Bli organisert: tips og verktøy for å styre et prosjekt

Eiere av små bedrifter, yrkesaktive fagpersoner og til og med noen studenter spiller ofte rollen som prosjektleder, selv når de er helt utrente til å gjøre det. Prosjektledelse er en stor og seriøs virksomhet, med avanserte grader og sertifiseringer dedikert til faget. Hvis du ikke er en godkjent statsminister, er det enkelt for et prosjekt - og det tilknyttede teamet - under ditt tilsyn å spiral ut av kontroll, gå fra sporet og bli til et fullstendig uorganisert rot. Hvordan holder du prosjektet ditt på kurs hvis du ikke vet noe om prosjektledelse?

Akkurat denne saken skjedde med meg for noen år siden i en liten organisasjon. Jeg ble bedt om å administrere flere redesigninger og lanseringer av nettstedet (jeg ble ansatt som redaktør). Teammedlemmene inkluderte noen få interne ansatte, samt ganske mange utenforstående entreprenører, og noen ubetalte frivillige. Og jeg visste ingenting om prosjektledelse.

Jeg er en veldig organisert person, og det er sannsynligvis derfor jeg fikk ansvaret for å styre prosjektene i utgangspunktet. Men personlig organisering er ikke det samme som prosjektledelse, og mitt første prosjekt startet en forferdelig start. Jeg følte meg fryktelig over det, og min manglende tillit bare gjorde saken verre. Jada, jeg visste hvordan jeg skulle samle informasjon, utarbeide en tidsplan og formidle den til alle involverte parter, men jeg ante ikke hva annet jeg skulle gjøre.

Etterhvert rettet jeg prosjektet og fikk det på kurs, men det var ikke enkelt. Det er så mange ting jeg skulle ønske jeg hadde visst da om hvordan jeg skulle organisere og styre et prosjekt.

For alle dere intetanende sjeler som må styre prosjekter uforvarende, har jeg samlet litt visdom fra profesjonelle prosjektledere, og delte noen av tipsene jeg lærte også. Alle disse tipsene er skrevet på vanlig språk, uten PM-sjargong, og peker mot beste praksis som er generell, taktisk og praktisk.

Forsikre deg om at møtefrekvensen fungerer for alle parter. Avhengig av prosjektets størrelse og hvor bra det går, vil frekvensen på møtet (eller samtale for geografisk atskilte team) variere. Ukentlige møter eller samtaler er ofte normen, spesielt ved oppstart, men hyppigheten avhenger av prosjektets størrelse og tidslinje, og det må være behagelig og verdifull for alle sider. - Tom Thrash, prosjektleder i Aptara

Gjør møtene viktige. Ha en agenda, hold deg til dagsordenen og avslutt tidlig. Å kaste bort et prosjektteams tid er en av de raskeste måtene å miste et lags tillit. Hvis det er et statusmøte, må du sørge for at det forblir et statusmøte og ikke blir en gripeøkt eller idédugnad. Og å gi tilbake noen minutter som allerede ble tildelt, er en rask måte å kommunisere at du respekterer teamet og deres tid. - Bill Sanders, administrerende direktør i Roebling Strauss, Inc. (et digitalt prosjekt- og ledelseskonsulentfirma)

Velg riktig møteverktøy. Når ukentlige telefonmøter med en entreprenør utenfor stedet viste seg å være uproduktive, la jeg et Google Drive-regneark til miksen. Den viste en liste over feil jeg hadde identifisert i et prosjekt, og en vurdering av hvor viktig jeg trodde de skulle fikse. Entreprenøren og jeg redigerte det dokumentet sammen mens vi snakket på telefonen. Noen ganger ville han til og med fikse små problemer akkurat der og der. Å være vert for "arbeidsmøter", der arbeidet blir gjort under selve møtet, har siden blitt et uvurderlig tillegg til listen over forslag til måter å få et prosjekt til å gå videre. Å bruke sanntids samarbeidsverktøy, videokonferansesystemer og gammeldagse ansikt til ansikt, bærbare datamaskiner møter er alle alternativer. -Jill Duffy

Hvis "alt er bra, " fortsett å grave. Innsjekking er uvurderlig. Svært ofte finner jeg et innsjekkingsmøte resulterer i et svar på "alt er bra." Det er da jeg finner oppfølgingssvar som: "Det er flott å høre, men egentlig er det ingen problemer i det hele tatt?" kan få deg til å skille deg ut, og hvor du får tilbakemeldinger du kan bruke. Det oppfølgingsspørsmålet fører ofte til svar fra: "Vel, ja, X har kommet godt sammen, men det var denne lille Y som gnidd meg feil vei." Det er mange mennesker som rett og slett ikke liker å klage, så det er opp til prosjektlederen å grave dypere. - Tom Thrash

Aldri skyte messenger. Når ting går galt, og det vil de, er det ingen som ønsker å levere den dårlige nyheten. Hvis du er kjent for å reagere på dårlige nyheter med noe annet enn et positivt, "Tusen takk for at jeg har overvåket dette. Nå hvordan løser vi dette?" Du garanterer nesten at du aldri vil få dårlige nyheter tidlig. Og å få dårlige nyheter tidlig gir deg mye mer tid til å løse problemet og redusere deres negative innvirkning på prosjektet. - Bill Sanders

La andre tro at de har kontroll. Det krever litt krydder tror jeg, men en ting jeg har funnet verdifullt er å lære å være i kontroll mens jeg lar andre tro at de kjører. Mange ønsker å føle at de har kontroll, og det er bra, men statsministeren må forstå at de til syvende og sist er ansvarlige for hvordan prosjektet viser seg. - Tom Thrash

La brukeren definere kvalitetskriteriene. Hver leverandør har en bruker, det være seg et annet teammedlem eller en eventuell sluttbruker. Før eierne av denne leveransen nøyaktig kan estimere tiden og ressursene som er nødvendige for å fullføre den, må de vite hvordan leveransen vil bli målt for kvalitet og fullstendighet. Enten dette tar form av en teknisk spesifikasjon med full funksjonalitet eller et regneark for kvalitetskriterier på én side, bør brukeren definere det på forhånd. Det er en av de enkleste risikostyringsteknikkene som er tilgjengelige. - Bill Sanders

Verktøy for prosjektledere

Bortsett fra de mest grunnleggende flerbruksverktøyene som Excel og Outlook, kan ad-lib PMs oppdage at spesialisert prosjektstyringsprogramvare faktisk ber dem mot beste praksis ved hjelp av integrerte funksjoner. Det kan være enklere å huske å tildele ansvar, estimere gjennomføringstider for oppgaven og opprettholde kommunikasjonen hvis det er et verktøy som leder deg gjennom bevegelsene. Her er noen få du kan bruke til store og små prosjekter:

Asana er egentlig en oppgavebehandler, men den støtter flere brukere, er ekstremt fleksibel og kan lett doble som en lett prosjektledelsesapp.

Basecamp, vårt redaksjonelle valg, er prosjektstyringsprogramvare som brukes i mange store organisasjoner. En gratis versjon er et kvikk og fleksibelt alternativ for lag med mye mindre virkemidler - så lenge de ikke trenger tilkoblet lagring.

Huddle er et "verktøy for samarbeid om nettsky, " ifølge selskapet, noe som betyr at det gir deg et sted å legge dokumenter på nettet og samarbeide rundt dem. Mens Huddle tidligere var mer en PM-app, er den nå designet for å brukes sammen med annen prosjektstyringsprogramvare. Det har en tendens til å bli brukt av markedsførere mer enn noen annen.

LiquidPlanner ($ 29 per medlem per måned) har en stor styrke: Det bringer planlegging ned til jorden. I stedet for å be brukere om å legge inn myke datoer for når de tror at arbeidet vil bli gjort, lar LiquidPlanner PMs planlegge etter prioritet. Det er en annen måte å tenke og jobbe på, men det kan virke for deg.

Det er mange flere verktøy du kan bruke eller co-optta når du administrerer et prosjekt, og noen ganger får de enkleste jobben gjort mer effektivt enn de robuste, fullverdige. Hvis du har et godt tips å dele om å styre prosjekter eller et program å anbefale, legg igjen en kommentar nedenfor.