Hvordan e-handel kan overholde den nye loven om omsetningsavgift

Hvis IT-oppgaven din omfatter en e-handelsoperasjon, må du legge til rette for komplikasjoner. Nettbaserte virksomheter må nå overholde statlige regler for omsetningsskatt for de 45 amerikanske stater og territorier som samler dem, på grunn av den amerikanske høyesterettsavgjørelsen i South Dakota mot Wayfair Inc. 21. juni 2018. Mye er skrevet om situasjonen av disse online virksomhetene, med de fleste historiene som diskuterer hvordan de nå må gjøre mer papirarbeid, håndtere ekstra administrativ belastning og administrere skatteinnkrevingen for alle transaksjoner knyttet til disse statene. Men ingenting av det er helt sant.

Dessverre er den eksakte sannheten langt verre. For det første tar hver av disse 45 amerikanske statene og territoriene forskjellige omsetningsavgiftssatser, ikke bare fra hverandre, men også avhengig av hvilket produkt som blir solgt. For det andre krever noen amerikanske stater også omsetningsavgift på tjenester, så det er ikke bare e-tailers som blir berørt. I tillegg har hver amerikanske stat fritak for beskatning basert på type produkt, type kjøper, eller hvor i salgssyklus transaksjonen skjer.

Og det er ikke engang det verste av det. I følge et estimat jeg har lest, er det faktisk over 10.000 unike skatterettigheter i USA, som hver kan påvirke både omsetningsavgiftssatser og innsamlingsoperasjoner fra e-handelsaktivitet. Med mindre den amerikanske kongressen bestemmer seg for å lage lovgivning som på en eller annen måte vil forenkle alt dette, vil virksomheten din måtte finne en måte å håndtere overholdelse av, inkludert å belaste riktig omsetningsavgift, opprettholde unntak der det er aktuelt, inngi riktig selvangivelse av virksomheten, og selvfølgelig, å betale riktig skattebeløp til hver stat og lokalitet.

Å antyde at dette er en skremmende oppgave ville være en underdrivelse. For store organisasjoner som bruker regnskapsprogramvare for bedrifter som drives av betydelige og erfarne regnskapsavdelinger, skatteadvokater og analytikere, er det mulig. Det er grunnen til at antrekkene på størrelse med Amazon.com og Walmart er i stand til å betale omsetningsavgift i alle jurisdiksjoner der det er påkrevd og har gjort det i flere år.

Men det utelater de aller fleste av dagens nettbedrifter, de fleste passer pent inn i små og mellomstore forretningsrammer (SMB). Dette er tusenvis av selskaper som ganske enkelt selger ting eller tjenester på internett som en del av hverdagen. For dem er det nesten umulig å håndtere samsvar med omsetning etter omsetningen i USAs høyesterett.

Finne hjelp etter samsvar

Heldigvis er det hjelp å få. Hvis du selger via Amazon, vil detaljgiganten fortelle deg hvor mye merverdiavgift du skal belaste for hver transaksjon. Men med mindre du er i Pennsylvania eller Washington, må du fremdeles sende selvangivelsen og foreta utbetalingene selv. Bare i disse statene har Amazon lov til å håndtere skattene på transaksjoner.

Men hvis du ikke selger på Amazon, er det fremdeles hjelp i form av selskaper som spesialiserer seg på å hjelpe selgere med å overholde sine krav. To av dem, Avalara og Sovos, håndterer et bredt spekter av etterlevelsesbehov, inkludert beregning av omsetningsavgift per salg. Begge disse er skybaserte applikasjonsleverandører som lar deg oppfylle kravene til omsetningsavgift uten å gjøre dette arbeidet til den sentrale oppgaven for virksomheten din.

"Vi har en katalog med kontakter for hundrevis av regnskapssystemer, " sa Mark Janzen, visedirektør for ingeniørfag ved Avalara. Han sa at disse kontaktene fungerer som plugin-moduler for regnskap, e-handel og enterprise resource planning (ERP) -systemer, og kan konfigureres til å håndtere alle faser av omsetningsavgiftsprosessen automatisk.

"Hver gang du berører en faktura, går den til Avalara, og den legger skattene til, " forklarte Janzen. "På slutten av måneden får du se hva som ble gjort, og la Avalara sende inn skatten for deg."

Beregning av omsetningsavgift

Janzen sa at prosessen med å få satt opp er relativt enkel. Noen e-handelspakker, og spesielt dedikerte fakturerings- og faktureringsløsninger, inneholder allerede koblinger som kan kobles til Avalaras applikasjonsprogrammeringsgrensesnitt (API), og noen har dem fullt integrert. Janzen sa at selv å gjøre det selv ikke er spesielt komplisert, og at forhandlere vil hjelpe med installasjon, selv om det er enkelt nok at de fleste IT-avdelinger skal kunne håndtere det selv.

Når et selskap anskaffer AvaTax (som er Avalaras produkt), må det komme innspill til hvilke typer produkter eller tjenester det selger og hvor de driver virksomhet. Informasjonen som gis til Avalara må inneholde detaljer om fritatt salg (som betyr varer som er fritatt for omsetningsavgift, for eksempel varer som selges for videresalg). Når det er gjort, har Avalara den informasjonen den trenger for å beregne omsetningsavgift.

"Det er ikke så enkelt som å sette en sats på fakturaen, " sa Janzen. Faktisk sa Janzen at på grunn av særegenhetene i lovene om statlig og lokal omsetningsskatt kan hver ordrelinje på en faktura ha en annen skattesats. Han sa at det å finne ut nøyaktig hvilken skattemessig jurisdiksjon en kjøper befinner seg i kan være komplisert fordi steder avhengig av postnummer kan krysse jurisdiksjonelle grenser.

"Vi fokuserer på nøyaktighet på taket, " sa Janzen og la til at Alavara bestemmer den nøyaktige breddegrad og lengdegrad for hver adresse for å sikre at hvilken skatt som skal brukes. "Det er over 12 000 jurisdiksjoner, " sa Janzen.

Redusere samsvarskostnadene

Janzen sa at skatte- og regnskapsprogramvare for SMB kan inkludere den innebygde Alavara-programvaren. Han pekte på pakker som BigCommerce og Shopify som vil hjelpe deg med omsetningsavgift. BigCommerce inkluderer imidlertid Avalaras programvare for omsetningsavgift. Med Shopify må du arkivere og betale skatten på egen hånd.

Uansett hvordan du ser på det, vil den amerikanske høyesteretts avgjørelse koste deg penger. Selv om du kan overføre kostnadene for skatten til kundene dine (som allerede er vant til å betale omsetningsavgift), går administrasjonsbelastningen ganske enkelt til bunnlinjen. Hvis du legger til en slags programvare for omsetningsavgift, vil du i det minste redusere kostnadene for overholdelse.