Slik beskytter du Microsoft Word-dokumenter

Du har skrevet et viktig eller sensitivt dokument i Microsoft Word. Og du vil holde det privat eller i det minste sikkert. Kanskje du vil forsikre deg om at bare du og visse mennesker kan lese eller redigere den. Kanskje du vil begrense typen endringer som noen kan gjøre i dokumentet. Kanskje du vil sikre leserne av dokumentet at dette er den endelige versjonen. Du kan gjøre alt det og mer hvis du vet hvilke verktøy du skal bruke i Word og hvordan du bruker dem.

Den siste Office 365-versjonen av Microsoft Word serverer flere alternativer for å sikre dokumentet. Du kan stille inn et dokument til å åpne i skrivebeskyttet modus for å forhindre utilsiktet redigering. Du kan kryptere dokumentet slik at ingen får tilgang til det uten riktig passord. Du kan begrense innholdet som kan redigeres i et dokument og måten det kan redigeres. Du kan legge til en digital signatur for å være sikker på at ingen klarer å dokumentere dokumentet. Og du kan merke et dokument som endelig slik at folk vet at det ikke har blitt endret siden du sist lagret det.

For disse triksene bruker jeg den nyeste Office 365-versjonen av Word. Alternativene jeg dekker her fungerer i utgangspunktet det samme i Word 2016, 2013 og 2010. Imidlertid er muligheten til å merke et dokument som endelig og gjøre det read-only to separate alternativer i Word 365 og ett kombinert alternativ i de andre versjonene av Word.

Beskytt dokumentet

Åpne et dokument i Microsoft Word som du vil beskytte for å komme i gang. Klikk på Fil-menyen, og klikk deretter på knappen for å beskytte dokument. Velg det første alternativet til Åpne skrivebeskyttet fra Protect Document-menyen.



Les bare

Lagre dokumentet og åpne det på nytt. Word blinker en melding om at forfatteren vil at du skal åpne dette som skrivebeskyttet, med mindre du trenger å gjøre endringer. Klikk Ja for å åpne dokumentet i skrivebeskyttet modus. Selvfølgelig kan hvem som helst si nei og åpne dokumentet i redigeringsmodus. Målet er å gjøre det lettere for folk å åpne dokumentet som skrivebeskyttet for å dempe sjansene for å gjøre utilsiktede endringer.



Krypter med passord

Hvis du vil deaktivere skrivebeskyttet alternativet, åpner du dokumentet i redigeringsmodus. Klikk på Fil-menyen og velg Beskytt dokument. Velg alternativet Åpne skrivebeskyttet fra Protect Document-menyen. Hold deg på samme skjermbilde og klikk igjen på knappen Beskytt dokument. Denne gangen velger du alternativet Krypter med passord .



Lag et passord

Opprett et passord i vinduet Krypter dokument og klikk OK. Sørg for å bruke et komplekst, men minneverdig passord. Hvis du glemmer passordet, tilbyr Microsoft ingen måte å hente eller tilbakestille det, noe som betyr at du ikke vil kunne få tilgang til dokumentet. Skriv inn passordet igjen for å bekrefte det. Klikk OK.

Lagre dokumentet på nytt. Åpne den på nytt. Skriv inn passordet for å få tilgang til dokumentet. Klikk OK.



Fjern passordet

For å fjerne passordet, klikk på Fil-menyen og velg Beskytt dokument. Klikk på alternativet for å kryptere med passord . Slett prikkene som skjuver passordet ditt i vinduet Krypter dokument. Klikk OK. Lagre dokumentet på nytt. Neste gang du åpner det, blir du ikke bedt om et passord.



Begrens redigering

Klikk på Fil-menyen og gå tilbake til knappen Beskytt dokument. Velg alternativet for å begrense redigering .

Dokumentet viser deretter en rute for begrensningsredigering til høyre for formatering og redigeringsbegrensninger. Her kan du gi folk tillatelse til å lese dokumentet ditt, samt velge hva de kan redigere og hvordan.



Formatering av begrensninger

Merk av i ruten for å Begrense formatering til et utvalg stiler for å forhindre at folk endrer formateringen av dokumentet ditt gjennom Words stilfunksjon. Klikk på lenken for Innstillinger. I popup-vinduet Formatering av begrensninger er alle stiler tillatt som standard. Du kan beholde det som det er, endre det til anbefalt minimum, eller endre det til Ingen. Hvis du ikke er sikker på hvilken innstilling du vil velge, velger du den for anbefalt minimum.

Du kan også sjekke et av de tre alternativene under Formatering for å tillate at AutoFormat kan overstyre begrensningene, blokkere muligheten for å bytte temaer eller blokkere muligheten for å bytte QuickStyle-sett. Hvis du ikke er sikker, kan du la disse tre innstillingene ikke være merket. Klikk OK for å lukke vinduet Formateringsbegrensninger.



Redigering av begrensninger

Under redigeringsbegrensninger merker du av for Bare tillat denne typen redigering i dokumentet. Klikk på rullegardinmenyen under. Du kan nå velge mellom fire alternativer: Sporede endringer slår på Sporendringer for enhver leser av dokumentet ditt og begrenser alle andre typer redigering; Kommentarer lar leserne sette inn kommentarer i dokumentet ditt, men foreta ingen andre endringer; Ved å fylle ut skjemaer kan leserne fylle ut skjemaer du har opprettet, men ikke endre disse skjemaene. og Ingen endringer (skrivebeskyttet) setter dokumentet i skrivebeskyttet modus, slik at ingen endringer kan gjøres. Velg alternativet du ønsker.



unntak

Hvis du krysser av for Kommentarer eller Ingen endringer (Skrivebeskyttet), kan du opprette unntak for at alle kan redigere bestemte deler av dokumentet. I Unntak-delen merker du av for Alle og velger deler av dokumentet du vil at noen skal kunne redigere.



Håndhev beskyttelse

Til slutt, klikk på alternativet for Ja, Start håndheving av beskyttelse . Skriv inn og skriv deretter inn et passord, og klikk OK. Lagre dokumentet på nytt. Åpne den på nytt. Redigeringskontrollene på båndet er nå nedtonet. Klikk i hvilken som helst del av dokumentet du tillot å redigere, og kontrollene blir tilgjengelige.



Slå av beskyttelsen

For å slå av beskyttelsen, klikker du på kategorien Gjennomgang og klikker på ikonet for Begrens redigering. Klikk på Stop Protection-knappen nederst i ruten Restrict Editing. Skriv inn passordet og klikk OK. Fjern deretter merket for alternativene for begrensning av formatering og redigering som vises øverst til høyre.



Legg til en digital signatur

Klikk på Fil-menyen og gå tilbake til knappen Beskytt dokument. Velg alternativet for å legge til en digital signatur . Dette forteller folk som har lest dokumentet ditt at du og ingen andre har signert det, noe som indikerer at du var den siste personen til å revidere og lagre det.



Signeringssertifikat

For å lage en digital signatur, trenger du et signeringssertifikat. Første gang du gjør dette, blinker Word meldingen: "Hvis du vil signere et Microsoft Office-dokument, trenger du en digital signatur, vil du ha en fra en Microsoft-partner nå?" Klikk Ja. En Microsoft-støtteside dukker opp for å hjelpe deg med å finne en digital ID. Prøv lenkene for de forskjellige leverandørene for å få en digital ID. Klikk deretter på koblingen på hjemmesiden for å legge til eller fjerne en digital signatur i Office-filer. Bla nedover for å lære hvordan du legger til en digital signatur.

Når du har fått den digitale IDen, går du tilbake til knappen Beskytt dokument og klikker på alternativet for å legge til en digital signatur igjen . Fyll ut de nødvendige feltene i Sign-vinduet og klikk Sign-knappen. Du kan bli bedt om å bekrefte den digitale signaturen. Klikk OK.

Dokumentet ditt er nå digital signert og leset bare. Word forklarer at dokumentet er signert og merket som endelig, og at hvis noen plager seg med det, blir signaturene ugyldige. Alle som åpner dokumentet, vil se varselet om din digitale signatur.



Marker som finale

Til slutt, hvis du ikke kan eller ikke vil bruke en digital signatur, kan du fremdeles merke dokumentet som endelig. Klikk på Fil-menyen og gå tilbake til knappen Beskytt dokument. Velg alternativet til å markere som endelig .

En popup-melding forteller deg: "Dette dokumentet vil bli merket som endelig og deretter lagret." Klikk OK. En annen melding vises og forteller deg: "Dette dokumentet er merket som endelig for å indikere at redigering er fullført og at dette er den endelige versjonen av dokumentet. Når et dokument er merket som endelig, er statusegenskapen satt til" Endelig "og å skrive, redigere kommandoer og korrekturmerke er slått av. Du kan gjenkjenne at et dokument er merket som endelig når ikonet Mark som endelig vises på statuslinjen. " Klikk OK.



Rediger uansett

Når noen åpner dokumentet, dukker det opp en melding øverst: "MARKED AS FINAL. En forfatter har merket dette dokumentet som endelig for å hindre redigering." En Edit Anyway-knapp vises også. Hvis noen klikker på den knappen, kan vedkommende fremdeles redigere og lagre dokumentet. Men så vil dokumentet vise deg som forfatteren og den andre personen som den som sist endret det. Så det endelige målet her er ikke å stoppe noen fra å redigere dokumentet, men å fortelle leserne at dokumentet er endelig, og at du skal fremstå som både forfatteren og personen som sist endret det.