere samarbeid i sanntid.

Jeg jobbet en gang med en kollega som var i en annen tilstand, og vi hadde ukentlige telefonmøter som var ment som "arbeidsmøter." Det vil si at vi diskuterte prosjektets tilstand og samtidig fikk gjort arbeid som fremmet prosjektets tilstand. Vi brukte et enkelt regneark i Google for å logge oppgavene som trengs for å få gjort og merke dem med en prioritering. I løpet av uken kunne vi legge til notater etter behov. Så under møtet vårt, kunne vi gå gjennom listen, fullføre oppgavene i sanntid mens du var på telefonen og krysse av for dem. Noen ganger ville han imidlertid se noe på listen og si: "Hva betyr det?" Jeg vil forklare. Og han ville endre måten oppgaven ble skrevet på, rett foran øynene mine, slik at jeg var sikker på at hans oversettelse av oppgaven betydde det samme jeg hadde tenkt. Det var samarbeidsglede.

Googles verktøy fungerer for ikke bare for regneark, men også presentasjons- og tekstdokumenter.