Video: FPPad On Air: Michael Naef, founder and CEO of Doodle (Oktober 2024)
Jeg møtte Doodle.com for noen år siden mens jeg jobbet med et dusin eller frivillige på et prosjekt. Deltakerne var spredt over hele verden - India, Israel, Singapore, California, Massachusetts - og vi måtte på en måte finne en tid da de fleste av oss ville være i stand til å møtes på nettet for å diskutere prosjektet. En av de frivillige sendte ut en lenke til Doodle.com, og fra da av kom datoer og klokkeslett for å møtes som magi.
Doodle er et gratis nettsted og en tjeneste som gjør planlegging så enkel som å lage en avstemning. Du inviterer folk til avstemningen, og de krysser av for tider når de er tilgjengelige for å møte, basert på en rekke valg meningsmåleren gir. Det er en drøm om effektivitet.
Men først en rask oversikt over hvordan Doodle.com fungerer:
Jill Duffy: Jeg er en stor fan av Doodle, og jeg må si at jeg føler at jeg introduserer det for mennesker hele tiden. Er det et problem å få ordet ut?
Michael Naef: På den ene siden har vi det veldig bra. Vi er nå på mer enn 15 millioner brukere hver måned. Så det er en fantastisk suksess og veldig spennende for oss. Men på den annen side er det fremdeles mye potensial der ute hvis du tenker på at nesten alle må gjøre planlegging på et eller annet tidspunkt.
Vår beste kommunikasjonsmekanisme er verktøyet, selve tjenesten, fordi den har viralitet innebygd rett i. Du får andre mennesker på plattformen ved å planlegge fordi du må invitere folk til å delta i avstemningen du sender ut.
JD: Det var absolutt slik jeg fant ut om det. Fortell meg om produktivitetsutviklingen i å kaste bort mindre tidsplanlegging ved å bruke et verktøy som Doodle.
MN: Det er relatert til en fersk undersøkelse som vi gjorde. For et par år siden gjorde vi en studie der vi undersøkte hvor mye tid folk trenger for å organisere møtene hver uke. Vi fant at folk ville kunne spare opptil en halv dag hver uke hvis de kunne ta ut all den tiden man brukte på å organisere møter.
Denne nye studien brukte vi for å finne ut hva online planlegging spesielt hjelper deg med å spare i forhold til tid, sammenlignet med klassiske midler, for eksempel e-post eller telefonsamtaler. Vi fant ut at du kan spare opptil to tredjedeler av tiden du trenger å planlegge, bare ved å ta den menneskelige koordinasjonen ut av loopen og gjøre hele prosessen mer effektiv og mindre nervepakking.
JD: Hva er gjennomsnittlig antall personer på en gitt møteplan?
MN: I vårt tilfelle er gjennomsnittet et sted rundt fem til seks. Det er akkurat der der du begynner å spare halvparten av tiden du trenger å planlegge [sammenlignet med planlegging via e-post eller telefon], og du sparer mer og mer tid jo flere folk deltar. Faktisk ser vi mye av planleggingsmålinger for ti personer, 20 personer, opp til hundrevis av mennesker.
JD: Jeg tenker at hvis du bare har to eller tre personer, trenger du ikke et verktøy for å planlegge. På det tidspunktet kan det være lettere å bare snakke med folk og spare tid på den måten.
MN: Det er det ofte. Det er veldig sant. I to-personers tilfelle har vi et verktøy for en-til-en-planlegging. Det heter MeetMe, og det fungerer litt annerledes. Du publiserer dine ledige og travle tider i en liten kalender som er publisert på din personlige URL på Doodle.com.
Så i mitt tilfelle er det Doodle.com/myke. Du kan publisere den, og hvis folk vil møte deg, kan de bare gå videre og komme med forslag i [kalenderen din] med stor sannsynlighet for at du får tid fordi de kan se gratistidene dine. Og så kan du godta, avvise eller ignorere forespørselen.
Det er sant at for tre personer kan du fremdeles komme til et resultat via e-post eller telefon, men jeg finner ut at metoden ikke er like rask som å bruke et verktøy som Doodle.
JD: Kobles den kalenderen til andre verktøy, for eksempel Outlook eller Google Kalender?
MN: Ja, det gjør det. Alt vi har på Doodle - vi har også et verktøy for kundeavtale som heter BookMe som tar det et skritt videre for, for eksempel, et massasjestudio eller hva som ikke - alle disse produktene tilbyr kalenderintegrasjon. Det hele er basert på den samme teknologien på vår slutt. Det er en av fordelene. Hvis du noen gang har fylt ut kalenderen din, enten det er Outlook eller iCloud [støtte for iCloud bare nylig lansert], eller Google Kalender, når du er koblet til disse kalenderne, kan du bruke dem i alle tjenestene vi tilbyr. Dette vil gjøre hele prosessen mer sømløs og enklere for deg.
JD: Jeg vil sikkerhetskopiere det større bildet et øyeblikk og snakke om produktivitet generelt. En reporter spurte meg forleden om vi er besatt av produktivitet, og jeg tror det er spesielt sant for amerikanere. Siden 1970-tallet, siden vi fikk tak i datamaskiner på arbeidsplassen, tenkte vi at vi ville bli så mye mer effektive at vi kanskje får mer tid tilbake og kanskje til og med har en fire dagers arbeidsuke. Og jeg synes det ikke er tilfelle. Vi har blitt besatt av produktivitet i denne stasjonen for å jobbe hardere, gi mer resultat, tjene mer penger for selskapet - jeg lurte på tankene dine om det.
MN: Det er litt bredt emne [ler]! Det opplever vi også i Europa. Jeg tror det definitivt er en tendens i USA, men i alle de veldig industrialiserte landene og mentalitetene der folk også driver med å være produktive, på å få ting gjort.
Også med den "kvantifiserte selvtillit" -bevegelsen der du prøver å måle alt du gjør og prøver å optimalisere. Jeg tror det er en viss fare deri at løkker blir kortere og kortere, og det blir veldig anstrengende for den enkelte. Mennesker bør være klar over hvor styrkene deres er og hvor deres grenser er, slik at de vet når de skal senke tempoet eller når de skal akselerere når det trengs eller regelmessig.
På den annen side synes jeg det er en veldig positiv trend at mange av disse mer kjedelige oppgavene - enten det er å planlegge en begivenhet eller finne en flytur eller slå opp forbindelser i toget, eller finne ting på Internett - uansett, alle disse vanskelige oppgavene de blir så mye enklere og hjelper deg å spare tid. Jeg tror utfordringen er å investere som sparte tid ikke bare i økt produktivitet, men også i økt livskvalitet for deg personlig. Det er en delikat balanse mellom hvor mye arbeid du vil gjøre, hva arbeid gir deg og hvor mye privatliv du trenger. Og hvor mye grå sone du trenger mellom disse to, og det er en veldig personlig avgjørelse til slutt.
JD: Jeg synes flere og flere mennesker foretrekker å ha et blandet liv, at de vil at deres personlige kalender og profesjonelle kalender skal være en. Jeg bruker absolutt Doodle mye til sosiale formål, sannsynligvis mer enn for arbeid. Som du sa, den økte produktiviteten der resulterer i en viss fordel med fritid og redusert stress.
Det er imidlertid andre eksempler på produktivitetsapper som skaper en ond sirkel med å prøve å gjøre deg mer produktiv slik at du bare fortsetter å jobbe.
MN: Det er alltid disse to forskjellige visningene. Det er privatlivet og arbeidslivet, og det er denne snakken om balanse mellom arbeid og liv. Dette er igjen et veldig personlig spørsmål: om du synes arbeid og liv er veldig separate ting og det er behov for å være balanse mellom de to, eller om blandingen av disse to områdene i livet ditt trenger å være i riktig rytme for deg som en person.
JD: Fortell mer om studien du har utført. Var det noe overraskende du fant?
MN: Vi ble ikke overrasket over resultatet selv. Vi hadde mye anekdotisk bevis på at Doodle hjelper folk med å få jobben gjort og hjelper folk å spare tid, og det var også vår egen erfaring da vi brukte verktøyet. [Studieresultatene] var bare et mer systematisk bevis på at dette virkelig er tilfelle.
Det som virkelig overrasket oss var forskjellen. Hvis du ser på tabellen som viser hvor mye tid som brukes, bruker folk som planlegger uten verktøy 90 til 120 minutter på å planlegge noe med ti til 15 deltakere. Med Doodle i dette eksperimentet trenger de bare en halv time, og det er en enorm tidsbesparelse som jeg ikke hadde forventet.
JD: Kunne du dele noen organisasjonstips eller praksis som du personlig bruker? Det trenger ikke nødvendigvis å forholde seg til planlegging.
MN: For et par år siden leste jeg Getting Things Done, boken. Det var en veldig gjennomtenkt bok for meg. Jeg brukte ikke alle teknikkene han beskriver. Men en teknikk jeg følger, er å få alt ut av hodet og inn i nyttige systemer og pålitelige systemer.
Nå for tiden jobber jeg strengt med kalendere og huskelister. Det meste av det bringer alle disse små oppgavene ut av hodet mitt, og frigjør hodet for mer produktivt arbeid. Å vite at jeg har et pålitelig system som vil minne meg når noe nødvendig må gjøres, er det som har hjulpet meg til å få mye mer gjort, for å gjøre arbeidsdagen min mye mer produktiv. Men det frigjør også tankene mine. Å ha et fritt sinn på fritiden og for hva annet jeg gjør, heller enn å måtte tenke: "Jeg må ikke glemme dette eller det."
JD: Partneren min er operasjonsleder, og han har til enhver tid mellom 100 og 150 oppgaver på oppgavelisten sin. Han sa til meg: "Jeg holder de viktigste i hodet fordi jeg er bekymret for dem, og resten holder jeg på e-post." Jeg prøvde å forklare ham at dette er en stress på ham. Når oppgavene ikke er på et tydelig sted der du kan se dem, skaper de et stress. Men når du først har flyttet til et pålitelig system som du kan stole på, vet du at alt vil være til stede når du trenger det.
Men han vil flytte til et nytt og mer organisert system. Jeg beregnet at han ville ha en to ukers periode med smertefull overgang. Opplevde du noe sånt? Da du flyttet til GTD, hadde du smerter i overgangen?
MN: Jeg opplevde ikke så mye av en overgangsperiode, men jeg opplevde et mentalt hinder. Før jeg introduserte systemet i arbeidspraksisen min, stolte jeg ikke helt på at det ville fungere til slutt, eller at jeg kunne holde det oppdatert, eller at det virkelig ville være et pålitelig system som hjelper meg å komme gjennom dagene og gjennom ukene. Det tok meg ganske lang tid, et par uker til jeg bestemte meg for "vel, la oss bare prøve det." Og så brukte jeg en dag på å sette opp systemet. Nå har jeg ikke engang noen e-postmapper. Jeg har vanligvis bare en tom innboks, og legger alt viktig inn i oppgavelisten min. Det startet ganske bra.
Jeg har til og med forenklet systemet i løpet av et par måneder. I dag er det virkelig et veldig enkelt system for meg. Det beste beviset for det er at de fleste av dagene jeg ikke kjenner til doser og møter og andre kalenderhendelser jeg har møtt opp dagen etter eller dagen etter det fordi systemet er godt organisert nok til at alt skal ordne seg greit, og jeg blir påminnet om det. Jeg ser vanligvis bare på kalenderen min om morgenen for å se hva som skjer i dag.
JD: Hvilke andre apper og tjenester bruker du?
MN: Husk at melken er veldig sentral for meg for å holde oppgavene mine i rute. Jeg bruker det nettbaserte systemet i tillegg til Android-appen for å skrive ned noe som kommer til hjernen under et møte eller når du er sammen. Heller enn å prøve å huske, skriver jeg det bare ned.
Den andre er Google Kalender. Alt som er datert og klokkeslett datert er der inne. Det er mange kalendere der inne, både for privatlivet mitt og arbeidsrelaterte.
