Bli organisert: la jobben din, ikke dataene dine

innhold

• Bli organisert: Legg igjen jobben din, ikke dataene dine
• Hvordan kopiere og lagre informasjon raskt

Økonomien halter. Virksomheten tørker opp. Din posisjon er ikke så sikker. Hvis du skulle bli permittert i dag eller slutte i jobben uventet, hva ville du gjort med innholdet på datamaskinen din før du forlot organisasjonen? Hvordan vil du hente kontaktinformasjonen din fra Outlook, eller ta tak i alle dine personlige filer, og sørge for at du ikke legger igjen lagrede passord i nettleseren din?

Ingen ønsker å tenke på denne beredskapen, men hvis skriften er på veggen, kan det være lurt å ha en "panikknapp", som den var, på en måte å raskt sette i gang handlingene du vil gjøre hvis du er bedt om å forlate jobben i en hast. Dessverre er det ikke en eneste knapp som du enkelt kan sette opp for å ta vare på disse tingene, men du kan forberede deg ved å organisere litt i forkant og lage en liste over hva du skal gjøre, hvis du får en rosa slip eller be sjefen din om å ta denne jobben og skyve den.

Hvordan du håndterer filene dine og andre data vil i stor grad avhenge av en ting: om organisasjonen din lar deg laste ned og installere programvare utenfra. En annen vurdering er om selskapet begrenser nettlesing. Jeg vil skissere et par alternativer som står for forskjellige forhold.

Hva du kan lagre fra datamaskinen din hvis du får fyr

Personlige filer. Hvis du har noen personlige filer på datamaskinen din (som jeg ikke anbefaler å lagre på en selskapseid maskin i utgangspunktet), kopier dem et sikkert sted og slett dem fra maskinen din. Jeg vil dele noen metoder for hvordan du kopierer dem i neste avsnitt.

Hvis du har noen personlige filer med sensitiv informasjon om dem, kan det være lurt å ta det ekstra skrittet med å overskrive det faktiske innholdet ditt (dvs. for et Word-dokument, åpne dokumentet, velg all tekst, slett alt, trykk på lagre, skriv tull, lagre igjen, gjenta; papirkurv deretter filen og tøm papirkurven). Overskriving på denne måten vil ikke fullstendig eliminere organisasjonens evne til å hente det som pleide å være der, avhengig av hvordan arkivering håndteres, men det vil i det minste gjøre det veldig vanskelig for alle som ikke er i IT å se hva som lå i filer.

E-post kontakter. Når du jakter jobb kan nettverket ditt være en av de største eiendelene dine. Ikke legg igjen all den verdifulle kontaktinformasjonen du samlet opp gjennom årene. Jeg vil forklare i neste avsnitt hvordan du eksporterer kontaktinformasjon fra Outlook, men for å gjøre det mest effektivt, må du allerede ha opprettet oppføringer for folk du kjenner.

En kraftig løsning - eller sikkerhetskopi - for å trekke ut kontaktinformasjon fra et e-postprogram er å bruke sosiale nettverk. Den viktigste grunnen til at jeg bruker LinkedIn, for eksempel, er å videreføre all viktig kontaktinformasjon jeg har om mennesker jeg har møtt i forskjellige forretningssammenhenger. Hvis de bytter selskap og ikke eksporterer kontaktinformasjonen min fra e-postprogrammet, eller omvendt, kan vi fremdeles jakte hverandre ned via LinkedIn… eller Twitter eller Facebook, for den saks skyld.

Arbeidsprøver. Bortsett fra personlige filer, ta tak i alt du jobbet med, som kan betraktes som et sterkt eksempel på arbeidet ditt for å vise potensielle arbeidsgivere eller klienter i fremtiden. I noen karrierer, som medier, er arbeidsprøvene dine offentlig tilgjengelige, så det er ikke noe reelt problem å hente dem fra datamaskinen din. På andre felt er arbeidet ditt imidlertid ikke synlig. Hvis du har noen eksempler på arbeidet ditt, fra kodebiter til designkomponenter for å gi søknader, og det vil ikke være et strengt brudd for deg å vise dem privat til eksterne parter, må du lage kopier.

Vær flittig med å forske på hva du kan og ikke kan gjøre med den immaterielle eiendommen. Hvis du har et godt forhold til sjefen din (eller nå tidligere sjef), kan du spørre henne eller ham på forhånd om du kan vise noen av arbeidsprøvene dine, og kanskje tilby å redigere sensitiv eller privat informasjon som kan vises i den.