Bli organisert: e-postkontakter

innhold

• Bli organisert: E-postkontakter
• Slik eksporterer du kontakter, CSV vs vCard

I e-post er kontaktene dine en av de mest verdifulle langsiktige eiendelene du eier. Dette er menneskene som støtter ditt arbeid, driver ditt sosiale liv og holder deg menneskelig. Hvis du bytter jobb eller flytter til et nytt e-postprogram, vil du definitivt ønske å ta disse menneskene med deg.

Mange sosiale nettverk, apper og tjenester lar deg koble deg direkte til store webmail-programmer, så vel som Microsoft Exchange-kontoer, for automatisk å importere alle personene du har kommunisert med før. Jeg tror dette er en av de mest forbløffende bruken av moderne teknologi. Ikke ta det for gitt. Hvis du kan holde kontakten med folk i nettverket på flere måter enn ett, gjør du det. Du vet aldri når en Internett-tjeneste eller et selskap vil slå seg av, og hvis du kobler deg til bestemte mennesker på ett sted, vel, det er nesten like ille som å ikke sikkerhetskopiere de viktigste dataene dine!

, Vil jeg dele noen tips og triks for å holde kontakten med de viktige kontaktene dine. Så vil jeg raskt liste opp trinnene for hvordan du eksporterer kontaktinformasjon fra Gmail, Outlook for Windows og Outlook for Mac, som du trenger av flere årsaker. I de fleste av disse prosedyrene, må du også bestemme om du vil eksportere til CSV- eller vCard-format, så jeg har tatt med en kort forklaring på hvordan de er forskjellige på slutten av artikkelen. Den ene er ikke "bedre" enn den andre, ettersom de begge har sine egne fordeler og ulemper.

Vedlikeholde kontakter: tips og triks

Personlig bruker jeg ikke mye tid på å vedlikeholde på e-postkontaktlisten min. Jeg lar stort sett Google og Outlook bare lagre e-postadressene til korrespondentene mine, og så er jeg avhengig av at andre nettsteder og tjenester holder kontakten, den viktigste er LinkedIn.

Online nettverk for profesjonelle forbindelser. Jeg forlot visittkort for mange år siden. Når jeg møter noen som ber om visittkort, sier jeg dem at jeg ikke bruker dem lenger og legger til, "Bare send meg en LinkedIn-invitasjon." Jeg kobler ikke til folk jeg ikke kjenner på LinkedIn. Det er noen få unntak, for eksempel når jeg kontakter noen som er godt kjent, eller som jeg har nådd ut til i stedet for omvendt. Men jeg vil si at 90 prosent eller mer av LinkedIn-nettverket mitt inneholder folk jeg personlig har møtt.

Jeg inkluderer også venner på LinkedIn, selv om jeg aldri en gang har brukt det nettstedet for å finne vennene mine av sosiale årsaker. Fra tid til annen kan en venn dukke opp i et søk jeg gjør på LinkedIn når jeg prøver å finne ut hvem i nettverkene mine som jobber hos Company X eller er ekspert på emne Y.

Et aspekt ved LinkedIn som jeg virkelig setter pris på, er at det setter hver enkelt person til å holde sin kontaktinformasjon og selskapstilknytning oppdatert. Det er ikke min jobb å oppdatere adresseboken for alle kontaktene mine. Det er jobben deres .

På samme måte kan du bruke Facebook, Twitter eller et annet sosialt nettverk du ønsker for å opprettholde kontaktene dine i samme grad. Jeg foretrekker LinkedIn for virksomheten, imidlertid i stor grad fordi folk har en tendens til å fylle ut selskapets tilknytning både fortid og nåtid, noe som vanligvis er en viktig informasjon som jeg trenger å vite når jeg leter etter folk jeg trenger å nå.

Bonustips: LinkedIn liker å hjelpe deg med å finne folk du kjenner ved å koble deg direkte til e-postkontoen din, men du kan også laste opp en CSV-fil til LinkedIn og få den til å hjelpe deg å matche personer du kjenner på den måten også. Dette tipset er nyttig hvis du har eksportert kontaktinformasjon fra gamle jobber, eller hvis din nåværende arbeidsgivers e-posttjeneste ikke støttes av LinkedIn.

EasilyDo-app for å legge til nye iOS-kontakteroppføringer . På min iPhone bruker jeg en app som heter EasilyDo som i hovedsak automatiserer små oppgaver som jeg har tildelt appen til å fullføre. En av dem er for EasilyDo å holde et øye med e-postkontoen for bedriften min, og når den ser en innkommende e-post fra en ny person, spør meg om den skal legge vedkommende til iOS-adresseboken min. Det er en EasilyDo Android-app også.

Jeg bruker iOS-adresseboken min til personlige kontakter først og fremst, men jeg har også noen av mine kollegers detaljer der inne, i tilfelle jeg trenger å nå dem raskt når jeg er ute av kontoret. Jeg liker også at EasilyDo ikke bare automatisk legger til hver nye kontakt, men alltid spør meg først.

ifttt for andre måter å migrere kontakter på . Ved å bruke nettstedet og iPhone-appen kalt ifttt (som står for "hvis dette, så det") kan du opprette kommandoer, for eksempel "hvis jeg legger til en ny oppføring i iOS-kontaktene mine, og deretter oppgi den samme informasjonen i et Google Drive-regneark. " Og det er en rekke andre tjenester som støttes, slik at du kan gjøre noe lignende med kontaktinformasjon fra folk du kjenner fra Facebook, e-post og andre steder, også. I motsetning til EasilyDo, vil ifttt alltid utføre kommandoen når den utløses - den spør deg ikke først om den skal fullføre handlingen. Men du kan når som helst slå av og på disse kommandoene fra ifttt-nettstedet eller -appen. Muligheten til å tilpasse kommandoene er veldig god, og du trenger ikke å kjenne en slik koding for å få dem til å fungere. Det er nesten alle pek-og-klikk-klare.

Bonustips: Søk i iftts liste over offentlige "oppskrifter" ( dvs. kommandoer) etter "kontakter", så kan du finne og gjenbruke kommandoer andre allerede har utviklet. Merk at de fleste automatiseringer skrevet i iftt fungerer fremover, men ikke nødvendigvis migrerer data du allerede har.