Bli organisert: mer produktive møter

Jeff Weiner, administrerende direktør i LinkedIn, publiserte nylig en artikkel med sin ene regel for å eliminere ubrukelige møter: ingen presentasjoner. Jeg kommer dit han skal, men det er en absolutistisk uttalelse, og jeg kan ikke si at jeg er enig i det i 100 prosent av alle omstendigheter.

Måten å holde bedre møter, tror jeg, er å først forstå hva slags møte du har tenkt å holde, og deretter organisere deg og forberede deg på det i samsvar med det. Å ta noen enkle trinn i planleggingsfasen av et møte, går langt i å gjøre det mer produktivt for alle.

4 slags møter

I mitt sinn er det fire slags møter. Hvis du aldri har tenkt på hva slags møte du har tenkt å holde, kan det være halvparten av problemet ditt.

Informasjonsmøte. Et informasjonsmøte er akkurat det, et møte som brukes til å spre informasjon. Halvårlige rådhusmøter er vanligvis informative. En PR-orientering er også vanligvis informativ. Vanligvis er det bare en part som har informasjon å dele. De fremmøtte er der for å absorbere det.

Diskusjons- / samarbeidsmøte. Brainstorming-møter er eksempler på diskusjoner eller samarbeidsmøter. I denne typen møter kan en eller flere av de involverte parter jobbe på dagsordenen. Informasjon er ment å komme fra flere personer. Samarbeidsmøter er ofte også problemløsende møter.

Innsjekkingsmøte. Innsjekking er et jevnlig planlagt møte, vanligvis rundt et bestemt prosjekt, som kan pågå eller ha en forventet fullføringsdato. Daglige skrumler er et eksempel på innsjekking. Innsjekking er bra for å sikre at alle involverte parter blir oppdatert om problemer, løsninger, endringer, fremdrift, etc. En fordel med regelmessige innsjekkingsmøter er at de ofte kan være veldig korte.

Arbeidsmøte. Arbeidsmøter er en personlig favoritt. I et arbeidsmøte gjør du arbeid som må fullføres. Det er så enkelt. Arbeidsmøter nep procrastination i knoppen. De er ofte samarbeidsvillige. Et eksempel på hva som kan oppnås i et arbeidsmøte vil være programmerere og interessenter som samles for å implementere kodeendringer (si til et nettsted eller et annet interaktivt produkt) som de to partene bare kan verifisere nøyaktig i nærvær av hverandre.

Hvordan gjøre møter mer produktive

1. Planlegg raskt. Bortsett fra når det gjelder å lede et pågående eller langsiktig prosjekt, hater jeg møter som er planlagt mer enn to eller tre uker ute. Ofte før jeg planlegger et møte, er det samtaler mellom alle parter, via e-post, telefon eller personlig, og jeg foretrekker mye å ha disse samtalene friske i tankene mine før møtet. Planlegg for langt ute, og relevant informasjon vil være borte fra hodet mitt.

Når du prøver å finne en tid som er egnet for mange mennesker som ikke gjør kalendere tilgjengelige, kan du bruke et gratis nettsted som heter Doodle, som lar deg lage en avstemning der folk kan indikere tidspunktene de har fri.

2. Bruk en tydelig emnelinje. I en møteinvitasjon er det å ha en tydelig emnelinje nøkkelen til alles produktivitet. Emnelinjen skal med noen få ord angi møtets generelle formål. Det hjelper folk å vite før de dukker opp eller ringer inn til møtet hva de kan forvente.

En tydelig skrevet emnelinje kan også tipse visse parter om hva de trenger å forberede i forkant av møtet.

3. Ha en agenda eller mål. Hvert møte trenger en agenda eller en liste over mål. Avhengig av kompleksiteten i møtet, trenger du kanskje ikke at det er eksplisitt. I så fall skal det implisitt oppgis i emnelinjen. Et eksempel er "Subject: Set lineup for October issue of magazine" - målet er å fullføre oppgaven i et arbeidsmøte.

Hensikten med et innsjekkingsmøte er å sjekke inn, gjennomgå fremgangen og reise bekymringer, slik at du sannsynligvis ikke vil trenge en eksplisitt agenda for den slags møter.

Diskusjonsmøter har virkelig fordel av å ha en agenda. Alle bør få dagsorden i forkant av møtet. Jeg anbefaler å ta det med i notatfeltet i møteforespørselen.

Når møtelederen tar seg tid til å skrive en dagsorden eller en grunnleggende liste over mål, hjelper det henne også å solidifisere i sitt eget sinn hensikten med møtet og hvordan hun vil lede det.

4. Definer møtelederen. Hvert møte trenger en leder eller medledere. I de fleste tilfeller er møtelederen implisitt kjent: det er den som kalte møtet eller har noe å dele, i tilfelle av et informasjonsmøte. I telefon- og video-chat-møte (f.eks. Webex) er det ofte personen som setter i gang samtalen.

Det absolutt verste møtet jeg noen gang deltok på hadde ingen leder, og omtrent halvveis i møtet, innså jeg at flere involverte parter trodde jeg skulle drive møtet. Det var på samme tid irriterende og mortifying, for ikke å nevne helt uproduktiv. I en annen hensynsløs scene kalte jeg en gang et møte, planla det og hadde til hensikt å kjøre det, bare for å få en annen kollega til å ta det fullstendig over - også irriterende.

5. Mister teknologien, men gjør demoen. Ja, denne artikkelen er ment å dekke temaer relatert til teknologi, og ja, jeg forteller deg å miste minst noe av teknologien din for å holde mer produktive møter. Før du kaster bort tiden din med å lage et PowerPoint-kortstokk, spør deg selv: "Trenger du virkelig en presentasjon i det hele tatt?" Hvis svaret er ja, husk at lysbilder bør brukes for å holde folk engasjert og forsterke poengene dine - ikke lag dem for deg. Ingen er imponert over stjernetørker, og ingen vil se en video når de har hørt deg snakke eller diskutere deg.

Hvis du har et produkt eller en tjeneste å vise frem, demonstrer hvordan det fungerer! Ikke vis bilder eller videoer av det. Gi dem den virkelige McCoy.

Hvis du vil gi viss informasjon til alle deltakere på et møte, inkludert bilder og videoer, kan du sende dem til dem før møtet slik at de kan bli kjent med materialet, som uansett vil være mer produktivt for alle. Da kan du bruke tiden din på å komme til kjernen i saken, og sannsynligvis på mye kortere tid også.