Bli organisert: hvordan du holder slakk ryddig, skannbar og ikke for opptatt

Slack gjør det enklere å kommunisere i et lag enn å bruke e-post, men appen har en tendens til å se ut som et rotete barns lekerom. Hvis medlemmene av teamet ditt har en dyp lidenskap for animerte gif eller ikke tenker gjennom hvordan de navngir kanaler, lider antagelig det personlige grensesnittet ditt fra å være helt uorganisert. Disse ni tipsene kan hjelpe deg med å gjenvinne kontrollen over denne topp messaging-appen.

1. Gjør slakkmeldinger mer kompakte

To innstillinger vil stramme opp Slack-grensesnittet for å gjøre det mer strømlinjeformet. Gå til Innstillinger> Meldinger og media. Velg Kompakt under Tema. Deretter, rett under det, velger du å se Bare vise navn.

Til sammen eliminerer disse innstillingene overflødige tegn og mellomrom fra Slack. Det er kanskje ikke din foretrukne stil, men det er verdt å prøve hvis du vil gjøre Slack-plassen din penere og mindre opptatt. Hvis du vil kunne skanne mye informasjon uten mye rulle, kan det være verdt å prøve dette.

2. Del ned den slake sidelinjen

Det er ingen grunn til at du trenger å se hver kanal og melding som er oppført i sidefeltet som standard. Stjernekanaler og direktemeldinger du bruker ofte. Det får dem til å sitte øverst under overskriften Stjernemarkert, slik at du kan rette oppmerksomheten mot denne kuraterte listen.

Hvis Slack-kontoen din er alvorlig, kan du også vurdere å endre innstillingene dine for bare å vise stjernemerkede meldinger og uleste meldinger. Gå til Innstillinger> Sidefelt> Innstillinger for sidefelt> Utseende, og velg Uleste og stjernemerkede samtaler.

3. Undertrykk bildestroppen

Hvis din viktigste klage på Slack er at kollegene dine legger ut for mange animerte gifs, emoji og koblinger med enorme forhåndsvisningsbilder, kan du ganske enkelt undertrykke dem i synet ditt. Se i Innstillinger> Meldinger og media. Mot bunnen er det avmerkingsbokser som lar deg skjule forskjellige typer bilder.

Hvis du vil ha den ultimate, uklare Slack-opplevelsen, kan du sette dem opp slik:

4. Tilpass varsler

Å få for mange varsler gjør dem alle til støy. Tilpass varslene du mottar i Slack i tre trinn.

Først må du dempe alle kanaler der de fleste nye meldingene ikke er viktige. Gå til kanalen, klikk på tannhjulikonet ved siden av søkefeltet, og velg alternativet for å dempe den kanalen.

For det andre, endre varslingsinnstillinger til enten Direkte meldinger, omtaler og nøkkelord eller Ingenting. Hvis du velger Ingenting, vil du se merker som indikerer nye meldinger, men du vil ikke få lydvarsler eller andre varsler på skjermen.

For det tredje, vær oppmerksom på de to siste alternativene som vises i denne delen av preferansene dine: Gi meg beskjed om svar på tråder jeg følger, og bruk forskjellige innstillinger for mobile enheter. Avhengig av hvordan du og lagkameratene bruker gjengede samtaler, kan det være lurt å velge alternativet for å motta trådvarsler. Når det gjelder alternativene for mobile enheter, kan du velge å ha forskjellige preferanser på telefonen din. Neste gang du trenger å jobbe uten avbrudd, avslutter du Slack desktop-appen og logger deg ut av nettappen, men hold telefonen i nærheten for viktige Slack-varsler.

5. Bruk prefikser for å klynge lignende slakkekanaler

Her er en taktikk som jeg regelmessig ser team bruke i Slack: Lag prefikser for kanaler som skal grupperes sammen. Alle kanalene som er ment å brukes utelukkende av salgsteamet, bør ta prefikset "salg-" slik at du kan ha # salgskontakter, # salgstips, # salgsgevinster og så videre. Kanaler som bare er for moro skyld, kan ta prefikset "moro" eller "vannkjøler".

Bruk av prefikser fører til at lignende kanaler klynges sammen automatisk, både i sidefeltet og i den fullstendige listen over kanaler når du trenger å utforske dem.

6. Bruk pollingverktøy (eller denne hackeren)

Når du stiller lagkameratene dine et spørsmål i spørreundersøkelsen, for eksempel "Hva tid kan alle møtes i ettermiddag?" bruk en valgleder-app. Det er mye enklere og penere å lese svar på en meningsmåling enn å bla gjennom en spekter av kommentarer.

Polly for Slack er en av de mest kjente valg- og undersøkelsesappene. Installer det som et Slack-tillegg, og skriv deretter "/ polly" når du vil lage en avstemning.

Du kan også hoppe over valgverktøy med dette enkle hacket: Skriv spørsmålet ditt og gi mulige svar med reacji. Lagkameratene dine vil finne ut at de bør legge til de riktige reaksjonene til spørsmålet for å vise deres preferanser. Bruk antall reacji eller fargede prikker for valgmuligheter som ikke har åpenbare ikoner å matche. Resultatene er stramme, ryddige og lette å lese.

7. Lag en etikette for tråder

Meldingstråder er fantastiske for å holde Slack organisert, men bare når du bruker dem på en måte som fungerer for teamet ditt. En meldingstråd er en samtale som spinner av fra hovedkanalen til en sidefelt. Folk kan melde seg på samtalen eller holde seg utenfor den. I tråden kan du og lagkameratene ha en forseggjort samtale om ett tema uten at det blir avbrutt.

Når det er for mange tråder, er det imidlertid vanskelig å skanne kanalen og fange opp hva som skjedde den siste tiden. Derfor må du finne riktig balanse mellom trådbruk og en etikette for det. Det er ingen regel for hvordan du gjør det.

Jeg pleide å jobbe med et team som ville legge til en spole av trådemoji på slutten av en melding om at de ønsket å avlede hovedkanalen. Over tid valgte vi alle de uformelle reglene for når vi skulle trå beskjeder, og alle virket glade for å følge dem.

Tips: Hvis du vil legge til en tilpasset emoji, klikker du arbeidsområdet øverst til venstre, velger Tilpass slakk og laster opp et bilde du ønsker fra Emoji-fanen. Merk at administratorer kan begrense hvem som kan legge til tilpassede emoji-er.

Hvis du er ute etter mer avansert fiksing, kan det være lurt å lære hvordan du bygger en slakk bot.

8. Organiser tankene dine med formatering

Bruk formatering for å organisere det du skriver i Slack-meldinger. Det gjør det lettere for andre å skanne kanalen og plukke opp det som er viktig.

Slack bruker Markdown-formatering for fet skrift, kursiv, understrek og kodeformat. Når du skriver mer enn noen få tegn, vises et jukseark nederst på skjermen for å hjelpe deg.

Legg til linjeskift i meldingen ved å bruke shift + return. Denne tastetrykk-kombinasjonen lar deg lage avsnitt uten å legge ut meldingen (hvis du treffer retur uten skift, vil meldingen bli lagt ut). Når du har gjort det, kan du skrive lengre meldinger som er enkle å lese og redigere, i stedet for å måtte legge ut fem eller seks påfølgende. Denne praksisen kan være til fordel for Slack-søkeresultatene dine hvis du bruker en gratis konto som er begrenset til å bare søke i de siste 10.000 meldingene.

9. Lag automatiserte varsler

Et automatisert varsel i Slack er et varsel du mottar automatisk når noe skjer. Du kan for eksempel lage et varsel for når noen fyller ut selskapets webskjema. Noen få andre ideer: Du kan ha et varsel hver gang et salg stenger i nettbutikken din, hver gang en ny kommentar vises på nettstedet ditt, eller så snart noen i teamet ditt åpner eller lukker et problem i Github.

Det er noen måter å konfigurere og kontrollere automatiserte varsler på. Det enkleste er gjennom Slacks integrasjoner med andre verktøy i App Directory. For eksempel kan du koble Slack til Freshdesk, så kan du få varsler om supportbilletter som er sendt til teamet ditt.

En annen måte er å bruke Slack-appen Incoming Webhooks, som tar en liten bit av teknisk kunnskap å sette opp, men lar deg få varsler om aktiviteter som kan være utenfor området Slack-apper. Det siste alternativet er å bruke et tredjeparts automatiseringsverktøy, for eksempel IFTTT, Workato eller Zapier. Disse tjenestene lar deg koble apper til hverandre, og i tilfelle av Slack, kan du koble en app selv om Slack ikke innfødt den. Automatiseringsverktøy kan også gi deg flere alternativer for å tilpasse varselet.

Signal vs. støy

Slack lovet å hjelpe til med å rette opp noen av signal-til-støy-problemene som er iboende ved e-post. Den lovet også å gi folk en måte å kommunisere på som var morsommere. Det har blitt en app som stort sett lykkes på begge områdene, men ved å gjøre det har vokst til et annet dyr, en som kan føle seg uhåndterlig. Ved å rydde opp i Slack-grensesnittet, kan du redusere støyen betydelig og skape et mer fokusert rom for å kommunisere.

Hvis alt annet mislykkes, kan du alltid hoppe skip ved å se på disse 17 alternativene til Slack. Hvis du er opptatt av å holde deg med appen, må du lære deg noen flere tips og triks for Slack.