Bli organisert: hvordan konfigurere e-postmaler

innhold

• Bli organisert: Slik konfigurerer du e-postmaler
• Bruke e-postmaler i Gmail

Både på arbeidsplassen og i vårt personlige liv sender mange av oss det som egentlig er den samme e-posten om og om igjen. Det kan si noe som "Her er de ukentlige salgstallene…" eller "Kjære, husk å sende husleien på eller før…"

Hvis du er en rimelig organisert og effektiv person, kan du kopiere og lime inn den forrige e-posten i en ny melding når det er på tide å sende den regelmessig sendt e-posten. Det er ikke en dårlig metode, men den lar deg åpne for å innføre feil. Du kan glemme å oppdatere emnelinjen, datoen, et økonomisk tall, et datapunkt og så videre.

Da jeg startet min karriere innen media og publisering, var jeg egentlig en redaktør for noen akademiske tidsskrifter, og jobbet med typebokstaver som skrev inn endringene som jeg markerte på filene. Den viktigste regelen jeg lærte å markere artikler for typebokstaver var denne: Jo færre tastetrykk de må gjøre, jo færre er sjansene for å innføre feil. Med andre ord, jobben min var å korrigere eventuelle skrivefeil og få forfatterenes endringer på siden, samtidig som jeg minimerte hvor mye å skrive typebrevene måtte gjøre.

Når du bruker en gammel e-post på nytt, må du legge inn mange unødvendige tastetrykk, for eksempel å slette og deretter oppdatere emnelinjen, endre viktige informasjonstykker og så videre.

Et bedre system er å sette opp e-postmeldinger som du kan bruke om og om igjen mer effektivt, en "e-postmal" (Microsoft Outlook-termin) eller "hermetisk svar" (Googles begrep)

loading…

En e-postmal er nøyaktig hva du forventer at den skal være, en oversikt over en e-post med tom plass der oppdatert informasjon vil vises. Når du gir deg et tomt sted i stedet for et antall eller data som du kan oppdatere, lager du færre tastetrykk og reduserer dermed antallet feil du kan innføre. Du vil aldri sendte ukens rapportnummer ved et uhell; Det verste som kan skje er at du lar noe være tomt. I så fall vil mottakerne umiddelbart legge merke til dem og be deg om manglende data. Hvis du sender feil informasjon, kan det hende at mottakerne aldri vet det.

Slik konfigurerer du e-postmaler i to av de mest brukte e-postprogrammene: Outlook og Gmail.

Slik konfigurerer du en e-postmal i Outlook

Outlook refererer til denne typen regelmessige sendte meldinger som "e-postmaler." Funksjonen er tilgjengelig i skrivebordsprogrammet til Outlook, men den er ikke tilgjengelig i Outlook.com.

I Outlook 2007 . Start en ny e-postmelding. Skriv inn e-postadressen og emnelinjen så mye informasjon som du trenger å bruke på nytt, og sørg for å gi deg et klart og synlig tomt sted uansett hvor du skal legge inn ny informasjon hver gang du sender meldingen. Her er et eksempel:

	Emnefeltet:		Ukens sidevisningsrapport for ukeslutt
	Kropp:		Her er den ukentlige sidevisningsrapporten for nettstedet. Dato: Sidevisninger: Takk alle sammen! Gi meg beskjed hvis du har spørsmål.

Gå til Filen> Lagre som i øvre venstre hjørne av meldingsboksen.

I dialogboksen som vises, må du endre filtypen til Outlook Mal (*.oft). Du kan deretter navngi malen hva du vil.

Når du er klar til å komponere en ny melding ved hjelp av malen, er prosessen for å komme til malen faktisk litt ineffektiv, dessverre.

Gå til Ny> Velg skjema

og velg Brukermaler i Filsystem i den øverste rullegardinmenyen. Eventuelle maler du har lagret, bør være der. Velg den du vil ha, så åpnes den som en ny e-postmelding, som du kan oppdatere etter behov.

I Microsoft Outlook 2010 . Start en ny e-postmelding. Skriv inn e-postadressen og emnelinjen så mye informasjon som du trenger å bruke på nytt, og sørg for å gi deg et klart og synlig tomt sted uansett hvor du skal legge inn ny informasjon hver gang du sender meldingen. (Se prøven over.)

Når du er ferdig med å designe malen din, går du til Fil-fanen og velger Lagre som.

I dialogboksen som vises, må du endre filtypen til Outlook Mal (*.oft). Du kan deretter navngi malen hva du vil. Hit Lagre.

Når du er klar til å bruke malen, går du til Nye elementer> Flere elementer> Velg skjema

og velg Brukermaler i Filsystem i den øverste rullegardinmenyen. Eventuelle maler du har lagret, bør være der. Velg den du vil ha, så åpnes den som en ny e-postmelding, som du kan oppdatere etter behov.

Distribusjonsliste . Du vil sannsynligvis koble en e-postmal med en distribusjonsliste slik at du kan sende meldingen til en gruppe mennesker i ett skudd.

Gå til Kontakter-delen av Outlook. Velg Ny> Distribusjonsliste.

Hvis du bruker bedrifts- eller bedrifts-e-post, er det beste alternativet å velge medlemmer i stedet for å bruke funksjonen som heter Legg til ny. Velg medlemmer vil sannsynligvis få opp listen over brukere som er tilgjengelige på virksomhetens e-postsystem. På den annen side lar Legg til ny deg skrive inn en e-postadresse manuelt.