Bli organisert: hvordan kutte ned på uønsket e-post

Husker du Thierry Bretons løfte om å eliminere intern bedrifts-e-post 100 prosent fra selskapet hans, Atos, innen 2014? På det tidspunktet han kunngjorde ambisjonen - det var 2011 - var det mange mennesker fra både teknologi- og forretningsverdenen som lurte. De kalte planen hans latterlig. De sa at vi trenger e-post. Vi er avhengige av det. Det er nødvendig!

Spol frem til i dag, og klimaet har allerede endret seg. Jeg hører mer og mer fra kontorarbeidere at e-post er bane for deres eksistens. Det er like mye sløsing med tiden deres som 'm' ordet: møter. Når jeg spør hvorfor det er en slik belastning, sier folk vanligvis noe som "jeg får mange e-postmeldinger som ikke har noe med meg å gjøre", eller "Halve trådene jeg er på er ikke relevante for arbeidet mitt i det hele tatt." Jeg begynte til og med å høre det samme følelsen fra noen få mennesker om personlig e-post: "Jeg får ni oppfølgings-e-postmeldinger fra medlemmer av bokklubben min som bekrefter neste bokklubbs dato! Hei, folk! Det var i den første e-posten!"

Her er noen strategier for å faktisk trimme eller effektivt kutte av pass-e-postene du bare ikke trenger. (Selv om denne artikkelen ikke dekker graymail, har jeg mange andre tips for hvordan du kan håndtere nyhetsbrev og daglige avtaler på e-post.)

1. Be om å bli fjernet fra gruppe-e-post, ansikt til ansikt

Jo mer vi stoler på e-post, desto bedre er det å glemme at noen problemer håndteres best med en kort samtale. Dette rådet kan høres sprøtt og veldig lite teknisk ut, men det kan være ekstremt effektivt. Hvis du er en del av en vanlig gruppe-e-post (si, en daglig rapport eller en ukentlig prosjektinnsjekking) og ikke ønsker å være lenger, kan du snakke med personen som administrerer eller initierer e-posten, helst ansikt til- ansiktet, eller over telefonen hvis du må. "Hei, " vil du si, "Du vet den daglige e-postmeldingen om slikt og slikt? Skal jeg være med på det? Jeg får stadig meldinger, men de forholder seg faktisk aldri direkte til meg eller arbeidet mitt. Tror du kan du fjerne meg?"

Det verste du kan gjøre i denne situasjonen er å svare på alle med en melding der det står "avmeld abonnement". Det er frekt. Det viser at du ikke har noen sosial takt eller nettverk. Og det viser at du ikke vet hvordan du administrerer din egen e-post.

Når du har en samtale ansikt til ansikt, blir du imidlertid menneske igjen. Du er en hyggelig person med en rimelig og grei forespørsel. I tillegg, hvis det er en grunn til at du er ment å motta meldingene, vil personen forklare hvorfor du har blitt inkludert til dags dato.

2. Utnytt sosiale nettverk, prosjektstyringsverktøy og IM

Etter min mening håndterer sosiale nettverk (inkludert forretningsnettverk som Yammer og Podio) opt-in-meldinger mye bedre enn e-post. Ta saken til venninnen min som grublet om bokklubben hennes. Hvis arrangøren hadde satt opp den neste invitasjonen til bokklubbmøte på Facebook i stedet for via e-post, ville informasjonen ha føltes mindre obligatorisk for medlemmene. Facebook-arrangementer er valgfrie. Du kan komme til dem og fordøye informasjonen når du har lyst. Når den samme hendelsesinvitasjonen kommer via e-post, føles det umiddelbart obligatorisk å lese den.

I forretningsorganisasjoner kan alternative kommunikasjonsverktøy også bidra til å kutte ned på uønskede e-poster enormt. Her på PCMag pleier vi å bruke et direktemeldingsprogram når vi har noe å kommunisere raskt og ønsker en like rask respons. Vi bruker Yammer til å administrere noen oppgaver som opererer på en "hvem som kan svare først, vær så snill og gjør". Vi bruker prosjektledelsesplattformen Basecamp for å huse diskusjoner om pågående kunst- og designprosjekter på ett sted.

Så bruk alle de forskjellige verktøyene du har til rådighet, og hvis du er i en lederstilling, kan du også oppfordre andre til det. Å gå inn for en flerverktøyløsning vil bidra til å redusere nødvendige e-poster.

3. Bruk automatisk sortering eller filtre

Den vanligste løsningen for å håndtere uønskede e-postmeldinger er å sette opp automatiserte sorteringsregler, eller filtre som de noen ganger kalles, som plasserer de uønskede meldingene på et angitt sted (vanligvis en mappe, men noen ganger søppel) før de til og med treffer innboksen din. Alle de store e-postprogrammene har denne funksjonen.

Finn e-postmeldingen du ikke vil ha lenger, identifiser noe konkret og løst om det (f.eks. Alltid det samme nøkkelordet i emnelinjen, avsenderen, etc.), og sett opp en regel som sorterer alle disse meldingene til en ny og passende merket mappe for deg.

Et annet alternativ i Microsoft Outlook er at du kan "melde deg ut" grasiøst og uten varsel fra en tråd ved å bare "dempe" en samtale (se tipsene mine for Outlook for hvordan du gjør det), selv om det lar deg sitte hvis noen gjenbruker det samme emnet linje på et senere tidspunkt, da det er målet for å utføre operasjonen. (Med andre ord, når du demper en tråd, flytter Outlook automatisk til "slettede elementer" -mappen alle meldinger som inneholder samme emnelinje i den fornærmende e-posten.)

Jeg personlig bruker ikke automatisert sortering veldig mye fordi det er avhengig av en ny oppførsel: å sjekke de utpekte mappene regelmessig. I det siste glemte jeg øyeblikkelig når jeg har satt opp sortering at jeg gjorde det, og la flere dager senere merke til en bunke med e-postmeldinger som kan ha inkludert noe viktig presset til veikanten. Jeg vil heller bare slette uønskede meldinger når jeg mottar dem. Hvis du velger denne ruten, er du bare nøye med å behandle de sorterte e-postene regelmessig.

4. Be folk om ikke å skrive tilbake "Takk"

Første gang jeg hørte en kollega på en tidligere jobb si høyt til en annen kollega, "Vil du ikke ha noe imot å svare" takk "på en melding når alt det gjør er å bekrefte at du vet at jeg gjorde det jeg skulle? Det hjelper meg å holde e- posttiden min nede, " det blåste tankene mine! Du kan si det? Jada, du kan komme av som litt gretten, men oppsiden er at du ikke får massevis av virkelig unødvendige e-postmeldinger.

Du kan også omformulere den til å være ekstremt passiv-aggressiv - "Jeg vil virkelig ikke bli fornærmet hvis jeg takker meg sjeldnere via e-post. Jeg vet allerede at du setter pris på arbeidet mitt" - men jeg vil ikke anbefale det!

Tilleggsressurser

Andre verktøy for å hjelpe deg med å holde deg oppdatert på e-post inkluderer Sanebox (som automatisk setter opp litt automatisert sortering) eller Mailbox-appen for iOS (veldig nyttig for å holde deg oppdatert når du er ute av kontoret), men de er mer generelle e-post triage enn å kutte ned på uønskede meldinger.