Video: Fagforbundet - presentasjon 2015 (Oktober 2024)
Kassereren i favorittbutikken din tilbyr 10 prosent avslag, samt eksklusive rabatter i fremtiden, i bytte mot e-postadressen din. Din venn anbefaler et daglig nyhetsbrev som kan hjelpe deg med å spare penger hvis det kommer opp et godt kjøp som passer for deg. Du har meldt deg på for å motta en ordforråds-til-dag-e-post, som du bare leser om morgenen når arbeidet går sakte. Alle disse meldingene er graymail, oppfordret e-post som du kanskje vil lese noen ganger, men er aldri avgjørende. Graymail skiller seg fra spam ved at sistnevnte er uoppfordret, mens graymail kommer på forespørsel. Mens mange av oss surfer på gråmailen vår, kan det også være en viktig kilde til rot, spesielt hvis den ikke blir merket for lenge.
Her er noen løsninger for å håndtere graymail for å holde innboksen i sjakk.
En av de eldste løsningene i boken for å håndtere graymail er å opprette en gratis webmail-konto som du utelukkende bruker til markedsføringsmeldinger, listserv, kuponger og annen uviktig e-post.
I årevis har jeg brukt en Hotmail-konto til nettopp dette formålet, selv om det virker litt dumt nå fordi både Hotmail og Outlook.com (for ikke å forveksle med Outlook's desktop-app) har flere innebygde verktøy spesielt for å håndtere graymail, diskutert mer detaljert nedenfor. Disse verktøyene er ikke nødvendig å bruke hvis du reserverer en e-postkonto for Graymail, slik jeg har gjort, ettersom innboksen i seg selv allerede vil være ett gigantisk filter. I alle fall satte jeg opp kontoen for omtrent ti år siden, før funksjonene var på plass.
Jeg logger vanligvis inn på kontoen en gang om dagen, men tenker aldri to ganger på det når jeg ikke gjør det. Jeg bekymrer meg heller aldri for at en viktig melding blir begravet blant gråmailen, fordi det ikke er noen viktige meldinger på denne kontoen. Det er rent forbeholdt graymail. En nyere funksjon i Outlook.com lar deg opprette en alias e-postadresse, som til og med kan være disponibel, for ting som graymail eller annen korrespondanse som vil være begrenset og som du ikke vil at folk kontakter deg igjen (si, for å legge ut på Craigslist).
Bruk regler, filtre og mapper
Omtrent hvert e-postprogram lar deg lage regler eller filtre for å sortere meldinger automatisk i forskjellige mapper, slik at du kan administrere dem hver for seg. For eksempel kan du opprette en regel som sier "hvis en e-post er fra en avsender hvis adresse slutter på 'nypl.org', så flytter du automatisk meldingen til en mappe som heter 'Bibliotekvarsler' ved mottakelse.
Før jeg fortsetter med spesialfunksjoner i Hotmail og Outlook.com for graymail, la meg bare redegjøre for hvordan jeg setter opp filtre og regler i de to andre store gratis webmail-programmene, Yahoo! Mail og Gmail.
Hvordan legge til filtre til Yahoo! Post
I Yahoo! E-post, vist over, merker av for en meldingsboks (eller flere enn én), og velg deretter Handlinger og filtrer e-poster som disse. En popup-boks lar deg fylle ut reglene for hvordan du filtrerer og sorterer lignende meldinger.
Du kan lage mapper for hva hjertet ditt ønsker. Se listen over forslag på slutten for ideer.
Hvordan legge til filtre i Gmail
Prosessen er ekstremt lik i Gmail.
Merk av i ruten til venstre for hvilke meldinger du vil filtrere, velg deretter Mer og deretter "Filtrer meldinger som disse." Du kan deretter bruke det første settet med regler på filteret, for eksempel informasjon om avsenderen, eller "til" -navnet, eller noe i emnelinjen. Klikk på "opprett filter", og du kan bruke neste trinn i regelen: hva du skal gjøre med meldingene som oppfyller kriteriene (f.eks. Merke som lest, slette, videresende til…, etc.).
Merk: Etter min erfaring er det ikke alltid jevnt å aktivere regler i Gmail (sist bruker Chrome på Windows). Koblinger og knapper fungerer ikke alltid. Å logge seg ut og logge seg på igjen ser ut til å fikse manglende svar.
Et ekstra Gmail-alternativ ikke funnet i Yahoo! Med e-post kan du automatisk stjerne hvilken som helst melding for å merke den som viktig. Mens Yahoo! har en måte å merke viktig e-post også, du kan bare gjøre det manuelt, ikke automatisk med filtre.
Slik legger du til filtre til Hotmail / Outlook.com
Hotmail og Outlook har mange flere funksjoner for å håndtere graymail. Eksemplene jeg har brukt hittil bare skummet overflaten. Regler kan være ganske kompliserte, og når de er, kan du aktivere dem riktig og teste om de fungerer som du hadde tenkt, med mindre du bruker Hotmail eller Outlook.com.
Som nevnt har Microsofts webmail-apper noen få ferdige regler som utfører noen av de vanligste filtrene folk ønsker å bruke på innboksen. Mye av automatiseringen styres gjennom kategorier. For eksempel kan du kategorisere et antall meldinger som "Nyhetsbrev" og deretter sette en regel for hva som skjer med alle nyhetsbrev. Å ha kategorier gjør det mye enklere å gjøre endringer i en regel senere og få den til å gjelde for lignende meldinger.
En annen virkelig fantastisk funksjon i Outlook.com og Hotmail er alternativene Avslutt abonnement og planlegging som vises på slutten av hver melding Microsoft vet å være graymail.
Avslutt-koblingen er uavhengig av instruksjoner fra avmeldingen gitt fra avsenderen, og faktisk lar den deg kvitte seg med uønskede meldinger veldig enkelt, noe som noen ganger foretrekker å administrere dem. Når den brukes, kan du avslutte abonnementsknappen også muligheten til å slette alle tidligere e-postmeldinger fra samme avsender.
Det andre alternativet, Planlegg opprydding, tilbyr noen få alternativer for å dumpe meldinger fra samme avsender som kan ha stablet seg opp over tid. Mitt foretrukne valg er å bare beholde den siste meldingen fra avsenderen, og ved å gjøre det skaper en regel med samme effekt. Når det kommer en ny melding fra denne avsenderen, blir alle gamle slettet fra innboksen.
Du kan sannsynligvis allerede forestille deg fordelene med denne funksjonen for noe som e-post om daglig avtaler, som bare den nyeste e-posten er relevant for.
Ideer til mapper
Når du håndterer graymail, anbefaler jeg å lage noen få mapper med lett gjenkjennelige navn for slags mail du har en tendens til å lese - eller kanskje "skanning" er det rette ordet - mer enn andre. Noen få ideer inkluderer:
- Bloggoppdateringer
- Bekreftelsesmeldinger (automatiske betalingsvarsler osv.)
- Annonseringer av arrangementer (lokal sporing, oppdateringer av musikerartister osv.)
- Facebook Tag / Message Alerts
- Google Nyhetsvarsler
- LinkedIn-varsler / stillingsoppdateringer
- Nyhetsbrev-Personlig (for hobbyer og interesser)
- Nyhetsbrev-profesjonell (for karriereutvikling)
- kvitteringer
- Bekreftelse / sporing av forsendelse
- Planlagte nedetidsvarsler
- Reise
- Twittervarsler
På den annen side, hvis det er viktig for deg å se alle varslene på Facebook-taggen din, for eksempel, må du ikke filtrere disse meldingene! La den være satt til å lede til innboksen din.
La innboksen fungere som en innboks
Hele ideen bak håndtering av graymail er å beholde de meldingene du kanskje vil se noen ganger adskilt fra meldingene du trenger å se så snart de kommer i innboksen. Hvis du gjør det, vil du glede deg over å lese oppdateringer fra favorittblogger, nettsteder, nyhetskilder, sosiale nettverk og mer, uten å hindre din evne til å være produktiv og effektiv resten av tiden.
Hvis du vil ha flere måter å holde innboksen i orden, kan du se 11 tips for å administrere e-post, "5 grunner til at innboksen ikke er oppgavelisten din, " og "Hvordan unngå overbelastning av e-post."
