Bli organisert: dokumenter arbeidsflyten

Nyansatte og friske ansikter i arbeidsstyrken, inkludert nyutdannede, har vanligvis ekstra tid på hendene når de begynner i en ny jobb. Trening kan ta uker eller måneder, og andre medarbeidere og ledere ønsker å gi deg litt pusterom mens du blir akklimatisert. En av de mest verdifulle måtene å bruke den nedetiden på er å dokumentere arbeidsflyt og prosesser.

Å dokumentere arbeidsflyten og prosessene dine betyr ikke annet enn å skrive nøyaktig hva jobben din innebærer trinn for trinn. Det er nøyaktig alt du lærer når du er ny i et arbeidsmiljø. Det innebærer også alle justeringer og endringer du kan gjøre i prosessene når tiden går, eller når du oppdager bedre eller mer effektive måter å gjøre jobben din på.

Bedrifter og statlige organisasjoner som er veldig store og veletablerte, har kanskje allerede driftshåndbøker og annen dokumentasjon i overflod - men etter min erfaring er mindre selskaper og team vanligvis ikke, eller hvis de gjør det, de er alvorlig utdaterte.

Når du står overfor nedetid på en ny jobb, kan du dokumentere arbeidsflyten og prosessene dine, eller oppdatere manualene du har mottatt. Fordelene er enorme og mange.

Fordelene med å dokumentere arbeidsflyten

For det første vil dokumentasjon av arbeidsflyten din styrke den opplæringen du har hatt til jobben hittil. Faktisk lærer du jobben raskere.

For det andre er disse dokumentene gull til mangers og IT-avdelingen, som kanskje ikke kjenner trinnene og menneskene som er involvert i arbeidet ditt - som de trenger å vite når som helst de gjør endringer eller introduserer nye verktøy og må tenke gjennom alle mulige effekter. La meg av erfaring si at du ikke vil høre annet enn ros hvis du kan levere et detaljert og ryddig dokument som inneholder alt de trenger. Alternativet er å snakke dem gjennom jobben din ad hoc, når du kanskje glemmer et skritt, eller feilstemmer, eller bare tar det feil.

For det tredje vil ledere og kolleger klamre seg fast til dokumentene dine hvis du noen gang trenger å ta et uventet permisjon. På samme måte, når du blir forfremmet til en ny stilling eller går videre til et annet selskap, vil kollegene du etterlater deg være takknemlige for å ha oppdaterte manualer for å videreformidle til personen som tar din plass.

Slik dokumenterer du arbeidsflyten

Dokumentasjonen du skriver skal være enkel, lett å forstå og tilgjengelig. I de fleste tilfeller anbefaler jeg å lage et tekstdokument (for eksempel et Word-dokument) med noen få innebygde bilder.

I stedet for å lage et massivt dokument som skisserer alt, kan du lage dokumenter som bare fanger opp en prosedyre eller som skisserer en serie relaterte prosedyrer som må gjøres i orden. Personlig blir jeg overveldet av dokumentasjon som er lengre enn 11 eller 12 sider. Jeg foretrekker å se 4 eller 5 sider med enkle, lettleste instruksjoner. "Dos and Don'ts" nederst i denne artikkelen vil hjelpe deg med å lage kortfattede, men likevel grundige manualer.

Sett ganske enkelt, hold notater når du har trening på jobben, og overfør notatene til et dokument. Når du begynner å gjøre arbeidet på egen hånd, legger du til notatene dine eller justerer dem for å reflektere oppgavene du gjør mer nøyaktig.

Hvis det er et "stort bilde" i arbeidet ditt, kan du gi en oversikt over det i begynnelsen av dokumentet. Poengene som utgjør det store bildet er det du bør registrere mer grundig, enten i dette samme dokumentet, eller i noen få mindre dokumenter hvis du trenger å dele det opp. For eksempel i markedsføring av nyhetsbrev kan oversikten se slik ut:

• Tekstforfatter skriver kopi og sender den til markedssjef.
• Markedssjef gjennomgår og redigerer kopien, og får godkjenning fra senior markedssjef.
• Markedssjef sender inn en forespørsel om å kjøre en listeoppdatering.
• Markedssjef leverer den endelige kopien til assistenten.
• Assistent produserer nyhetsbrev og sender kvalitetssikringstest.
• QA-team vurderer nyhetsbrev og sender inn endringer. Assistenten implementerer endringer, verifiserer og planlegger utgivelse.

Et av disse elementene kan ha en tre-siders manual som beskriver trinnene som trengs for å utføre arbeidet. Hvor og hvordan blir kopien sendt inn? Hvilket format trenger kopien å være? Hvem kjører listeoppdateringen, og hva betyr det? Eller flere av disse elementene kan kombineres til en manual, for eksempel de tre oppgavene som begynner med "markedssjef…"

Hva du trenger

For å skrive trinnene, må du ha blitt trent på dem minst en gang. Når du må gjøre arbeidet igjen, kan du bruke det første utkastet til dine egne prosedyrer for å veilede deg gjennom trinnene for å se om de er nøyaktige og enkle å forstå.

Skjermbilder. Ta skjermbilder av alt som virker vanskelig å forklare i tekst eller som illustreres best visuelt. Lagre alle skjermbildene dine i en mappe først, og legg dem bare til i dokumentet hvis det er behov for det. Å ha for mange skjermbilder vil virke anmassende for alle som leser manualene.

(Det er flere metoder for å ta en skjermdumping, men de raskeste er: i Windows, bruk PrtScn-knappen og deretter limfunksjonen for å slippe bildet ditt til et bilderedigeringsprogram der du kan beskjære og redigere det; på en Mac, bruk Apple + Shift + 4 og dra målet rundt området du vil skyte.)

Programvare for skjermfangst. Bildeditoren du bruker kan inneholde verktøy for å markere skjermdumpene dine hvis du vil legge til en pil som peker til noe relevant eller markere en bestemt del av bildet. For $ 50 vil skjermdumpingsprogrammet Snagit og Snagit for Mac gjøre omtrent alt du måtte trenge.

Diagramverktøy. Noen arbeidsflyter og prosedyrer kommer best til uttrykk gjennom små diagrammer. Mind-mapping-programvare kan hjelpe deg raskt å tegne flytdiagrammer og slikt, selv om du også kan finne mange av disse samme diagrammeringsverktøyene i Microsoft PowerPoint, og et mer begrenset utvalg i Word under kategorien Sett inn.

Do's and Don'ts

• Lag individuelle dokumenter for forskjellige prosesser og prosedyrer, i stedet for ett massivt dokument som forklarer hele jobben din.
• Vær grundig, men også kortfattet.
• Inkluder skjermbilder.
• Ta flere uker å fullføre dokumentene. Gi deg selv tid til å reflektere over prosessene og gå tilbake til dokumentene for å sjekke om du har registrert dem nøyaktig.
• Sett et datostempel på toppen av siden som viser når filen sist ble oppdatert.
• Bruk jobbtitler i stedet for folks navn når du dokumenterer arbeidsflyten.
• Oppbevar hovedkopiene på et delt sted, slik at andre kan hente dem enkelt.
• Hold en lokal sikkerhetskopi av filene på skrivebordet ditt eller i et privat skybasert system (eller begge deler).
• Gjennomgå og revider dokumentene dine en gang i året. Tenk på dem som levende dokumenter som aldri er "ferdige." De er i stadig utvikling.
• Fortell sjefen din og kollegene at du oppretter og vedlikeholder disse nye postene, da de også kan ha verdifulle innspill.
• Ikke inkluder utklipp bare for å jazz opp sidene. Alle hater det.
• Ikke bli gal og formaterer teksten. Hold det enkelt. Bruk fet skrift for underoverskrifter. Bruk kuler og nummererte lister etter behov for å hjelpe folk med å se relevant informasjon enkelt. Hold avsnittene veldig korte.
• Ikke bruk folks navn. Henvis til personer etter deres stillingstitler. Sa jeg dette allerede? Ja, det gjorde jeg, men det er veldig viktig, så jeg sier det igjen.
• Ikke vær altfor beskyttende overfor dokumentene dine. Du har opprettet dem for å hjelpe organisasjonen, ikke til din egen fordel.
• Ikke skriv ut dokumentene til PDF-filer. La dem ligge i et format som kan redigeres (se over).