Bli organisert: bruk vip-innboksen på ios

La oss si, bare for argumentets skyld, at du lider av overbelastning via e-post. Du er i ugresset i innboksen din. Viktige meldinger går ofte borte blant floker av lister og fordøyelser, sammendragsoppdateringer fra sosiale nettverk og tråder fra venner angående neste ukes sosiale planer. En av de raskeste og enkleste løsningene for iOS-brukere er å bruke VIP-funksjonen i Mail-appen.

Nå sier jeg ikke at det er den beste løsningen, eller en som vil fungere for alle - snarere tvert imot. VIP-innboksen vil bare lindre e-postforholdene dine hvis du oppfyller visse kriterier (skissert litt senere).

Generelt sett tror jeg at måten å virkelig løse overbelastning via e-post er å utvikle vaner som hjelper deg å holde deg oppdatert på meldingene dine dag etter dag etter dag. (Jeg har minst 11 slike tips for å håndtere e-post gjennom konsekvent oppførsel.) Men en app eller funksjon kan noen ganger hjelpe deg med å få hodet over vannet igjen, noe du må gjøre før du kan begynne å utvikle bedre daglige vaner.

Hva er VIP-innboksen?

VIP-innboksen er en funksjon i Mail-appen på iPhone, iPad, iPad mini og iPod touch. Det sorteres til et spesielt område alle innboksmeldinger fra personer du markerer som "veldig viktige." Den flytter ikke noen av e-postene dine. I stedet fremhever det bare viktige e-poster i en egen innboks, slik at de er lettere å se og ikke går seg vill blant mindre viktige ting.

VIP-innboksen inneholder også varslingsinnstillinger, slik at du kan høre en tilpasset lyd og motta visuelle varsler når nye meldinger fra veldig importerte mennesker treffer innboksen din.

Hvordan fungerer VIP-innboksen?

VIP-innboksen bare fremhever meldinger fra viktige mennesker ved å sette dem i et eget syn. Det flytter ingen meldinger. Det lager ikke duplikater av meldinger. Tenk på det som automatisk å legge til en "VIP" -kode til enhver e-post fra en veldig viktig person som er i innboksen din, og deretter bare vise de merkede meldingene i VIP-innboksen.

Slik konfigurerer du en VIP-innboks

På iPhones og iPads leveres Mail-appen allerede med en VIP-innboks, og alt du trenger å gjøre for å slå den på er å begynne å merke folk som "veldig viktige personer."

1. Fra Mail-appen, trykk på ikonet for den blå sirkelen med hvit pil mot høyre.

2. Trykk på "Legg til VIP", så blir du ført til kontaktlisten din. Du kan velge en kontakt der navnet vises i svart tekst. Grå tekst indikerer at du ikke har en e-postadresse til den personen (eller personen er allerede merket som en VIP).

3. Når du er ferdig med å legge til VIP-er, kan du tilpasse innstillingene med "VIP Alerts" -knappen. Denne knappen er en snarvei til VIP-varselinnstillingene. Du kan også komme dit på denne måten:

Innstillinger> Varsler> Mail> VIP.

Her kan du slå på lyd- og visuelle varsler som gir deg beskjed når ny VIP-post kommer.

Slik utnytter du VIP-innboksen best

Jeg tror det er to måter å beste måten å benytte seg av VIP-innboksen på.

Først må du ikke merke mer enn seks personer som VIP-er. Hvis du har for mange VIP-er, beseirer det fullstendig formålet.

For det andre, bruk den til å skille hveten fra agnet i de nåværende rotete innboksen. Når du aktiverer VIP-innboksen, ser den gjennom eksisterende meldinger i innboksen, samt ny innkommende post. Hvis du har hundrevis av meldinger i de forskjellige innboksene dine, men bare ønsker å se e-post fra moren din, sjefen din og den betydningsfulle andre, trenger du bare å merke de tre personene som VIP-er, og iPhone eller iPad vil overflater bare meldingene deres på sekunder.

Det er viktig å merke seg at VIP-innboksen bare ser gjennom innboksmeldingene dine, men det gjør det på tvers av alle e-postkontoer som er konfigurert i Mail-appen. Den ser imidlertid ikke på e-post lagret i arkiver eller andre mapper. Det er avgjørende å vite. Det er ikke en rett søkefunksjon.

Er VIP-innboksen for deg?

Å bruke VIP-innboksen kan være nyttig for deg hvis du oppfyller følgende kriterier:

• antall meldinger i innboksen din - men ikke nødvendigvis i e-postkontoer for øvrig - er overveldende
• du ofte savner viktige e-poster fra en håndfull utvalgte personer
• akkurat nå, må du sjekke om du har gått glipp av viktige e-poster fra en håndfull utvalgte personer
• du arkiverer ikke meldinger i andre mapper (inkludert "snoozing" eller arkiverer meldinger ved hjelp av Mailbox-appen)
• trenger du en rask måte å forbedre innboksenes opplevelse fordi det foreløpig er en slik katastrofe at det er umulig å ta andre skritt mot å opprette et organisert system for å håndtere e-posten din.

Innerst i VIP-innboksen er kompartmentering. Organisasjonsvanene mine dreier seg i stor grad om forskjellige måter å dele opp informasjon på, slik at jeg bare kan fokusere på det jeg trenger å se. Det er en enorm grunn til at jeg tror VIP-funksjonen kan være verdifull for riktig type brukere.

Tilleggsressurser

Hvis ovennevnte kulepunkter ikke virkelig beskriver deg eller hva du trenger, er en alternativ løsning som kan hjelpe deg med å gjenvinne en rotete innboksen raskt gjennom en annen type sortering og avdeling, SaneBox (fra $ 6 per måned med en gratis prøveperiode på 14 dager). SaneBox renser i utgangspunktet innboksen din, slik at den bare inneholder meldinger fra folk du har korrespondert med tidligere. Alle andre meldinger blir dyttet inn i en ny mappe, som du virkelig må sjekke regelmessig for at tjenesten skal være effektiv.

For flere tips for e-postadministrasjon, se:

• 11 tips for håndtering av e-post
• Slik unngår du overbelastning via e-post
• Slik konfigurerer du e-postmaler
• Hvordan håndtere nyhetsbrev og daglige e-poster
• Hvordan kutte ned på uønsket e-post