Video: OneNote kurs - Introduksjon - Norsk 2016 / 2013 / 2010 (Oktober 2024)
Et av de enkleste organisatoriske triksene jeg bruker på jobben, er å holde private regneark med min egen fremgang. Ingen krever at jeg gjør det. Ingen ber om å se regnearkene mine. Jeg holder dem helt for min egen skyld, for at jeg skal arbeide effektivt og raskt kunne se hva jeg har oppnådd.
I denne utgaven av Get Organised skal jeg dele noen av regnearkene jeg for øyeblikket har, og forklare hva de gjør for meg. Mens innholdet i regnearkene relatert til arbeidet mitt spesifikt, er mange av prinsippene universelle og tilpasningsdyktige til andre typer arbeid.
Lagre og planlegge ideer
Kolonnen Get Organised er ukentlig, noe som betyr at jeg må komme med 52 ideer som jeg faktisk vil bruke om et år… noe som betyr at jeg sannsynligvis vil trenge ytterligere 50 til 100 ideer som jeg til slutt vil avvise (de fleste av oss trenger å generere et stort volum av ideer for å finne virkelig gode).
For å gjøre det holder jeg et veldig rudimentært regneark med en løpende liste over ideer i bunnen og et rutenett øverst med alle planlagte publiseringsdatoer. Regnearket hjelper meg til å tenke bredt på hvordan jeg kan planlegge temaer gjennom mange uker og måneder. Jeg kan enkelt endre rekkefølgen på fremtidige artikler for å sette mer tid mellom emner som virker for like, eller klynge sammen de som er logisk relatert.
Dette spesielle regnearket bor på Google Drive fordi denne tjenesten er tilgjengelig for meg praktisk talt hvor som helst, og hvis jeg har en idé mens jeg er borte fra kontoret, kan jeg logge på og legge til den uten å nøle.
Siden jeg ofte går tilbake til dette regnearket for å logge arbeidet når jeg har fullført det, ser jeg jevnlig gjennom ideene som jeg har brainstormet. Mange mennesker skriver notater om ideene sine, men henviser aldri tilbake til dem. Med dette systemet står jeg overfor min egen liste over ideer minst en gang i uken.
Loggprosjektets fremdrift
En stor del av jobben min hos PCMag er å teste programvareprodukter og treningsapparater og skrive produktanmeldelser av dem, så jeg har et annet regneark dedikert til det arbeidet.
(Jeg beklager for liten mengde uskarpt innhold i bildet ovenfor.)
La meg bare forklare raskt kolonnene du ser på bildet over. Kolonne én, kalt ID, er artikkel-IDen til en produktanmeldelse som er publisert. Kolonne B er produktnavnet. Kolonne C, Status, beholder statusen til anmeldelsen, slik at "pubertet 12-apr-13" betyr at en artikkel ble publisert 12. april 2013. Kolonner D til og med I er avmerkingsbokser relatert til arbeid som må fullføres før en produktanmeldelse kan gå gjennom redigerings- og publiseringsprosessen.
Kriteriene (kolonnene DI) inkluderer å logge produktet i en database ("QB"), sende inn et skjema som beskriver produktets spesifikasjoner ("Spesifikasjoner"), laste opp et bilde av produktet ("Bilde"), og lage et lysbildefremvisning med ytterligere bilder ("Lysbildefremvisning"). Hvert produkt trenger også en poengsum fra en til fem ("Rating"), og jeg har lagt til en kolonne til for "Notater" der jeg generelt bare indikerer om et produkt fortjener et PCMag Editors 'Choice.
Regnearket er virkelig hjertet av en serie av avmerkingsbokser. Det lar meg se på et øyeblikk om jeg har gjort alt nødvendig forløperarbeid. Men det har andre fordeler også.
På samme måte som jeg logger ideene mine for ideer for fremtiden Få organiserte kolonner, logger jeg også nederst på omtale-regnearkproduktene mine som jeg potensielt kan være interessert i å gjennomgå. Derfor har jeg alltid en løpende liste med ferske ideer.
Det fungerer også som en veldig rask referanse hvis jeg trenger å slå opp publiseringsdatoen eller den unike artikkel-IDen for produkter som jeg har vurdert (som jeg gjør ganske ofte). Jada, vi har andre systemer på kontoret for å finne den informasjonen, men det er vanligvis raskere for meg å trekke den fra dette regnearket fordi jeg har tilpasset den til å være spesifikk for mine behov.
Holde oversikt over hva som er endret
Det siste regnearket jeg vil dele, er det jeg bruker for å holde rede på en spesifikk artikkel som jeg skriver: De 100 beste iPhone-appene. Artikkelen krever kompleks organisering for å administrere fordi jeg oppdaterer innholdet ofte. Med andre ord, noen få uker er de flere av de 100 beste appene nye. Jeg må være på vakt over hvilke apper jeg sa var de beste i dag kontra hva jeg sa de var for et halvt år siden.
Metoden min er ganske enkel. Jeg logger hver app i Excel da den går inn på den 100 beste listen. Jeg registrerer datoen den ble lagt til i artikkelen, eller forrige gang jeg oppdaterte teksten, hvis det er en app som fremdeles er god, men betydelig oppdatert siden sist jeg skrev en blurb om den. Jeg holder også en løpende liste over appene som tidligere var på listen, men har siden mistet plassen sin.
Dette regnearket hjelper meg også med å se om jeg har truffet 100 apper fordi Excel automatisk teller dem for meg. Jeg bruker den også til å gruppere appene på forskjellige sider ved å legge til grenser som indikerer sideskift. Fargekoding lar meg også se hvilke apper som er nye på listen (gul), som er et flagg under publiseringsprosessen som betyr at jeg burde sjekke de seksjonene nærmere enn andre.
La meg også innrømme at jeg ikke bruker alle kolonnene som jeg opprinnelig satt opp i dette regnearket. På et eller annet tidspunkt trodde jeg at noe informasjon var viktig, bare for å innse senere at jeg ikke trengte det i det hele tatt. Fordi dette regnearket bare tilhører meg, kan jeg forlate områder som ikke har utbetaling uten konsekvens. Jeg kunne rydde opp regnearket og bli kvitt seksjonene jeg ikke bruker, men det er mer verdt min tid å beholde dem og ikke bruke dem enn det er å investere i å gjøre regnearket litt ryddigere. Hva er poenget? Ingen andre enn meg ser det.
Fordelene ved å bruke regneark for å holde rede på arbeidet ditt
Enkle regneark kan være kraftige verktøy for å organisere arbeidet ditt, og du trenger ikke å være en suser på Excel for å lage dem. Fordelene ved å bruke regneark for å spore arbeidet ditt inkluderer:
- å kunne se hva du allerede har gjort, slik at du ikke gjentar det (eller hvis du trenger å gjenta det, kan du raskt se når og hvordan du gjorde det første gang, slik at du kan utnytte det tidligere arbeidet)
- å ha et dedikert sted å registrere ideer og jevnlig se gjennom dem
- føre en oversikt over arbeidet ditt hvis du noen gang trenger bevis på det du har oppnådd
- gjøre dine egne oppgaver enklere ved å lage et system for innhenting av informasjon som helt tilpasses dine behov.
