Slik deler du Google Drive-filer

Du har opprettet en fil i Google Drive som du vil dele med andre mennesker. Ikke noe problem. Et av programvarens sterke poeng er dens evne til å spille fint med andre.

Det er faktisk så mange måter å dele Google Dokumenter, Ark og Presentasjoner på at prosessen kan være forvirrende. Vil du at andre skal kunne redigere filen din eller bare se den? Må du gi dem tilgang til den direkte eller statiske versjonen av dokumentet? Delingsalternativene dine vil variere avhengig av svarene på disse spørsmålene.

Google Drive består av flere programmer, inkludert dokumenter for tekstbehandling, ark for regneark og lysbilder for presentasjoner. Prosessen for deling i hvert program er ganske lik; nedenfor fokuserer vi på Google Dokumenter.

Du kan få tilgang til Google Dokumenter på et par måter: Google Dokumenter-nettstedet i nettleseren din; Google Backup and Sync-programmet på datamaskinen din; eller Google Docs-appene for iOS eller Android.

Del et live dokument

Du har nettopp opprettet og fullført et dokument, og vil nå dele det. I dette tilfellet vil du dele live-dokumentet med en eller flere personer. Klikk på Del-knappen i øvre høyre hjørne (eller klikk på Fil-menyen og velg Del).



Legg til mottakere

Skriv inn en Google-kontakt eller e-postadressen til personen du vil dele filen med; Du kan dele en fil med opptil 200 personer eller grupper. Klikk på rullegardinpilen og velg om du vil at personen eller personene skal kunne redigere dokumentet, sette inn kommentarer i det eller bare se det. Du kan også legge til et notat til e-postinvitasjonen. Klikk Send.

Hvis personen har en Google-konto, blir e-posten din sendt. Hvis mottakeren ikke har en Google-konto, får du to alternativer. Du kan sende en invitasjon, i hvilket tilfelle personen har 14 dager til å logge på med en Google-konto for å redigere, kommentere eller se dokumentet.

Alternativt kan du opprette og sende en lenke til dokumentet, i hvilket tilfelle mottakeren din kan se dokumentet uten en Google-konto, men ikke redigere eller kommentere det.



Motta en invitasjon

I den andre enden åpner mottakeren din e-posten og klikker på knappen for å åpne i dokumenter. Hvis personen har en Google-konto, blir han eller hun bedt om å logge seg på den for å redigere, kommentere eller se dokumentet ditt i Google Dokumenter.

Hvis personen ikke har en Google-konto, og du valgte alternativet for å sende lenken, åpnes dokumentet i Google Dokumenter der personen kan lese den, men ikke kommentere eller redigere den. Den personen kan ikke be om kommentar eller redigere tilgang med mindre han eller hun har en Google-konto.

Hvis personen har en Google-konto og får tilgang til dokumentet med tillatelse til å redigere den, kan han eller hun klikke på knappen som sier Redigering i øvre høyre hjørne og endre alternativet til enten Forslag eller visning. Hvis personen får tilgang til dokumentet med tillatelse til å kommentere det, kan vedkommende klikke på knappen som sier Foreslå og endre alternativet til Visning.



Få delbar kobling

Hvis du vil distribuere en direkte lenke til dokumentet i stedet for å sende invitasjoner, klikker du på Del-knappen igjen og deretter klikker du på alternativet "Få delbar kobling." Dette alternativet er praktisk hvis du når som helst vil dele dokumentet med flere personer, for eksempel å slippe det til en slakk kanal.



Velg Tillatelser

Klikk på rullegardinmenyen for "Alle med lenken kan…" for å velge riktige tillatelser. Her kan du gi mottakerne muligheten til å redigere, kommentere eller se.



Kopier delingslink

Klikk på knappen for å kopiere kobling. Du kan nå lime inn lenken i et annet program for å dele dokumentet. Mottakere trenger bare å klikke på koblingen for å få tilgang til dokumentet, men igjen må de logge seg på med en Google-konto innen 14 dager for å redigere eller kommentere.



Ingen Google-pålogging

Hva om du vil at folk skal kunne redigere eller kommentere i dokumentet uten å måtte logge på Google? Klikk på Del-knappen igjen. Klikk på rullegardinmenyen for "Alle med lenken kan…" og klikk Mer.



Koblingsalternativer

Du kan nå spille med tre alternativer for koblingsdeling. Det første alternativet for Offentlig på nettet lar alle få tilgang til dokumentet ditt på nettet via riktig lenke. Du kan angi tillatelser for å begrense andre brukere til å redigere, kommentere eller bare se dokumentet. Avhengig av hvilke tillatelser du velger, kan mottakerne faktisk redigere, kommentere eller se dokumentet uten å måtte logge seg på Google.

Det andre alternativet for Alle med lenken lar folk få tilgang til dokumentet ditt hvis de vet URL-en. Dette alternativet er litt sikrere enn det første, avhengig av hvor mye du forventer at lenken skal deles.

Det tredje alternativet for Av deaktiverer koblingsdeling slik at bare personer du direkte inviterer, kan få tilgang til dokumentet.



Avanserte delingsalternativer

Neste, hvordan kan du lettere dele lenken til dokumentet ditt eller fjerne deling helt? Klikk på lenken for Advanced.



Deling og tillatelsesalternativer

Her kan du dele lenken via Gmail, Google+ (for nå), Facebook eller Twitter. Du kan revidere tillatelsene for alle du har delt filen med eller fjerne enhver person fra fildelingen fullstendig. Du kan også sjekke et alternativ for å forhindre at redaktører kan endre tilgang og legge til nye mennesker, og deaktivere alternativer for å laste ned, skrive ut og kopiere for kommentatorer og seere.



Publiser på Internett

Vi er ikke ferdige ennå. Det er flere delingstriks i Googles ermet. Klikk på Fil-menyen og velg Publiser på Internett.



Sette opp for å publisere

I publiser til nettvinduet klikker du på pil ned for publisert innhold og innstillinger. Du kan bestemme om du vil at det offentlige dokumentet ditt skal oppdateres hver gang du gjør en endring. Som standard vil dokumentet ditt bli publisert som sin egen dedikerte webside. Klikk på Publiser og svar ja når Google spør om du er sikker.

Du kan også velge å legge inn dokumentet hvis du vil generere kode som lar deg legge det inn på en eksisterende webside. Du kopierer deretter den innebygde koden.



Publisert webside

Dokumentet ditt blir publisert som en webside tilgjengelig for alle som har lenken.



Slutt å publisere

For å slå av dokumentet som en webside, klikk på knappen som sier Stopp publisering.



E-post som vedlegg

Endelig kan du sende dokumentet ditt i et hvilket som helst av en rekke formater. Klikk på Fil-menyen og velg E-post som vedlegg.



Endre filformat

I vinduet E-post som vedlegg klikker du på rullegardinmenyen for Vedlegg som. Du kan velge å sende dokumentet ditt som en PDF, Word-dokument, rik tekstfil, HTML-side, vanlig tekstfil eller Åpne dokument. Du kan også velge å sette inn dokumentet i selve e-posten.