Bli organisert: hvordan angre å sende inn outlook | jill duffy

Noen ganger er den beste måten å være produktiv på e-post ikke å sende en melding i det hele tatt, spesielt hvis innholdet er feil eller dårlig vurdert. Etter å ha testet Undo Send-knappen blant en tilvalgsgruppe av Gmail-brukere i årevis, har Google gjort denne elskede funksjonen tilgjengelig for alle. Angre sending er en mislykket sikkerhet som gir deg opptil 30 sekunder å avbryte å sende en e-post. Det er akkurat nok tid til å gispe, trekke foten ut av munnen og sørge for at meldingen aldri ser dagens lys. Ikke alle er klar over at Microsoft Outlook også har en rekke innstillinger og alternativer for å huske en melding, utsette sending av en melding og så videre - kanskje fordi de ikke er lette å finne eller forstå. Det er et alternativ som ligner på Gmail Angre send-knappen, men det er ikke intuitivt å finne eller bruke. Slik fungerer det og hvordan du konfigurerer det.

Hvordan Undo Send fungerer

For å forstå hvordan angre å sende fungerer i Outlook, hjelper det først å forstå hvordan det fungerer i Gmail. For å få knappen Angre send i Gmail, må du aktivere funksjonen og velge hvor lang tid du vil gi deg selv for å kunne stoppe en melding fra å sende. Maksimal tid er 30 sekunder, og det er alternativet jeg anbefaler.

Når du aktiverer innstillingen, er det du virkelig gjør å opprette en automatisk stall eller forsinkelse for hver melding som sendes, noe som igjen skaper et mulighetsvindu for deg å kansellere den. Så du ikke angre noe. Du stopper bare en handling før den starter. Selvfølgelig er "angre sending" mer kortfattet og enklere å forstå enn "forsinke sending med en tidsbegrenset mulighet til å avbryte."

Microsoft tilbyr i sin typiske mangel på punchiness det samme i Outlook, bortsett fra at det er en to-trinns prosess og krever mer arbeidskraft å sette opp.

Slik konfigurerer du Angre send i Outlook

Som sagt er det en to-trinns prosess å sette opp ekvivalent med Gmails undo Send-knapp i Outlook. Først må du lage en regel som forsinker alle meldinger fra å bli sendt. Jeg oppsummerer instruksjonene her:

1. Gå til Fil> Administrer regler og varsler> Ny regel.
2. Her kan du se under Start fra en tom regel. Velg "Bruk regel på meldinger jeg sender." Ikke legg til andre regler (dvs. la avmerkingsboksene være tomme).
3. Velg "utsett levering med et antall minutter" under listen over handlinger. Du kan utsette levering med opptil 120 minutter, men det er for lang tid. Jeg anbefaler 1 minutt, så skriv inn "1" (eller hvor mange minutter du vil) der det står "et antall."
4. Følg instruksjonene for å lagre og navngi regelen, og sørg for å merke av for "Slå på denne regelen" før du avslutter.

Neste trinn er det du tar når du ved et uhell treffer Send på en melding og vil stoppe den før den faktisk går.

Meldingen din vil være i utboksen din. Det er der det henger med i løpet av ett minutts forsinkelse.

Den raskeste måten å sikre at den ikke går noen vei er å trykke på Work Offline-knappen (under Send / Motta-fanen). Nå kan du enten dra meldingen inn i kladdmappen for å redigere den litt mer, eller høyreklikke på meldingen og slette den.

Hvem kan bruke Angre send?

Dessverre er ikke funksjonen Angre sending fra Outlook tilgjengelig for alle. Outlook Mac-appen har den rett og slett ikke. Det er imidlertid tilgjengelig i Outlook for Windows 2016, 2013 og 2010.

Jeg nevnte tidligere at Outlook har andre alternativer for å "huske" meldinger. Hvorfor ikke bare bruke det i stedet for metoden for forsinkelse og sletting? Det er noen få veldig gode svar.

For det første er det ikke alle Outlook-brukere som har tilbakekallingsfunksjoner tilgjengelig for dem. Med Microsoft Exchange-kontoer må administratoren gjøre alternativene tilgjengelige. Mange organisasjoner velger å utelate det, og til deres forsvar er det en ganske forvirrende funksjon. For det andre kan du bare huske meldinger som er sendt til andre i organisasjonen, slik at de ikke fungerer over hele linjen. For det tredje, hvis mottakerne allerede har åpnet meldingen, er du heldig. For det fjerde kan mottakere aktivere sin egen funksjon som i hovedsak deaktiverer tilbakekalling fra å finne sted.

Forhåpentligvis er den forvirrende virksomheten til tilbakekalte meldinger nok til å overtale deg til i stedet å aktivere funksjonen for forsinkelsesmelding og bruke den til din fordel. Det er det bedre alternativet, og det kan spare deg for mye sorg!

For flere tips om e-post, kan du også lese 5 måter å sende bedre e-post på, hvordan du dreper e-post med riktig prosjektstyringsapp, og slutter å kjempe e-post med mer e-post.