Bli organisert: hvordan du kopierer kontakter fra en app til en annen

Hvor er kontaktene dine? Er de i CRM-programvare, en e-postkonto, din telefon eller en e-postmarkedsføring-app, for eksempel MailChimp? Kontaktlistene dine kan være spredt overalt. Hei, det skjer. Noen ganger må du rydde opp i dem, slå dem sammen, eller bare kopiere databasen med mennesker og deres kontaktinformasjon fra et sted til et annet.

I det store og hele er det tre måter å kopiere kontakter fra et sted til et annet.

1. Synkronisering. Først kan du synkronisere kontaktene dine, som er det klart enkleste alternativet når det er tilgjengelig. Resultatet er at du har to databaser med kontakter som er nøyaktig de samme, for alltid og til du slutter å synkronisere dem.

2. Bruk en kontakter-app. Det er noen få kontakter-apper og -tjenester på markedet, for eksempel Kontakter + (tidligere Full Contact), som suger inn kontaktdata fra en rekke kilder (Facebook, Gmail, LinkedIn), sorterer dem og deretter spytter dem ut igjen uansett hvor du vil ha det. Med disse appene må du huske både ditt og kontaktenes personvern. Du ønsker ikke å mate all kontaktinformasjonen din villig inn i en app som bare skal snu og selge den.

3. Eksport / import etterfulgt av eventuelt synkronisering av nye endringer. Den andre metoden er å utføre en bulkoverføring av kontakter. Vi kan kalle dette eksport / import metoden. Her laster du ned all kontaktinformasjon fra en kilde i massevis og deretter laster den opp til en ny kilde. Det er en engangsoverføring. Eventuelt kan du legge til et trinn slik at herfra og ut, all ny kontaktinformasjon som du oppretter eller endrer i de første databaseoppdateringene i den andre.

La oss se på disse alternativene for å se hva de innebærer.

Synkronisere kontakter

Hva er noen enkle eksempler på hvor og hvordan du kan synkronisere kontakter? Hvis du bruker iCloud, kan du synkronisere kontakter mellom iPhone-, iPad- og Mac-enhetene. Lett, ikke sant? Det kan se ut som om det ganske enkelt er snakk om å ha Apple Contacts-appen på alle enhetene dine, men faktisk må du aktivere synkroniseringen via iCloud også for at den skal fungere. Hvis du ikke aktiverer synkronisering, vil informasjonen i Kontakter-appene dine være forskjellig på hver enhet.

Det første eksemplet bruker en app. Her er et eksempel med to apper. Det er et synkroniseringsalternativ mellom MailChimp og Eventbrite som du kan aktivere for å bringe Eventbrite-deltakerinformasjonen inn i MailChimp, slik at du enkelt kan opprette e-postkampanjer for dem. Du konfigurerer det ved å velge gruppene du vil synkronisere, og fra det punktet, til du deaktiverer det, vil alle valgte data være de samme mellom de to appene.

Når du vil synkronisere kontakter, er det å lete etter en integrasjon det beste alternativet vanligvis. Det er mange av dem. Du kan for eksempel integrere Outlook og Salesforce for å synkronisere kontaktinformasjon mellom disse to appene, og du kan synkronisere Gmail-kontakter med mange CRM-er.

Bruk en Kontakter-app

Det er mange kontakter-apper på markedet som vil hente inn data fra en rekke kilder, sortere dem og slå dem sammen, og hjelpe deg med å forstå det. Hvis du har kontaktinformasjon i flere e-postkontoer, LinkedIn, Twitter og andre steder som du raskt og enkelt vil slå sammen, vil en kontakter-app gjøre akkurat det. Disse appene synkroniserer ofte de resulterende dataene dit du måtte ønske. Så hvis du for eksempel henter inn informasjon fra iCloud, Google-kontakter, LinkedIn og Facebook, kan du for eksempel synkronisere alt tilbake til Google-kontakter og iCloud.

Husk som nevnt personvern når du forsker på kontakter-apper. PCMag har ikke anmeldt mange av dem, og noen få som vi har, opererer ikke lenger. Kontakter + er den eneste jeg har brukt i noen grad som jeg føler meg komfortabel med å anbefale, men det er absolutt andre. Les opp på dem i det minste litt før du setter din lit til dem.

Eksporter / import Plus synkroniser eventuelt nye endringer

Du har ikke alltid muligheten til å synkronisere kontakter mellom to systemer fullt ut. I disse tilfellene kan du laste ned eller eksportere kontaktene dine fra den ene appen, laste dem opp til den andre, og deretter eventuelt synkronisere alle fremtidige endringer fra den ene til den andre.

Den nøyaktige informasjonen for hvordan du eksporterer kontaktene dine fra en app, vil variere avhengig av hvilken app det er. For e-postapper som Gmail og Outlook er det ganske greit å eksportere kontaktene dine. Det mest presserende spørsmålet er vanligvis hvilken filformatstype du vil bruke, CSV eller vCard. Så la oss diskutere forskjellene før vi pløyer fremover.

Hva er en CSV-fil?

CSV står for komma-separerte verdier, og det er det mest aksepterte filformatet for adressebokdata. Det er de samme kommaseparerte verdiene du får når du eksporterer et regneark til en tekstbehandlingsfil. Hver linje med data fra regnearket oversettes til en tekstlinje, med celleinnholdet atskilt av kommaer. CSV-er er menneskelig leselige, fleksible og lette i den forstand at filstørrelsen aldri vil være enorm. Så hvorfor ikke bruke det? Eksportering til CSV kan resultere i tap av data, inkludert kontaktenes foto, kallenavn, nettsted og noen ganger "notater" -feltet. CSV-er er dårlige til å håndtere spesialtegn, så hvis du har kontaktinformasjon i et annet skript eller kjenner personer med aksentmerker i navnene sine, vil de bli borte eller forvirret.

Hva er et vCard?

vCard er et elektronisk visittkortformat. Det er et mer omfattende eksportformat for kontaktinformasjon, noe som betyr at den resulterende filen sannsynligvis vil være større enn en CSV. Et eksportert vCard mister ikke så mye data, og det støtter flere (men ikke alle) spesialtegn og utenlandske alfabeter. Du vil likevel miste kallenavn, nettsteder og AIM-data når du eksporterer til vCard. vCard pleier å være assosiert med OS X- og iOS-applikasjoner, selv om Outlook og noen andre e-postprogrammer som også kjører på Windows, også kan bruke det.

Tilbake til eksport / import og valgfri synkronisering. Når du har funnet ut hvilket format du vil bruke og verifisert at det fungerer med hvilke apper og database du har i tankene, kan du laste ned kontaktene dine fra en og laste dem opp til en annen. Det er ikke en dårlig idé å få sjekket noen av de resulterende kontaktene for å sikre at det fungerte riktig.

Nå som du har kopiert kontaktene fra en app til en annen, vil du at nye endringer du gjør i en av appene, automatisk skal vises i den andre? I så fall trenger du et tredjepartsverktøy for jobben. Noen eksempler er IFTTT, Zapier og Microsoft Flow. Noen ganger kalles de automatiseringsverktøy.

Automatiseringsverktøy kan koble til apper som ikke nødvendigvis integreres på egen hånd. Med andre ord, du har appene A og B, og ingen av dem bygde en berøringsintegrasjon med den andre. Automatiseringsverktøyet trådte inn og bygde en integrasjon mellom A og B for deg, og nå kan det hjelpe deg med å konfigurere og administrere datastrømmen mellom disse to appene.

Med automatiseringsverktøy kan du ofte ikke kopiere en masse eksisterende informasjon fra en app til en annen på samme måte som du kan når du eksporterer / importerer på egen hånd. Det er noen lure løsninger som involverer Google Sheets, men de kan være frustrerende å lage og vanskelig å få riktig. Du kan imidlertid bruke et automatiseringsverktøy for å sette opp en regel slik at alle nye endringer i den ene appen kopieres til den andre, som er metoden jeg anbefaler.

• Bli organisert: e-postkontakter bli organisert: e-postkontakter
• Hvordan få tilgang til kontaktene dine i Windows 10 Hvordan få tilgang til kontaktene dine i Windows 10
• 5 nye Gmail-funksjoner du kan sjekke ut nå 5 Nye Gmail-funksjoner du kan sjekke ut nå

Du kan for eksempel sette opp en regel slik at når automatiseringsverktøyet oppdager en oppdatering til iCloud-kontaktene dine, tar den opp endringen og kopierer den til, for eksempel, Google-kontakter. Eller vice versa. Du kan konfigurere den blant to apper som støttes av automatiseringsverktøyet.

Det virkelige trikset er å sørge for at du forstår hva som er og ikke som skjer når du konfigurerer automatiseringen. Du må sørge for å vite i hvilken retning synkroniseringen skjer, og om det er en forsinkelse mellom når du gjør endringen, og når den vises i den andre appen.

Ikke mer kopiering og liming

Det er fullt mulig å kopiere kontaktdata mellom to apper, og det er ikke avhengig av at du treffer ctrl-c, ctrl-v om og om igjen. Du har flere alternativer, avhengig av hva du vil gjøre, og de er alle ganske enkle.