Video: 40 Ultimate Word Tips and Tricks for 2020 (Oktober 2024)
Da jeg først ble datakyndig, brukte jeg mye tid på å lære fordelene av en godt organisert mappestruktur, så vel som tydelige og meningsfylte filnavn.
Et av triksene jeg plukket opp fra mine tidlige mentorer innebærer farge. Hvem vil stirre på en liste over manila mappeikoner? I tillegg til deres estetiske overlegenhet, kan fargekodede mapper eller mapper med unike ikoner bære informasjon. En analogi er e-post. Uleste meldinger har fet tekst eller kanskje en hvit bakgrunn i innboksen oversikt, mens lest e-post er romersk (dvs. ikke fet) eller kanskje har en grå bakgrunn, eller begge deler.
Fargekodede mapper for individuelt bruk
Konseptet kan ikke være enklere: Definer betydninger for forskjellige farger. Mitt personlige fargeskjema deles ganske enkelt opp i tre grupper: kommende arbeid, pågående arbeid og fullført arbeid.
Slik gjør du det:
Mac. Høyreklikk eller hold ctrl på en Mac mens du klikker og naviger ned til området for etiketter.
Windows XP. I Windows XP høyreklikker du på en mappe i Windows, velger Egenskaper, deretter Tilpass fanen og velger Endre ikon. Du vil se en lang liste over mulige ikoner. Jeg anbefaler å velge ikoner som du raskt kan finne og få tilgang til, samt bilder som fremkaller deres tiltenkte betydninger.
Windows 7. Windows 7. I Windows 7 trenger du et lite program som hjelper deg å legge til litt pizzaz i mappene. Det finnes mange gratis nedlastinger, inkludert Folder Colorizer og Rainbow Folders.
Fargekodede mapper for lag
Mens fargekodede mapper kan bidra til at enkeltpersoner jobber mer effektivt, gjør de underverker for team.
Jeg implementerte et fargesystem på et magasinkontor hvor jeg jobbet med et meget samarbeidende team. Vi brukte en delt server for å legge ut filer med magasinsider og artikler. Ulike redaktører, sideprodusenter og designere trengte alle å jobbe med hver fil på et annet trinn i prosessen: sidedesigner først (mapper uten farge), redaktør sekund (gule mapper), art director tredje (oransje mapper), deretter endelig sign-off (lilla mapper). Vi har kanskje til og med hatt noen flere koder, som for når en fil måtte gå gjennom et nytt pass mellom redaktøren og art director (det er mange år siden jeg brukte dette systemet), men du får ideen.
Hver gang noen åpnet serveren, kunne de øyeblikkelig fortelle hvilken gruppe filer som var klare for dem.
Framtiden for fargekoding med moderne operativsystemer
Leverandører av teknologitjenester og til og med operativsystemer har begynt å endre hvordan de presenterer dataene våre for oss, og hvordan vi samhandler med dem, som snart kan få ideer som fargekodede mapper utdaterte - selv om det er en fangst, noe jeg vil forklare om et øyeblikk, som gjør at taktikk som farge fortsatt er relevant. For eksempel eksisterer ikke iOS-mappestrukturer engang. Når du "lagrer" en fil fra en app, lagrer du den vanligvis i et annet skybasert synkroniseringssystem, enten det er Dropbox, iCloud eller noe annet. Du lagrer den ikke lokalt i en mappe.
Selv på Mac-maskiner oppfordrer OS X brukere til ikke å lure seg rundt med mapper og filplassering når som helst skybasert lagring. Hvis du lagrer en fil i iCloud, har du ikke mye å si for hvor i iCloud den går. Windows 8 viser noen av disse samme tendensene til å forskyve brukeren fra å tenke på hvordan han ordner data.
Her er vrien: Selv når et operativsystem eller en tjeneste fjerner brukerens mulighet til å administrere dataplassering, må de gi en mekanisme for å gjøre informasjonen din 1) synlig og 2) søkbar.
Gmail og Google Drive / Docs er to mer interessante eksempler. Har du noen gang lagt merke til at du kan legge en e-post eller fil i mer enn en mappe i Gmail eller Google Docs? Det Google kaller mapper ligner egentlig merker eller koder for sortering. Google gir deg også "etiketter", som mer eller mindre gjør det samme. Disse er fremdeles ikke like nyttige for noen som meg som vil se filene, e-postene og andre dataene hennes som er ordnet på en måte som gir et slags verktøy. Jeg liker å se øverst i mappestrukturen filene jeg trenger å jobbe med først. Jeg liker å begrave til bunnen eller i en egen mappeelementer som jeg ikke lenger trenger, men ikke vil slette.
Akkurat nå er vi i en overgangsfase, når teknologiselskaper finner ut hvordan de best kan presentere data for oss, og hva vi bør eller ikke skal ha lov til å gjøre med det. Jeg håper at når brukertesting for disse nye metodene finner sted (korreksjon: Jeg håper at brukbarhetstesting skjer, periode!) Nok testere viser en preferanse for å sette visuelle signaler i datastrukturen slik at jeg kan fortsette å fargekode mappene mine for å hjelpe meg forbli produktiv og organisert.
