Bli organisert: administrere en familiekalender

Kanskje holder du en veggkalender på kjøkkenet med alle familiemedlemmers turer og avtaler: avtaler, arbeidsplaner, reisedatoer og så videre. Du kan også ha noen blyanter og viskelær i nærheten for å gjøre endringer fordi det alltid er endringer. Å få familiens planer for å synkronisere seg kan være en egen oppgave. Å bruke digitale kalendere gjør imidlertid mye av utfordringene enklere.

Her er noen funksjoner du kan se etter og bruke i en digital delt familiekalender.

Delingsfunksjoner. Det er unødvendig å si at en familiekalender er ment å deles, selv om ikke all deling opprettes likt. Noen ganger betyr å "dele" en kalender at den er synlig for en annen person. Andre ganger betyr det at det er samarbeid - andre medlemmer kan også redigere kalenderen.

Drømmefamiliekalenderen min ville ha finjusterte tillatelsesinnstillinger, slik at noen familiemedlemmer kan ha muligheten til å lese og skrive bestemte avtaler mens andre bare kan se dem. Noen mennesker vil ha lov til å opprette avtaler, og andre kunne bare redigere eksisterende. Og selvfølgelig ville jeg ha komplette administratorkontroller. Dessverre, utenfor dyre og robuste prosjektstyringsapplikasjoner, finner du ikke disse dype innstillingene i typiske kalendere.

Importer offentlige kalendere. De fleste online kalendere har importalternativer, slik at du automatisk kan fylle ut din egen kalender med en liste over nasjonale helligdager eller en annen offentlig kalender. Mange synkroniserer nå også med Facebook- og kontaktadministrasjonsapper, slik at du også kan importere vennenes bursdager.

Synkronisering. De beste delte kalenderene synkroniseres på flere plattformer, og plasser advarsler, påminnelser og oppdatert informasjon til fingerspissene uansett hvor du er. Det er fornuftig å bruke en kalender som du får tilgang til både en smarttelefon og online via en Web-app. På den måten trenger du ikke å stole på å være foran datamaskinen hjemme eller på kontoret for å gjøre endringer. Forsikre deg om at systemet du bruker fungerer med enhetene dine familiemedlemmer også har. Du vil ikke at din Android-bærende sønn skal være ute av løkka mens din datter med iPhone som vet hva som skjer.

Fargekoding. De fleste online kalendere har fargekoding, som noen ganger er tilordnet mennesker, og noen ganger til typer avtaler, som personlig versus arbeid kontra familie. For meg må en delt kalender absolutt ha en slags fargekoding, som den kan fortelle deg på et øyeblikk hvem som gjør hva når.

Hva slags kalender skal jeg bruke?

Google Kalender, iCal og Outlook. Sannsynligvis er de tre mest populære kalenderne Google Kalender, Apples iCal og Microsoft Outlook. Fordelen med å bruke en av disse populære kalenderene er at de integreres med mange andre apper og tjenester. De er også ganske fleksible, som på den ene siden gir deg mer frihet til å administrere dem hvordan du vil, og på den andre siden kan du skape mer arbeid.

Spesialiserte familiekalendere. Jeg har testet noen få tjenester designet for å hjelpe sentralisere og administrere familier, og de fleste av dem har en kalendertjeneste som er veldig spesifikt designet med en moderne familie i tankene.

Famjama (gratis, 4 stjerner) er uten tvil min favoritt av gjengen, og vårt redaktørvalg blant familiearrangører. Den beste funksjonen her er muligheten til å stille avtaler og gjøre dem synlige bare for utvalgte familiemedlemmer. Famjama vurderer ikke bare dine nærmeste familiemedlemmer, men også vaktmestere, og den har et ikon som viser når ingen foreldre er tilordnet en aktivitet som involverer barn. Famjama støtter også gruppekalendere utenfor familien, som idrettslags planer.

Litt mer kjent er familiearrangøren som heter Cozi (gratis til 49, 99 dollar per år for gullmedlemskap, 2 stjerner), og selv om jeg ikke er gal på tjenesten samlet sett, er familiekalenderen definitivt dens søte sted. Du kan sende en lenke til hvem som helst for å få dine Cozi-avtaler innført i tredjepartskalenderen (Google Kalender, Apple iCal og Microsoft Outlook for Windows, skrivebeskyttet). Og en annen fin funksjon er at Cozi lar deg velge hvert familiemedlem for å motta en ukentlig e-post som viser ukens kommende agenda.

Én siste populære familieorganisator, AboutOne (gratis, 3 stjerner) har ikke en familiekalender for øyeblikket, noe som er en stor grunn til ikke å bruke tjenesten. Man ser imidlertid ut til å være i verkene.

Flytt online for bedre planlegging

Det er fornuftig å flytte familiekalenderen fra kjøkkenveggen til en online tjeneste. Det gir alle bedre synlighet i hverandres tidsplaner, og er mye lettere å vedlikeholde og redigere (ingen viskelær kreves). Smarttelefonvarsler og påminnelser knyttet til kalenderen fungerer bedre enn en stor gul stjerne merket på en veggkalender. Bare husk å se etter funksjonene du trenger når du tar i bruk en ny familiekalender.